Всеобщий переход на электронные трудовые книжки в России состоялся относительно недавно, в 2021 году. Если вы не меняли место работы после 2020 года, вас напрямую еще не коснулся вопрос, как получить электронную трудовую книжку.
Как перейти на электронную трудовую книжку, для чего она нужна и как вообще происходит ведение трудовой книжки в электронном виде – в статье поднимем эти и другие вопросы, а также расскажем, как перейти на ЭКТ самостоятельно и как сделать трудовую книжку тем, кто устраивается на работу впервые.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отображен профессиональный путь человека. В нее заносят данные о приеме на работу, переводе с одной должности на другую, в иные подразделения и компании. Туда вносят даже достижения, грамоты и поощрения, полученные от местных властей или государства. Ну и, конечно, в трудовой книжке обязательно есть даты увольнения с каждого места работы.
Многие кадровики и юристы считают, что, по сути, трудовая книжка не так уж и нужна. Якобы она не играет никакой роли даже в определении размера пенсий. Сколько будет получать человек, выйдя на заслуженный отдых, решает вовсе не трудовая книжка. Суммы пенсий зависят от времени и периода, за который работодатели перечисляли деньги за своих работников в социальный фонд.
Но все же можно найти аргументы, для чего нужна трудовая книжка. В некоторых случаях она поможет добиться справедливости. Например, бывает так, что человек работал в полной уверенности – компания делает за него отчисления на пенсию. На деле же работодатель оказался не столь обязательным. И именно с помощью трудовой книжки удастся доказать, что человек в обозначенный период добросовестно работал. Для руководителей организаций трудовая книжка тоже полезная вещь – на этапе знакомства с соискателем. В резюме претендент на должность может написать все что угодно. А вот трудовая книжка покажет, есть ли у него действительно опыт или он преувеличивает, и ему лучше отказать в приеме на работу.
Как перейти на электронную трудовую книжку с бумажной версии
С 1 января 2020 года всем работающим людям государство презентовало новинку – электронную трудовую книжку или сокращенно ЭТК. Чтобы оформить переход на ЭТК, нужно написать заявление, сославшись на ст. 66.1 ТК РФ.
Скачать образец заявления о переходе на ведение электронной трудовой книжки
По желанию можно просить отдел кадров по старинке ставить записи в трудовой книжке бумажного образца. Но параллельно работодатели должны переводить всю информацию о сотруднике в электронный вид. Так осуществляется ведение электронных трудовых книжек. В онлайн-формате будет все то же самое: стаж, поощрения и награды, увольнения и так далее. Данные поступают в хранилище соцфонда.
После подачи заявления необходимо будет сделать запись о переходе в ЭТК в этот же день. Примерно так будет выглядеть эта запись:
| № записи | 11 (порядковый номер записи) |
| Дата | 07.09.2024 г. (дата выдачи трудовой книжки на руки) |
| Сведения о работе | «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ» |
| Наименование, дата и номер документа… | 07.09.2024 г. (дата подачи заявления) |
Как оформить электронную трудовую книжку? План действий подготовлен с момента вступления в силу изменений в законе. Рассмотрим ситуации, с которыми сталкивается работник.
Что нужно для оформления ЭТК в разных ситуациях:
- Сотрудник работает в компании давно. С самого начала его бумажная трудовая книжка хранится на любимой работе. Если он хочет полностью перейти на ЭТК, то должен написать заявление об этом. Только при таком условии кадровик отдаст сотруднику бумажную версию книжки – на это дается три рабочих дня. С этого момента вся информация о трудовой жизни работника будет существовать исключительно в электронном формате.
- Человек нашел работу впервые. Ему не нужно идти и покупать трудовую книжку в газетном ларьке или на почте. А как сделать электронную трудовую книжку в таком случае? У него сразу же появится трудовая книжка онлайн, потому что с января 2021 года у россиян нет выбора в формате этого документа.
Плюсы и минусы ЭТК
Если вы еще не решили, отказываться ли окончательно от бумажной трудовой, пока есть возможность ее сохранить, взвесьте плюсы и минусы электронной трудовой книжки.
Плюсы ЭТК:
- трудовая в электронном виде не потеряется и не испортится. Что бы ни случилось – хоть пожар, хоть наводнение – трудовой путь будет сохранен, а, значит, перед пенсией не придется восстанавливать пробелы;
- если трудовая книжка в электронном виде – посмотреть ее можно в любой момент. Просто закажите выписку на нее в Госуслугах;
- для оформления пенсии не надо идти в Соцфонд с документами – сотрудники все сделают сами, ведь у них есть доступ к трудовой;
- то же самое с социальными выплатами. Чтобы их получить, не требуется идти в пенсионный фонд с копией трудовой книжки;
- ошибок в электронных книжках почти не бывает, потому что их заполняют по одной форме.
Минусы электронной трудовой:
- некоторый стаж может оказаться неучтенным Такое бывает, когда отдел кадров забывает передать сведения в СФР;
- работник не сможет скрыть на новом месте неоднозначные факты из прошлой трудовой биографии (что однозначный плюс ЭТК для работодателя). Бумажную трудовую книжку можно «потерять», а электронную – нет;
- информация может попасть в руки мошенникам – например, при взломе электронных сервисов;
- трудовая книжка в электронном формате не содержит сведений о наградах.
Как зарегистрировать электронную трудовую книжку самостоятельно
Не знаете, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно? Для этого подают заявление в СФР, например, через МФЦ, клиентскую службу ведомства или Госуслуги.
Бумажная и электронная: в чем разница
В целом электронная книжка и бумажная трудовая почти не отличаются. В ЭТК есть сведения о СНИЛС, но нет сведений о награждениях работника. Если сотрудник использует трудовую книжку онлайн, это упрощает процесс получения информации о трудовом стаже.
Вы можете не оформлять ЭТК, оставив при себе бумажный вариант, но работодатель все равно будет подавать информацию еще и в ЭТК. С 2022 года по ст. 66.1 ТК РФ все наниматели должны предоставлять данные в электронном виде, для хранения в ресурсах ПФР.
Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку
Вы знаете, что у вас есть электронная трудовая книжка, но никогда ее не видели. Впрочем, познакомиться с ней стоит не просто из любопытства. Важно проверить, вся ли информация в ней верная.
Узнать сведения из трудовой книжки в электронном виде не составит труда. Если вы работаете, то просто попросите работодателя предоставить данные. Если без работы, то можно сделать заявку в ту компанию, где числились в последний раз.
Куда обратиться за сведениями из ЭТК:
- сайт Госуслуг;
- в отделение СФР;
- к работодателю;
- МФЦ.
Разберем каждый способ подробнее.
Госуслуги
Шаг 1. Зайдите на Госуслуги через компьютер или телефон по приложению.
Шаг 2. Найдите раздел со справками и выписками.
Шаг 3. Нажмите на кнопку «Выписка из электронной трудовой книжки».
Шаг 4. Система предложит полную выписку о документе – соглашайтесь.
Шаг 5. Зайдите в личный кабинет и найдите письмо с готовым документом.
ПФР
1 января 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) был преобразован в Социальный фонд России (СФР), однако многие по привычке продолжают называть его ПФР. Электронная трудовая книжка также хранится здесь.
Шаг 1. Войдите на сайт СФР. Это можно сделать только будучи зарегистрированным на Госуслугах.
Шаг 2. Вы увидите страницу, где можно запросить выписку из ЭТК:
Шаг 3. Запросите выписку:
Работодатель
Вы можете обратиться к вашему нанимателю.
Вам необходимо будет подать заявление, в котором вы просите предоставить вам данные в электронном или бумажном виде. В течение трех рабочих дней вам предоставят доступ к информации.
МФЦ
Можно получить информацию о ЭТК через МФЦ. Для этого вам нужно явиться в центр самолично, предъявить паспорт и написать заявление.
Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая
Электронная трудовая книжка теперь есть у каждого работающего в найме человека по умолчанию. До 2021 года можно было выбрать бумажный или электронный формат. Но даже если вы выбрали бумажный, работодатель заносит информацию в ЭКТ тоже.
Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся
Бывает, что некоторая информация в бумажной трудовой книжке разнится с данными, указанными в электронной трудовой. Такое происходит по разным причинам. Например, кто-то из работодателей забыл отчитаться в СФР о своем работнике.
Хотя существуют строгие правила по времени, которое дается компании на передачу данных в СФР:
- увольняя сотрудника, работодатель отчитывается максимум на следующий рабочий день;
- при переводе работника на другую должность сведения должны поступить не позднее 25 числа следующего месяца.
Исправить недочеты или заполнить пробелы в электронной трудовой книжке вправе лишь сам работник. Для этого придется идти в СФР. Но не обязательно напрямую – можно обратиться через МФЦ или вообще не выходя из дома, через сервис Госуслуги.
Работодатель не всегда виноват в том, что информация в трудовой бумажного образца и в электронном виде разная. Иногда сам владелец трудовой книжки пытается скрыть неприятные факты о себе. Например, чтобы не иметь проблем с будущим трудоустройством. Поэтому стоит проводить проверку соискателя всеми возможными способами еще перед финальным собеседованием.
Оценить уровень благонадежности кандидата поможет сервис проверки соискателей и сотрудников CheckPerson.
Обширная база официальных источников различных сведений поможет в считаные минуты узнать о кандидате многое:
- каким банкам он задолжал;
- значится ли в списках алиментщиков и должников по штрафам;
- фигурировал ли в судебных делах;
- действителен ли его паспорт;
- как обстоят дела с налоговой инспекцией;
- не разыскивает ли его полиция или приставы.
CheckPerson позволяет проводить проверки быстро, а потому незаменим при массовом подборе. Отчеты о кандидатах приходят на электронную почту. Качественная и своевременная проверка кандидатов – это безопасность вашего бизнеса. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы получить 4 бесплатные проверки и оценить возможности сервиса.
Как заполнять ЭТК: образец
Сведения о трудовой деятельности в ЭТК, образец:
Какую трудовую книжку заводить в 2024 году при приеме на работу
- Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2024 году, то работодатель по умолчанию заводит для вас электронную трудовую книжку.
- Если бумажная трудовая тоже осталась при вас – туда необходимо будет внести запись о новом месте работы/ новой должности и др.
- Если же вы хотите отказаться от бумажной трудовой при трудоустройстве на новое место, то сначала нужно сделать запись о найме в вашей обычной трудовой книжке, а потом уже подать заявление на ЭКТ.
Как заводить трудовую книжку при приеме на работу
Если вы задаетесь вопросом, как впервые завести электронную трудовую книжку, следует знать, что оформление трудовой книжки – всегда задача работодателя. Раньше при приеме на работу нужно было купить этот документ и принести в отдел кадров. Теперь же, когда введены ЭТК, даже этого не нужно делать.
Менеджер по работе с персоналом формирует данные о работнике по форме ЕФС-1.
Затем с помощью электронной программы записи отправляются в Социальный фонд России. Главное – уложиться в сроки. Они законом точно определены. Работодатель обязан направить данные о сотруднике либо в день издания приказа о приеме на работу, либо на следующий день после. Позднее – это уже нарушение закона.
Как вносить сведения в электронную трудовую
Сведения об изменениях вносят в ЭКТ через специальные программы и платформы, которые интегрированы с системой СФР. Кадровики заполняют форму ЕФС-1. Сведения из этой формы уже идут в базу СФР. Именно эти сведения вы получите, если закажете выписку трудовой книжки из СФР.
Как выглядит трудовая книжка, выписка:
Скачать образец выписки из электронной трудовой книжки
В эту форму подают сведения при любых изменениях: наем, увольнение, смена должности и пр.
