Многие работодатели отдают предпочтение сотрудничеству с сотрудниками, имеющими статус самозанятого. Не придется заниматься оплатой НДФЛ и страховых взносов, отчетами для налоговой и Социального фонда России. Всего-то нужно заключить договор ГПХ. Или можно не заключать? Разбираемся в вопросе вместе с экспертом – главным бухгалтером ТД «Рунатко» Софьей Жуйковой.
Самозанятые работники – кто это?
Новый способ легального и при этом упрощенного заработка был введен в 2019 году. Самозанятые работают сами на себя, не могут нанимать сотрудников, самостоятельно организуют оплату налога на профессиональный доход (НПД). Так, оказание услуг физлицам обойдется в 4% налога, работа на юрлиц – 6% (в любом случае сумма будет меняться пропорционально доходу). При этом закон разрешает совмещать самозанятость и работу в найме.
Есть ограничения по гражданству (возможно только РФ, Армения, Казахстан, Беларусь, Киргизия, Украина), по сфере работы, а также возрасту (только с 14 лет). Для сохранения статуса самозанятого нужно зарабатывать не больше 2,4 млн рублей в календарный год (об этом говорит пп. 8 п. 2 ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
В наступившем году планировались обновления, касающиеся потолка дохода, разрешенного самозанятым. Но пока никаких изменений не произошло. Планировались обновления процесса работы самозанятых.
«Законопроект, который предлагал увеличить предельный доход, отклонили, поэтому самозанятый, у которого доход превысит 2,4 млн рублей в год, обязан зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя или зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью», – поясняет Софья Жуйкова.
Преимущества работы с самозанятыми
Заключение договора услуг с самозанятым может быть удобным вариантом сотрудничества с исполнителями для многих работодателей. Можно сократить внутренние административные расходы на обслуживание договоров, выбирать из большего числа подрядчиков-самозанятых, упростить налоговую систему отчислений, не заниматься заполнением трудовой книжки – эти и другие моменты мотивируют компании к сотрудничеству.
Экономия на налогах
Экономия – главное преимущество сотрудничества с самозанятыми. Не нужно платить за сотрудника два раза: официальную зарплату плюс НДФЛ (13%).
Не нужно отчислять страховые взносы
За наемного сотрудника работодатель обязан платить в разные фонды: пенсионный, медицинского и социального страхования. При этом самозанятый может проводить страховые взносы по желанию, самостоятельно обеспечив себе нужные гарантии.
Не приходится оплачивать полный рабочий день
Обычно условия работы и перечень услуг, выполняемых самозанятым, прописываются в договоре. А значит легко посчитать количество фактически затраченных часов и не платить за полный день работы.
Риски сотрудничества с самозанятыми
С 2019 года, когда статус самозанятости был узаконен, прошло не очень много времени, для многих в работе с такими специалистами могут оставаться вопросы, а значит, есть вероятность возникновения рисков и необходимость учитывать определенные особенности. Причем как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика.
Исполнитель может соврать об актуальности статуса самозанятого
На самом деле соврать о самозанятости трудно. В приложении «Мой налог» исполнитель задачи может получить справку о своем статусе, и махинации возможны только с датами выгрузки и номером справки, который меняется при каждой выгрузке. Более того, сам работодатель на сайте налоговой с помощью ИНН увидит актуальность статуса. Чтобы заказчику обезопасить себя, можно проверять статус самозанятого перед каждой оплаты услуг и обязательно – при заключении договора.
Уточнить статус самозанятого самостоятельно, как и оценить общую благонадежность потенциального исполнителя перед началом работы с ним, можно с помощью автоматизированного сервиса «Проверка соискателя» от CheckPerson.
Уже через несколько минут после отправки заявки на проверку вы получите развернутый отчет по самым важным параметрам, которые помогут принять решение о работе со специалистом. Самый полный отчет включает 21 блок, кроме статуса самозанятого это и кредитный рейтинг, и действительность паспорта, и наличие долгов, и даже аффилированность и наличие подозрительных деловых связей.
Вы можете заказывать более сжатые отчеты, если вашей компании не требуется настолько подробная информация о кандидате – будь то самозанятый специалист или человек, которого вы собираетесь устроить в штат организации.
Оставьте заявку на демодоступ, и наши специалисты познакомят вас с работой сервиса и наполнением отчетов, а в финале помогут собрать тариф из тех блоков, которые важны именно вашей компании.
ФНС может заподозрить схему по уходу от уплаты налогов
Гораздо опаснее ошибки со стороны работодателя: если нарушены требования ТК РФ, будет выписан штраф. Очень важно заключать с самозанятыми не стандартный трудовой договор. Например, к признакам трудовых отношений могут быть отнесены выделение сотруднику рабочего места, ознакомление с внутренними нормативными документами компании, уплата налогов, предоставление отпуска. С самозанятым заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ) любого вида.
«Самозанятость и работа по трудовому договору представляют собой различные формы трудовых отношений, – поясняет Софья Жуйкова. – Самозанятые граждане, как правило, оказывают услуги на основе гражданско-правового договора, то есть работают на себя. Они не подчиняются работодателю и имеют большую свободу в выборе работы, графика, условий и оплаты труда. Согласно действующему законодательству самозанятый гражданин не может одновременно быть наемным работником по трудовому договору в одной и той же компании».
Можно ли уволить штатных сотрудников и нанять их же как самозанятых?
Необходимо подождать не менее 2 лет со дня увольнения штатного сотрудника. По истечении этого срока Федеральный закон №422-ФЗ от 27.11.2018 позволяет оформить с ним договор ГПХ как с самозанятым.
Какие документы должен предоставить самозанятый заказчику
Для составления договора ГПХ самозанятый должен предоставить ФИО, ИНН, паспортные данные, контакты, банковские реквизиты. Подписать договор можно как в печатном виде, так и в электронном.
Все официальные операции для налоговой самозанятый работник проводит в приложении «Мой налог»:
- при необходимости выставляет и отправляет счет заказчику (юридическому или физическому лицу), не во всех случаях работодатель требует этого;
- подтверждает оплату, формируя чек в дату получения оплаты. Это обязательный документ, потому что при его отсутствии компания будет обязана перевести в бюджет сумму НДФЛ (с суммы чека) и оплатить страховые взносы.
Необязательный (и очень желательный) документ - акт выполненных работ: документ, в котором перечисляются выполненные работы, а также указаны данные сторон. Обязательство отправлять акты должно быть прописано в договоре.
Как удостовериться, что исполнитель – самозанятый?
Работодатель может проверить статус самозанятого по ИНН на сайте налоговой. Можно также запросить у работника справку из приложения «Мой налог». Обратите внимание, что номер справки будет каждый раз разный – его можно не прописывать в договоре ГПХ.
Как формируется справка в приложении:
Как выглядит справка, подтверждающая статус самозанятого:
Что делать заказчику, если самозанятый потерял свой статус?
Самое главное – не перечисляйте деньги подрядчику без статуса самозанятого. Это может повлечь взыскание страховых выплат и НДФЛ.
И, конечно, стоит поддерживать общение с самозанятым работником во избежание недопонимания. Взыскания не последуют, если в договоре с самозанятым были прописаны действия обеих сторон в случае потери статуса.
Может ли самозанятый работать по трудовому договору?
Самозанятое лицо имеет право быть официально трудоустроенным в одной компании, при этом предоставлять услуги по договору ГПХ другой компании. Работать в одной и той же компании по основному трудовому договору и как самозанятый нельзя.
Нужен ли договор с самозанятым?
Составление договора с самозанятым работником не займет у вас много времени, но будет гарантировать защиту интересов. Особенно если заказ предполагает выплату крупной суммы и на определенных условиях.
Если вы доверяете исполнителю настолько, что готовы к непредвиденным ситуациям, то договор можно не оформлять. Но рабочие ли в таком случае у вас отношения?
Другая ситуация с юридическим лицом (ИП, ООО или иная форма организации предприятия) в качестве заказчика. Заключение договора обязательно для предоставления доказательств ФНС факта выполнения самозанятым лицом фиксированной задачи, а не трудовой функции.
Какой договор можно заключить с самозанятым?
С самозанятым лицом можно заключить различные виды договоров в зависимости от характера оказываемых услуг или продукции. В любом случае это будет договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Название такого документа может варьироваться: договор подряда, оказания услуг (возмездного или невозмездного), авторского заказа, хранения, аренды, агентского обслуживания и так далее. Суть в том, что документ подписывается для выполнения определенных услуг либо создания какого-то продукта.
Например: договор оказания услуг – для работы с самозанятым парикмахером на предоставление услуг стрижки в вашей парикмахерской. Договор подряда – для работы с самозанятым архитектором для проектирования здания. Договор агентского обслуживания – для работы с самозанятым курьером для доставки товаров.
Как составить договор с самозанятым
В договоре ГПХ с самозанятым работником стоит указать официальные данные сторон, сроки сотрудничества, перечень услуг, выполняемых работником, обязанности второй стороны, вознаграждение, санкции, применяемые при несоблюдении условий договора. Чем больше точных формулировок и конкретики, тем лучше.
За основу можно взять любой вариант документа, обязательно доработав его в соответствии с требованиями заказа и договоренностями с самозанятым. Например, используйте этот образец договора возмездного оказания услуг.
Порядок расчетов и обязанности сторон
Расчет по договору услуг с самозанятым лицом может быть любым: по номеру телефона, по реквизитам расчетного счета или карты, с помощью наличных денег или почтовым переводом. Способ оплаты должен быть указан в договоре, с соответствующими реквизитами.
В обязанности исполнителя, помимо описания прямых функций и задач, должны входить выставление счетов и чеков в приложении «Мой налог». Стоит прописать и способ отправки этих документов: в мессенджер, на почту и т.п.
Пример чека от самозанятого:
Пример выставленного самозанятым счета:
Приемка работы
Проще всего сверять «хотели» и «получили» с помощью акта выполненных работ (или акта оказания услуг – название может быть любым). Степень детализации описания условий работы заказчик и исполнитель могут определить самостоятельно, утвердив шаблон документа и изменяемые его части.
Ответственность и штрафы
Стороны договора вправе самостоятельно обозначать, что последует за несоблюдением договора, а также размеры штрафов. Если обе стороны подписали документ, значит, он имеет силу.
Допустимо ли заключить договор с самозанятым удаленно?
Самозанятое лицо может работать из любой точки земного шара, а потому актуален вопрос подписания документов с таким специалистом удаленно, онлайн.
«Для удаленного заключения договора можно воспользоваться электронной подписью, что позволит сторонам подписать и утвердить документы без необходимости личного присутствия, – комментирует Софья Жуйкова. – Если получить ЭЦП не представляется возможным, то можно воспользоваться услугами курьера или почты, обмен оригиналами осуществить так. Также можно воспользоваться вариантом обмена сканированным документом по электронной почте, но очень важно в тексте договора указать, что сканированный документ признается равноценным оригиналу и имеет юридическую силу».
Какие документы предоставляет самозанятый после выполнения работы?
Как мы уже отмечали выше, самозанятый предоставляет 2 документа, обязательных для налоговой:
- счет, выставленный определенной организации или физлицу;
- чек, подтверждающий получение денег от заказчика.
Важно! Чек должен быть отправлен в день получения денег.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Ошибочное выставление документов в приложении «Мой налог» не редкость. Возможно, самозанятый еще не разобрался с особенностями работы. Напрямую спросите о причине: возможно, исполнитель выставил неправильную дату получения денег, а значит в обязательном порядке нужно перевыставить чек. А, возможно, у исполнителя есть вопросы по сумме или есть желание сократить свои налоги. Все можно решить в диалоге. Главное, чтобы в итоге и счет, и чек были оформлены по правилам.
В каких случаях работать с самозанятыми нельзя?
Перечень ограничений содержится во второй части четвертой статьи Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018 г.
Так, стоит обратить внимание на следующие нюансы:
- самозанятым лицам запрещено проводить работы по добыче и реализации полезных ископаемых, перепродаже чужих товаров, сдаче в аренду офисов и жилых помещений;
- если самозанятый уволился из компании заказчика менее 2 лет назад;
- если договор с самозанятым лицом составлен на основе трудового или косвенно указывает на заключение официальных трудовых отношений по ТК РФ;
- и другие.
