Не так давно в России случился переход на электронные трудовые книжки. Многие так еще и не разобрались, нужна ли трудовая книжка бумажная, чем от нее отличается новинка, как заполнять электронный документ и вообще вести. В статье поднимем эти и многие другие вопросы, касающиеся законодательного новшества.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отображен профессиональный путь человека. В нее заносят данные о приеме на место работы, переводе на другие должности, подразделения и компании, если одна организация превратилась в другую. Туда вносят даже достижения, грамоты и поощрения, полученные от местных властей или государства. Ну и, конечно, в трудовой книжке обязательно есть даты увольнения с каждого места работы.
Трудовая книжка появилась в России в 1939 году. С тех пор каждый, кто работал не менее пяти дней в своей жизни, имел бумажный вариант этого документа. И только недавно трудовая книжка превратилась в электронную. Хотя остались еще те, кто так и не отказался от бумажного варианта.
Многие кадровики и юристы считают, что, по сути, трудовая книжка не так уж и нужна. Якобы она не играет никакой роли даже в определении размера пенсий. Сколько будет получать человек, выйдя на заслуженный отдых, решает вовсе не трудовая книжка. Суммы пенсий зависят от времени и периода, за который работодатели перечисляли деньги за своих работников в социальный фонд.
Но все же можно найти аргументы в защиту трудовой книжки. В некоторых случаях она поможет добиться справедливости. Например, бывает так, что человек работал в полной уверенности – компания делает за него отчисления на пенсию. На деле же работодатель оказался не столь обязательным. И именно с помощью трудовой книжки удастся доказать, что человек в обозначенный период добросовестно работал.
Для руководителей организаций трудовая книжка тоже полезная вещь – на этапе знакомства с соискателем. В резюме претендент на должность может написать все, что угодно. А вот трудовая книжка покажет, есть ли у него действительно опыт или он преувеличивает, и ему лучше отказать в приеме на работу.
Что такое ЭТК и как на них перейти
С 1 января 2020 года всем работающим людям госудрство презентовало новинку – электронную трудовую книжку или сокращенно ЭТК. Переход на электронные трудовые книжки хоть и случился, но самого термина в законах РФ не найти. Можно сказать, что ЭТК – это чисто народное название.
По желанию можно просить отдел кадров по старинке ставить записи в трудовой книжке бумажного образца. Но параллельно работодатели должны переводить всю информацию о сотруднике в электронный вид. В онлайн-формате будет все то же самое: стаж, поощрения и награды, увольнения и так далее. Данные поступают в хранилище соцфонда.
Как оформить трудовую книжку в электронном варианте? План действий подготовлен с самого вступления в силу этого законодательного новшества. Рассмотрим ситуации, с которыми сталкивается работник.
Что нужно для оформления ЭТК в разных ситуациях:
- Сотрудник работает в компании давно. С самого начала его бумажная трудовая книжка хранится на любимой работе. Если он хочет полностью перейти на ЭТК, то должен написать заявление об этом. Только при таком условии кадровик отдаст сотруднику бумажную версию книжки – на это дается три рабочих дня. С этого момента вся информация о трудовой жизни работника будет существовать исключительно в электронном формате.
- Человек нашел работу впервые. Ему не нужно идти и покупать трудовую книжку в газетном ларьке или на почте. У него сразу же появится трудовая книжка онлайн, потому что с января 2021 года у россиян нет выбора в формате этого документа.
В какой программе вести электронные трудовые книжки
Увольнения, прием на работу, перевод на другое место – любая запись в трудовой книжке должна появиться. По новым правилам ее как-то нужно передать в Социальный фонд. Чтобы удаленный контакт с фондом был удобным и непрерывным, существуют специальные программы. За использование некоторых из них нужно платить. Но если хочется сэкономить, то можно найти и бесплатные сервисы. У того же Социального фонда на сайте есть целый список таковых. Каждая компания выбирает более подходящий и удобный сервис именно для себя и отталкиваясь от своих финансовых возможностей.
Как заполнять ЭТК: образец
Сведения о трудовой деятельности в ЭТК, образец:
Переход на бумажные трудовые книжки нового образца
Несмотря на появление ЭТК, бумажные трудовые книжки никуда не делись. Мало того, даже появился новый их вид. Если со старой книжкой что-то произошло – потерялась, испортилась так, что невозможно ничего прочитать – можно получить новую, но уже в измененном варианте.
Новая форма трудовой появилась в 2021 году.
Главные отличия новой формы трудовой от старой:
- теперь в книжке больше страниц отведено для раздела «Сведения о работе»: было 10 разворотов, а стало 14;
- меньше страниц в разделе «Сведения о награждениях»: было 10, стало 7 разворотов;
- в третьей графе, где значится запись в трудовой книжке об увольнении, стало больше места: теперь туда войдет часть законодательной статьи о том, по каким причинам работника уволили.
Если старая трудовая книжка в полном порядке, нет нужды обзаводиться новой. Но если ее нужно срочно менять либо она потерялась, стоит обратиться в отдел кадров – компания сама должна выдавать трудовые книжки.
Как заводить трудовую книжку при приеме на работу
Оформление трудовой книжки – всегда задача работодателя. Раньше при приеме на работу нужно было купить этот документ и принести в отдел кадров. Теперь же, когда введены ЭТК, даже этого не нужно делать.
Менеджер по работе с персоналом формирует данные о работнике по форме ЕФС-1.
Затем с помощью электронной программы записи отправляются в Социальный фонд России. Главное, уложиться в сроки. Они законом точно определены. Работодатель обязан направить данные о сотруднике либо в день издания приказа о приеме на работу, либо на следующий день после. Позднее – это уже нарушение закона.
Правила заполнения трудовой
Произвольное заполнение трудовой книжки запрещено. Существуют строгие порядки для того, чтобы вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, освобождении от должности, повышении и так далее. Все их можно найти в статье 66 ТК РФ и в приказе Минтруда под №320. В правилах даже учли, как исправлять недочеты, если вдруг в трудовой появилась ошибка.
Как заполнить трудовую книжку: главные правила
- в бумажной трудовой появляются записи от руки или их отпечатывают на принтере. Если пометки делают ручкой, то чернила допускаются только черного, фиолетового или синего цветов. Главное, чтобы они были долговечными, то есть не боялись ни света, ни воды;
- записи о приеме, переводе, увольнении обязательно заверяют подписью. Ее ставит или начальник предприятия, или кадровый сотрудник, который отвечает за документы работников;
- запрещено сокращать слова, но зато разрешено применять общепринятые аббревиатуры;
- необходимо соблюдать правила внесения информации о датах. Число и года пишут цифрами, а месяц – буквами;
- все разделы нумеруют по отдельности;
- обязательно указывать информацию о наградах, достижениях, которые были отмечены, например, грамотой.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
В трудовой книжке всего несколько разделов:
Раздел 1. Титульный лист
Здесь ФИО сотрудника, дата рождения, образование, категории профессии, допобразование. В некоторых книжках даже можно найти информацию о том, что человек получил медицинскую книжку.
Раздел 2. Сведения о работе
Это своеобразная летопись профессионального пути работника с указанием должностей, дат приема на работу и, конечно, увольнений.
Раздел 3. Сведения о наградах
Сюда вносят все знаки отличия, которые работник успел собрать за свою карьеру.
У каждого раздела есть свои нюансы в заполнения. Разберем их более детально.
Титульный лист трудовой книжки
Это, можно сказать, сердце любой трудовой книжки. Здесь содержатся персональные данные человека, поэтому важно, чтобы в информации не появились ошибки. Иначе предстоит титульный лист менять.
Заполняют его, опираясь только на те документы, которые принес сотрудник. Поэтому на титульном листе может не оказаться информации о дипломе или наличие супруга.
Главные сведения, которые должны появится в этом разделе, таковы:
- ФИО
- дата рождения
- профессия
- дата создания трудовой книжки
- подпись того, кто вносил записи.
Как заполнять «Сведения о работе» в трудовой книжке
Сведения о работе – главный раздел, то, для чего нужна трудовая книжка в принципе. Этот раздел поделен на четыре графы.
Первая графа. Нумеруют каждую новую запись по порядку – 1, 2, 3...
Вторая графа. Сюда вписывают полную дату любого значимого события на работе: взяли в штат, повысили, дали грамоту, уволили.
Третья графа. Полная запись самого события, начиная от приема на работу и заканчивая приказом об увольнении.
Четвертая графа. Записывают номера и названия документов, по которым человека приняли в компанию, уволили, наградили.
Важно! Как только вышел приказ по любому поводу, касающемуся владельца трудовой книжки – будь то увольнение или награждение, в нее делают пометку об этом в ближайшие пять дней, не позже.
Что писать в трудовой при работе по совместительству
Часто люди работают сразу в двух местах. Где-то числятся как постоянный сотрудник, а куда-то приходит в свободное от основной работы время. Как в трудовой книжке оформить информацию во втором случае?
Эти данные обязательно должны появиться в трудовой. И записывает их кадровик той организации, которая для человека является постоянным местом работы – потому что трудовая находится у него.
Сотрудник, работающий по совместительству, должен предоставить:
- документ, доказывающий, что он совмещает работу в другой компании. В этой бумаге отображены название организации, дата приема на работу, в какой должности он выступает;
- копию приказа, по которому он там числится;
- заявление.
Как заполнять трудовую при увольнении
Если человек не хочет больше работать в компании, то создают приказ об увольнении. Информация, которую нужно внести в трудовую, появляется в том же разделе, где данные о приеме на работу. Точно так же указывают факт увольнения и его основания. Обязательна подпись. Если есть специалист по кадрам – то расписывается он. Если нет, то это задача руководства организации.
Что писать в разделе «Сведения о награждении» в трудовой
Если сотрудник ничем не отличился за время работы, то раздел остается пустым. Но если его копилка пополнилась наградой или знаком отличия, то их предстоит отразить в трудовой.
В этом разделе тоже четыре графы. Первая – для нумерации, вторая – для даты. В третьей пишут наименование награждения, а в четвертой – данные приказа, который стал основой для награждения.
Допустили ошибку в трудовой: как исправить
Сделать запись в трудовой книжке и ошибиться – досадно, но не трагично. Главное – ничего не зачеркивать. Если же ошибку оставить, то в будущем человека ждут финансовые неприятности. Например, могут меньше начислить пенсии, декретных или страховых компенсаций.
По правилам исправления ошибок в трудовых книжках, в первой графе ставят номер следующей записи, во второй дату. А напротив, в третьей графе, пишут, что запись с ошибкой недействительна.
Пример: «Запись №15 считать недействительной».
Затем вписывают правильную формулировку.
Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся
Бывает, что некоторая информация в бумажной трудовой книжке разнится с данными, указанными в электронной трудовой. Такое происходит по разным причинам. Например, кто-то из работодателей попросту забыл отчитаться в СФР о своем работнике.
Хотя существуют строгие правила по времени, которое дается компании на передачу данных в СФР:
- увольняя сотрудника, работодатель отчитывается максимум на следующий рабочий день;
- при переводе работника на другую должность сведения должны поступить не позднее 25 числа следующего месяца.
Исправить недочеты или заполнить пробелы в электронной трудовой книжке вправе лишь сам работник. Для этого придется идти в СФР. Но не обязательно напрямую – можно обратиться через МФЦ или вообще не выходя из дома, через сервис Госуслуги.
Работодатель не всегда виноват в том, что информация в трудовой бумажного образца и в электронном виде разная. Иногда сам владелец трудовой книжки пытается спрятать неприятные факты о себе. Например, чтобы не иметь проблем с будущим трудоустройством. Поэтому, если вы рассматриваете нового кандидата на какую-либо должность, проверяйте соискателя всеми возможными способами еще перед финальным собеседованием.
Оценить уровень благонадежности кандидата поможет сервис проверки соискателей и сотрудников CheckPerson.
Обширная база официальных и коммерческих баз данных поможет в считанные минуты узнать о кандидате многое:
- каким банкам он задолжал;
- значится ли в списках алиментщиков и должников по штрафам;
- фигурировал ли в судебных делах;
- действителен ли его паспорт;
- как обстоят дела с налоговой инспекцией;
- не разыскивает ли его полиция или приставы.
CheckPerson позволяет проводить проверки быстро, а потому незаменим при массовом подборе. Отчеты о кандидатах приходят на электронную почту. Качественная и своевременная проверка кандидатов – это безопасность вашего бизнеса.
Плюсы и минусы ЭТК
Если вы еще не решили, отказываться ли окончательно от бумажной трудовой, пока есть возможность ее сохранить, взвесьте плюсы и минусы электронной трудовой книжки.
Плюсы ЭТК:
- трудовую книжку невозможно потерять или испортить. Что бы ни случилось – хоть пожар, хоть наводнение – трудовой путь будет сохранен, а, значит, перед пенсией не придется восстанавливать пробелы;
- посмотреть трудовую книжку можно в любой момент – просто заказать выписку на нее в Госуслугах;
- для оформления пенсии не надо идти в Соцфонд с документами – сотрудники все сделают сами, ведь у них есть доступ к трудовой;
- то же самое с социальными выплатами. Чтобы их получить, не требуется идти в пенсионный фонд с копией трудовой книжки;
- ошибок в электронных книжках почти не бывает, потому что их заполняют по одной форме.
Минусы электронной трудовой:
- некоторый стаж может оказаться неучтенным Такое бывает, когда отдел кадров забывает передать сведения в СФР;
- работник не сможет скрыть на новом месте неоднозначные факты из прошлой трудовой биографии (что однозначный плюс ЭТК для работодателя). Бумажную трудовую книжку можно «потерять», а электронную – нет;
- информация может попасть в руки мошенникам – например, при взломе электронных сервисов;
- в электронных книжках нет сведений о наградах.
Как зарегистрировать электронную трудовую книжку
Можно создать электронную трудовую книжку самостоятельно, без работодателя. Для этого подают заявление в СФР, например, через МФЦ, клиентскую службу ведомства или Госуслуги.
Электронная трудовая книжка: где найти сведения
Вы знаете, что у вас есть электронная трудовая книжка, но никогда ее не видели. Впрочем, познакомиться с ней стоит не просто из любопытства. Важно проверить, вся ли информация в ней верная.
Узнать сведения из трудовой книжки в электронном виде не составит труда. Если вы работаете, то просто попросите работодателя предоставить данные. Если без работы, то можно сделать заявку в ту компанию, где числились в последний раз.
Куда обратиться за сведениями из ЭТК:
- МФЦ. Нужно прийти и написать заявление на получение информации из электронной трудовой книжки;
- в отделение СФР. Тоже придется делать запрос.
И, наконец, самый простой способ, при котором сторонняя помощь не потребуется – это сайт Госуслуг. Правда, разобраться во всевозможных вкладках и разделах ресурса не так просто.
Поэтому вот инструкция, как получить сведения из ЭТК на Госуслугах:
Шаг 1. Зайдите на Госуслуги через компьютер или телефон по приложению.
Шаг 2. Найдите раздел со справками и выписками.
Шаг 3. Нажмите на кнопку «Выписка из электронной трудовой книжки».
Шаг 4. Система предложит полную выписку о документе – соглашайтесь.
Шаг 5. Зайдите в личный кабинет и найдите письмо с готовым документом.
Дубликат трудовой книжки
Потерять или испортить трудовую книжку может как сам ее обладатель, так и кадровик. Взамен оригинала придется выдать дубликат.
Дубликат обычно получают там, где в последний раз человек работал. Но это не всегда реально. Если получить его у бывшего работодателя невозможно, то оформляют новую книжку, но с пометкой «Дубликат». В ней можно даже восстановить стаж работы.
Какие документы нужны для восстановления трудовой книжки:
- трудовые договоры;
- копии приказов, по которым сотрудника брали в штат и увольняли;
- справки о работе.
Если же документов никаких нет, то будущему работодателю предстоит оформить трудовую книжку впервые, но уже в электронном виде.
