Эффективность поиска идеального кандидата на должность увеличивает грамотно составленная заявка на подбор персонала. В этой статье вместе с экспертом, руководителем кадрового агентства HR Experts Денисом Хартьяном, поговорим, что она из себя представляет, когда и зачем нужна заявка на подбор и как ее создать. А в качестве бонуса – пример для заполнения заявки на подбор персонала, который руководитель или HR-менеджер может взять за основу в процессе отбора кандидатов.
Что такое заявка на подбор сотрудника?
Заявка на поиск и отбор персонала представляет собой документ, который содержит всю информацию о вакансии, начиная с компетенций кандидата, его образования и опыта работы и заканчивая причинами подбора новых сотрудников.
Для чего нужна заявка на подбор персонала
У заявки на подбор персонала несколько полезных функций:
- помогает создать точный портрет кандидата на должность. В процессе поиска проще отсеять всех неподходящих соискателей;
- детально представляет требования к будущему сотруднику и содержит все условия работы, позволяя соискателям сразу понять, подходит ли он компании и она ему;
- дает четкие аргументы отказа в работе определенным кандидатам – человек сразу видит, по каким критериям не подходит, каким требованиям не соответствует.
От того, насколько качественно составлена заявка, зависит скорость и эффективность поиска нужного специалиста. Она убережет от ошибок, которые легко совершить при приеме на работу нового сотрудника, особенно если речь идет о массовом подборе или узком, редком на рынке труда специалисте.
Когда требуется заявка на подбор персонала и кто отвечает за ее составление?
Как правило, заявку на поиск кандидата на должность готовят после того, как в компании произошло уточнение стратегии работы, отмечает Денис Хартьян. Корректируют стратегию раз в год, а некоторые организации – ежеквартально. По результатам уточнения планов появляются новые проекты. Под них нужно что-то изменить в штатном расписании: переместить людей из проекта в проект, какое-то направление закрыть, а какое-то – начать.
«Подбор персонала начинают сразу, как только выработалась очередная стратегия компании, – поясняет эксперт. – Сейчас процесс поиска и найма может занимать месяц-три, иногда некоторые вакансии закрываются за полгода. Кадровое агентство, которое владеет базой кандидатов, справляется с работой в течение месяца, максимум двух, если вакансии в рынке. Как видим, поиск кандидатов – довольно длительное дело, поэтому важно, чтобы заявка на подбор персонала не формировалась, когда люди нужны «еще вчера». Надо понимать, что сразу нескольких специалистов, особенно если речь идет об ИТ-направлении, срочно нигде не возьмут, тем более за зарплату в рынке и ниже рынка. То есть составлять заявку нужно как можно раньше».
Денис Хартьян обращает внимание на то, что главное действующее лицо в составлении заявки – нанимающий менеджер:
«Да, часть заявки может делать помощник, но основные требования, цели, задачи, зачем именно человек нужен, должен сформировать нанимающий менеджер».
Причем он должен создавать заявку с чистого листа или с хорошим осознанием того профиля должности, который уже описан в организации. Важно, чтобы это не был копипаст должностной инструкции, иначе в процессе отбора специалистов заявку придется несколько раз уточнять, часть работы тех же эйчаров или рекрутеров будет уходить впустую.
Сбор базы потенциальных кандидатов выполняют специализированные люди. Хорошо, если в компании или агентстве по подбору персонала есть специалисты, которые понимают, что такое сорсинг, владеют навыками поиска соискателей в разных источниках: на работных сайтах, каналах в Телеграм, досках объявлений в ВК и др.
Как собрать сведения для заявки на подбор
Для составлении заявки на подбор персонала необходимо собрать информацию о должности, требованиях и характеристиках нужного специалиста.
Для этого предстоит пройти 4 основных шага:
Шаг 1. Узнать, действительно ли вакансия в организации существует.
Шаг 2. Изучить документы, в которых есть данные о требованиях к соискателю, его обязанностях и функциях.
Шаг 3. Поговорить с руководителем, которому будет подчиняться будущий сотрудник. Узнать, почему освободилась должность, за какие сроки нужно найти специалиста, в каком отделе он будет работать и пр.
Шаг 4. Поговорить с человеком, который занимает такую же должность, как в открывшейся вакансии, или близкую к ней.
Как составляется заявка на подбор: какие пункты включить
Четких правил составления этого документа не существует. Образец заявки на подбор персонала может состоять из нескольких разделов. Каких именно – зависит от потребностей работодателя и приоритетных характеристик вакансии.
«Чаще всего прорабатывают очень много требований и условий, чтобы стартовать, успешно работать по заявке и переделывать ее по минимуму. Для начала мы должны понимать, что за компания, какой у нее бренд на рынке труда, насколько зарекомендовала себя. Стоит выяснить, есть ли негативные и позитивные отзывы от бывших сотрудников. С негативом нужно поработать. Например, на сайтах-отзовиках могут оказаться не самые положительные мнения о компании. Нужно постараться доказать, что они несостоятельны, чтобы их сняли», – советует Денис Хартьян.
Заявка на поиск и отбор персонала должна как можно полнее отражать портрет соискателя. Однако тут важно не нарушить закон о запрете дискриминации в сфере труда. Иначе существует риск и подходящего специалиста не найти, и уплатить немалый штраф.
Общие требования
Как правило, заявка состоит из следующих пунктов:
Характеристика компании-заказчика
Важно проработать преимущества организации, чем она выгодно отличается от конкурентов.
«Сейчас рынок кандидата. И он, особенно если это интересный, желанный для многих работодателей соискатель, будет выбирать между несколькими предложениями о работе. Здесь главное понять, чем компания может привлечь кандидата», – поясняет эксперт.
Также стоит понять корпоративную культуру организации и определить ценности соискателя, чтобы оценить, насколько они будут соответствовать друг другу.
Раздел можно дополнить информацией о том, на какой период времени персонал задерживается в организации, какой у нее уровень текучести кадров.
Названия вакантных должностей
Необходимо четко сформулировать название должностей, проработать все возможные наименования вакансии – как она будет указана в трудовой книжке. В итоге в заявке на подбор персонала у каждой должности может быть одно-два названия.
Кадровое подчинение и руководство
Здесь выяснить, как будет происходить управление – единоначалие или руководителей будет несколько. Если вакансия открыта на должность руководителя, нужно определить, сколько подчиненных окажется под его крылом, насколько устоявшийся коллектив в организации, какие у руководителя при входе в этот коллектив могут возникнуть сложности в работе с ним. Также нелишним будет понять, какие сложности были у предыдущих начальников и определить тип руководителя, который с этим коллективом с высокой вероятностью справится.
Причины открытия вакансии
Причины открытия вакансии бывают разными, и о них должен знать соискатель. Если на этой должности раньше работал другой сотрудник, нужно уточнить причины ухода, по каким компетенциям он не устроил руководителя.
«И уже с учетом этого опыта подбирать кандидата, чтобы компетенции были более целевыми», – подчеркивает Денис Хартьян.
Порядок отбора кандидатов
В этом разделе заявки указывают, какие этапы собеседований и с кем будут проходить кандидаты, а также ожидается ли проверка службой безопасности. Тут же указывают, предусмотрена ли оценка соискателя по тестам, аттестация, испытательный срок.
Требования к соискателям
По словам Дениса Хартьяна, этот раздел заявки нуждается в особенно тщательной проработке, так как содержит полный портрет соискателя.
Что нужно сделать для корректной формулировки требований к соискателю в заявке на подбор:
- сформулировать профессиональные требования: почему для компании важны именно эти требования, какие из них в приоритете, какие обязательные, а какие желательные. Нужно сформулировать основные цели и задачи кандидата на ближайшие месяц-два-три и указать, почему он может не пройти испытательный срок;
- понять, специалистов с каким стажем и опытом готов рассматривать нанимающий менеджер;
- выяснить необходимый уровень владения различным программным обеспечением. В некоторые организации без навыков работы с этими инструментами трудоустроиться очень тяжело;
- определить, какие личностные качества нужны и будут особенно цениться в сотруднике. Можно оценить по типологии, какие кандидаты сойдутся в работе с руководителем, который сейчас стоит у руля предприятия или отдела.
«Часто к этому вопросу подходят формально. Просто перечислили десяток качеств, например, ответственность, внимательность… Но нужно выяснить, что для работодателя значат все эти качества, ведь каждый интерпретирует их по-своему», – отмечает эксперт.
Условия труда и факторы мотивации
Этот раздел заявки говорит о том, как будет проходить каждый рабочий день нового сотрудника, насколько комфортно ему будет работать в компании и какие возможности он получит.
Что нужно учесть, прописывая в заявке не подбор условия труда и мотивацию:
- график работы – одна из важнейших статей, говорит Денис Хартьян. Есть целый пул соискателей, которые все еще хотят работать на удаленке или по гибкому графику, а кому-то важно освобождаться раньше традиционных 18:00, чтобы, например, забрать ребенка из детского сада;
- тип договора;
- уровень зарплаты и стимуляция за хорошую работу. Специалист должен знать, к чему нужно стремиться, поэтому надо проработать систему KPI: от чего она будет зависеть, отличаются ли зарплаты у новичков на эту должность и у самых продвинутых кандидатов;
- перспективы обучения в организации – направляют ли на курсы, предоставляется ли внутреннее обучение;
- наличие соцпакета, ДМС, питания, возможность получить бесплатные путевки, компенсацию транспортных расходов и так далее. Все это достаточно интересно для соискателей и всегда выступает как мотивация при ознакомлении с вакансией;
- командировки: какие, как часто и куда.
Заявка на подбор персонала: образец
Если у компании никогда еще не было такого документа, можно взять за основу любой шаблон заявки на подбор персонала и переработать его под организацию и вакансии, добавив в бланк нужные пункты и разделы. На просторах интернета найдется масса примеров. Мы предлагаем ознакомиться с формой заявки на подбор персонала, разработанной кадровым агентством. Однако она подойдет и для внутреннего подбора.
Скачать заявку на подбор персонала, образец
Скачать бланк заявки на подбор персонала, образец
При разработке заявки на подбор в ситуации, когда рассматриваются кандидаты без опыта работы, в соответствующем пункте требований можно указать детали, касающиеся общего понимания процессов. Например, опыт прохождения производственной практики по специальности.
Скачать заявку на подбор персонала, образец для кандидата без опыта
Причины составления заявки на подбор персонала могут быть разными. Например, новый сотрудник может понадобиться не только из-за увольнения сотрудника или расширения отдела, но и, например, вследствие открытия нового юридического лица.
Скачать заявление на подбор персонала, образец при открытии нового юрлица
Служебная записка на подбор персонала
Иногда руководитель может написать служебную записку на подбор персонала. Это просьба начальника отдела в адрес HR-специалиста или руководителя организации о необходимости найти нового сотрудника.
К форме служебной записки на подбор персонала нет строгих требований, компании могут самостоятельно устанавливать формат внутренних документов. Для составления такого заявления можно воспользоваться нашим образцом, при необходимости доработав его.
Скачать служебную записку на подбор персонала, образец
Три важных фактора при составлении заявки на подбор
Денис Хартьян называет три условия, которые делают заявку на подбор персонала, а, значит, и работу рекрутера, и самого бизнеса эффективными. Если их выполнить, то компания успеет забрать с рынка лучших специалистов.
Планирование
На этом этапе проводится детальная работа над картой поиска, в которой есть варианты по текстам вакансий, речевые модули, проводится анализ рынка. Четкий план позволяет не терять драгоценное время. Потеря времени – это потеря кандидатов.
Полнота информации
Максимально полное описание вакансии (требований, условий работы) позволяет получить в короткие сроки самого подходящего специалиста. Вакансия со всей нужной информацией сэкономит время и HR-специалисту, и соискателю.
Профессионализм менеджера
Отбор будет наиболее результативным в том случае, когда нанимающий менеджер хорошо разбирается в работе подчиненных, детально может описать необходимые компетенции и требования, сам понимает, как на финальном этапе оценить сотрудников и имеет свои методики оценки, а также в состоянии грамотно донести список компетенций до рекрутеров.
Нюансы составления заявки для кадрового агентства
Кадровое агентство практически ничего не знает о компании, которая заказывает у него услугу по подбору соискателей. Поэтому для него прорабатывают гораздо больше моментов в заявке и тщательнее, чем это требуется внутреннему HR-специалисту, отмечает Денис Хартьян.
«Внутреннему кадровику известна вся кухня компании, которую можно донести до кандидата, – говорит эксперт. – Ему можно сказать: «Мне, пожалуйста, еще одного менеджера по продажам отправь». И уже понятно, кто нужен. Внешнее же кадровое агентство задает гораздо больше вопросов. Ему нужно все объяснить, разжевать. Чем больше информации вы дадите, тем больший успех по подбору персонала будет со стороны агентства и тем меньше времени нанимающего менеджера оно потратит для поиска эффективного кандидата».
Как найти благонадежного сотрудника и как проверять персонал?
Когда заявка на подбор составлена и, наконец, идеальный специалист найден, перед официальным приемом на работу стоит оценить его благонадежность.
Проверка на благонадежность будущих сотрудников – один из важных моментов. Она позволяет отсеять недобросовестных сотрудников заранее еще на этапе подбора, не дожидаясь, когда они нанесут ущерб вашему бизнесу.
Быстро, в автоматическом режиме проверить кандидата помогает сервис от компании CheckPerson. Всего три минуты, и вы будете знать о человеке массу подробностей, которые он, возможно, скрывает:
- наличие арбитражных дел, правонарушений, нахождение в розыске;
- действительность паспорта;
- неоплаченные налоги, наличие долгов по кредитам (если они уже ушли к судебными приставам), залогового имущества, банкротства.
Ресурс собирает информацию более чем из более чем 70 государственных, официальных и открытых баз данных. Не нужно тратить массу времени на проверку персонала через разрозненные сайты, что особо ценно при массовом подборе.
Сервис проверки на благонадежность CheckPerson полезно использовать, чтобы узнать скрытые детали жизни не только кандидатов, но и действующих работников. Он подойдет и руководителям, и HR-менеджерам, и специалистам службы безопасности как дополнительный источник информации. Оставьте заявку на демодоступ и получите четыре бесплатные тестовые проверки, чтобы оценить возможности сервиса.
Будьте уверены в своих сотрудниках!
