Экономическая безопасность предприятия – важный аспект деятельности любой организации. Как правило, этот вопрос находится под контролем специального подразделения — службы экономической безопасности (СЭБ). Задача ее специалистов — обеспечить конфиденциальность данных, предугадать и свести к минимуму репутационные, финансовые риски и так далее.
Что такое СЭБ, какова ее структура и чем занимается отдел экономической безопасности? В нюансах помогает разобраться эксперт – адвокат, член Ассоциации юристов России Евгений Кривцун.
Что такое СЭБ и чем занимается служба экономической безопасности на предприятии?
Служба экономической безопасности – это особое подразделение в структуре компании. Сотрудники службы следят за тем, чтобы организация была защищена ото всех финансовых и репутационных угроз — как внешних, так и внутренних. В их задачи входит также прогнозирование вероятных рисков и их предупреждение.
Главная задача СЭБ – сохранить работоспособность компании во что бы то ни стало. То есть при возникновении угроз стать щитом, который позволит организации стабильно функционировать.
Чем занимается служба безопасности на предприятии? Список задач напрямую зависит от потребностей и масштабов организации. Как правило, специалисты предотвращают утечки информации, предупреждают о каких-либо угрозах со стороны конкурентов, отслеживают динамику по ключевым отраслям экономики и сигнализируют о вероятных кризисах, а также предлагают варианты решения проблем.
Есть две ключевые категории служб экономической безопасности, комментирует Евгений Кривцун:
- Подразделения органов государственной власти и местного самоуправления.
- Вторая категория СЭБ – это соответствующие подразделения в рамках коммерческих организаций, бизнес-структур.
«Создание СЭБ второй категории не является обязательным по закону, но с учетом множества рисков, с которым сталкивается бизнес, они формируются для целей предупреждения и купирования угроз», – рассказывает эксперт.
Система управления экономической безопасностью предприятия являются обязательным условием работы для многих международных холдингов, подчеркивает Евгений Кривцун. Это предусмотрено требованиями к взаимодействию с контрагентами, борьбе с коррупцией.
Функции службы безопасности предприятия
В первую очередь СЭБ проверяет кандидатов при приеме на работу, а также уже действующих сотрудников. Все эти процедуры связаны с вопросом благонадежности кадров. Главная цель подобных проверок – подтвердить добросовестность людей и оценить потенциальные риски.
Основные функции СЭБ:
- Проверка благонадежности контрагентов.
Оцениваются такие параметры, как:
- финансовые показатели;
- наличие налоговой задолженности;
- штрафы и привлечение к ответственности (налоговой, административной и т.д.)
- наличие судебных споров;
- учредители и генеральные директора, их деловые связи;
- соответствие критериям добросовестности.
- Проверка различных объектов для покупки, аренды, инвестирования.
- проверка юридической чистоты имущества. К примеру, если речь идет о недвижимости, оцениваются риски обжалования факта ее появления у собственника;
- если объект покупки – товар, проверяют риски, связанные с растаможиванием и выпуском в свободное обращение и другое.
- Проверка таможенного, валютного и внешнеторгового документооборота.
Касается компаний, выступающих дистрибьютором международного производителя товара.
Также СЭБ контролирует соблюдение антикоррупционных правил и законов об открытой деятельности организации.
- Обеспечение экономической безопасности внутри компании.
Этот пункт уместно разделить на два больших блока работы:
- Проверка соискателей.
СЭБ проверяет достоверность указанного кандидатом опыта работы, наличие финансовых обязательств и исполнительных производств; привлекался ли человек к административной или уголовной ответственности, наличие или отсутствии судимости.
- Контроль и мониторинг благонадежности действующих сотрудников.
Специалисты СЭБ проверяют безопасность крупных сделок и выполнение должностных обязанностей на предмет противоправных действий в отношении имущества компании.
При этом какой бы профессиональной ни была служба экономической безопасности, она не вправе подменять собой органы государственной власти, уполномоченные проводить оперативно-розыскные и следственные мероприятия, подчеркивает Евгений Кривцун.
«Если служба экономической безопасности выявила кражу на работе либо возможный коммерческий подкуп (ст. 204 УК РФ) в отношении менеджера компании, она обязана передать данные правоохранительным органам, — поясняет юрист. — Осуществлять задержание, обыск, изъятие личных вещей СЭБ не имеет права, а вот передать документы и сведения правоохранителям для следствия – вполне. Зачастую такой подход добавляет очков организации в целом и ее репутации в глазах контрагентов в частности».
СЭБ проверяет информацию о кандидатах и сотрудниках с помощью массы источников: открытых и закрытых баз данных, по собственным каналам. Облегчить работу специалистов или стать альтернативой СЭБ в небольших компаниях могут автоматизированные сервисы проверки персонала. Один из таких инструментов предлагает CheckPerson.
Подробный отчет о проверке приходит на электронную почту в течение нескольких минут. Оставьте заявку на демо-доступ и получите 4 бесплатные тестовые проверки соискателей и сотрудников, чтобы убедиться в достоверности и полноте отчетов от CheckPerson.
Какие компании чаще других страдают от нарушителей ЭБ?
Организации из абсолютно всех сфер деятельности потенциально подвержены рискам от нарушителей экономической безопасности.
Для каких компаний проблемы с СЭБ могут привести к наиболее тяжелым последствиям:
- компании, напрямую связанные с финансами: банки, МФО и так далее;
- IT-структуры и компании, обладающие особо ценной интеллектуальной собственностью;
- компании, работающие с коммерческой тайной и секретными данными.
«Крупные компании отслеживают финансовую благонадежность своих работников, в особенности топ-менеджмента и лиц, наделенных правом подписи. Это наиболее актуально для подразделений, занимающихся закупками, отбором контрагентов, т.е. подверженным коррупционным рискам», – комментирует Евгений Кривцун.
Когда необходимо создание службы экономической безопасности в компании?
Без службы экономической безопасности не обойтись прежде всего крупным компаниям. Однако и малый бизнес также может ощущать потребность в СЭБ, особенно если их деятельность связана с большим количеством секретных данных.
«Нет смысла в создании службы безопасности в компаниях с общей численностью менее 50 человек или с оборотом ниже 1 млрд рублей. В таких организациях с отдельными задачами, например, проверкой кандидата на должность, вполне справится исполнитель на аутсорсе – содержать целое подразделение будет и накладно, и бессмысленно», – говорит Евгений Кривцун.
В последние 4 года в российской бизнес-среде развивается такое явление, как комплаенс. Комплаенс — это система мер и процессов, которая помогает компаниям следовать внутренним правилам и требованиям законодательства.
Сегодня нередко можно услышать о налоговом, антимонопольном, коррупционном, техническом, финансовом комплаенсе. Как показывает практика, часто комплаенс-системы в компаниях курируют как раз подразделения экономической безопасности организаций.
Структура службы экономической безопасности на предприятии
Структура СЭБ компании закреплена в документах – в частности, в положении об отделе экономической безопасности предприятия. В больших организациях это может быть полноценный отдел, а в малых – несколько специалистов.
Так, стандартная структура СЭБ на крупном предприятии может выглядеть следующим образом:
А такую структуру СЭБ может иметь в организации поменьше:
В зависимости от сферы деятельности компании работа служб экономической безопасности выстраивается соответствующим образом.
Условно деятельность СЭБ можно разделить на превентивный и пост-контроль. Превентивно служба экономической безопасности встраивается в систему бизнес-процессов при согласовании конкурсной документации, технических заданий, проектов договоров.
Также к предотвращению рисков относится работа службы экономической безопасности по проверке сотрудников и контрагентов.
В рамках пост-контроля специалисты могут просматривать уже составленные документы, заключенные договоры и при необходимости запрашивать объяснения по тем или иным бумагам.
Как организовать службу экономической безопасности: этапы
В первую очередь директор или учредители компании должны осознать необходимость создания СЭБ, исходя из сферы деятельности организации и возникающих проблем. Один из наиболее успешных способов оценить потребность в подобной структуре и ее функционал – посмотреть то, как это устроено у конкурентов, оценить опыт работы их подразделений.
«Чтобы определить цели создания СЭБ на конкретном предприятии, нужно в первую очередь обозначить вопросы, которые будут находиться в ведении службы, – добавляет Евгений Кривцун. – Это поможет определить требования к руководителю СЭБ и его подчиненным, а также составить список баз данных и источников, откуда служба может брать данные».
Этапы организации службы экономической безопасности:
- Провести анализ деятельности компании, выявить потребности и потенциальные задачи.
- Закрепить в документах задачи и цели работы службы, описать полномочия и зону ответственности.
- Подготовить материальную базу для работы специалистов: рабочие места, программы, униформу и так далее.
- Провести собеседования и найти подходящих кандидатов на должности.
- Организовать обучение для новичков.
Для эффективной работы СЭБ критически важно постоянное обучение специалистов, повышение квалификации. Отдел экономической безопасности должен быть динамичным и постоянно находиться в процессе совершенствования навыков, чтобы уметь отвечать на новые вызовы.
Важно! Службу экономической безопасности не стоит отождествлять с аудиторами (аудиторской проверкой) – для них установлены особые стандарты.
Как служба безопасности расследует нарушения ЭБ?
Одной из задач СЭБ является проведение служебных расследований. Проверка запускается после того, как обнаружено то или иное нарушение, обстоятельства которого нужно выяснить. Специалисты устанавливают причины и последствия, выясняют мотивы и цепочки развития событий.
В итоге для нарушителей определяют те или иные санкции. Это может быть дисциплинарное взыскание или передача результатов расследования в правоохранительные органы.
В проведении служебного расследования полномочия СЭБ довольно ограничены, фактически они действуют исключительно в рамках организации, отмечает эксперт.
«Специалисты СЭБ, конечно, могут запросить информацию, документы и сведения от сторонних организаций, однако зачастую получают отказ, – поясняет Евгений Кривцун. – В рамках трудового законодательства они вправе затребовать письменные пояснения сотрудников, но опять же сотрудник может их не давать, так как это его право, а не обязанность».
В целом главная задача служба экономической безопасности – внутренний контроль и минимизация финансовых и репутационных рисков.
