ООО «Авторапорт»
Нижний Сусальный пер., 5с5А, подъезд 1105064Москва
8 800 333-51-16support@checkperson.ru

Когда нужна служебная проверка и как ее проводить

03.02.2025

Checkperson
Нижний Сусальный пер., 5с5А, подъезд 1105064МоскваRU
8 (800) 333 51 16
devushka-smotrit-cherez-uvelichitelnoe-steklo.

В коллективе организации могут произойти события, в связи с которыми потребуется проведение служебной проверки. Разберемся, в каких случаях стоит провести служебное расследование в отношении работника, и как это сделать законно и правильно.

Что такое служебная проверка?

Служебная проверка – расследование обстоятельств инцидента, произошедшего в организации. Законодательство РФ регламентирует служебное расследование в отношении работников государственных и муниципальных органов. Проверяются служащие, которые совершили дисциплинарный проступок. Правила и сроки служебного расследования для служащих установлены статьей 59 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».  

Коммерческая организация тоже вправе провести служебное расследование по факту дисциплинарного проступка сотрудника и принять меры на основании статьи 93 ТК РФ «Порядок применения дисциплинарных взысканий». Как правило, таким образом действуют крупные компании, корпорации. 

Когда и зачем нужно проведение служебного расследования

Служебная проверка проводится, когда выявляется какой-либо проступок работника или складывается неблагоприятная ситуация: например, обнаруживаются странные изменения в показателях работы того или иного подразделения. 

Основания для проведения служебного расследования в отношении работников

  • факты хищения;
  • нарушения трудовой дисциплины;
  • несчастные случаи на производстве;
  • выявления коррупции;
  • нарушение коммерческой тайны;
  • прочие действия сотрудников, которые могут нанести материальный или репутационный ущерб предприятию. 

В такой ситуации служебная проверка проводится, чтобы:

  • выяснить обстоятельства происшествия;
  • установить причастных лиц;
  • по необходимости привлечь виновных к ответственности;
  • принять меры, чтобы минимизировать ущерб;
  • провести профилактику подобных ситуаций в будущем.

Служебная проверка проводится по инициативе работодателя (или уполномоченного им лица), либо по письменному заявлению сотрудника. Кроме того, причиной проведения служебной проверки может стать служебная записка или докладная на сотрудника организации.

Организация служебного расследования возможна и при выявлении неблагоприятной обстановки в коллективе, нездоровой конкуренции или конфликтных отношений между сотрудниками. Проведение служебного расследования позволяет установить обстоятельства инцидента, выяснить мотивы сотрудников и нейтрализовать последствия. овить обстоятельства инцидента, выяснить мотивы сотрудников и нейтрализовать последствия.  

проведение служебной проверки

Как подготовиться к служебной проверке на предприятии

Служебное расследование по факту нарушений в компании проводит либо специально созданная комиссия (как правило, на большом предприятии), либо непосредственно сам работодатель. 

Основанием для начала расследования является какое-то происшествие, выявленная ситуация, факт. Служебной проверки может оказаться недостаточно для установления полной картины произошедшего и установления виновных. В некоторых случаях будет целесообразно привлечь правоохранительные органы. Это происходит, когда нанесенный сотрудником ущерб достаточно велик. 

Причиной для проведения проверки может стать информация от свидетеля или потерпевшего. Даже если у обратившегося нет никаких доказательств, хотя бы косвенных – внутреннее расследование все равно можно начать. Например, руководитель организации может провести служебное расследование в отношении работников на предмет коррупции, если их поведение показалось ему подозрительным. Проведение служебной проверки сотрудника поможет выявить, правда ли это, а также собрать дополнительные сведения. 

Важно, чтобы в организации были заранее приняты соответствующие локальные документы, регламентирующие процедуру внутреннего расследования, устанавливающие порядок и сроки служебной проверки, а также права и обязанности сторон. Сотрудники должны подписать их при трудоустройстве, чтобы были законные основания для проведения внутреннего расследования.

Кроме того, необходимы официально оформленные отношения работников и работодателя. Если с сотрудником не заключен трудовой договор, и он не подписывал должностную инструкцию и прочие бумаги, его вряд ли можно будет привлечь к ответственности и заставить возместить ущерб. Особенно если речь идет всего лишь о проступке, а не уголовном преступлении. В случае серьезного происшествия (например, несчастного случая на производстве), которым заинтересуются правоохранительные органы, к ответственности может быть привлечен и сам работодатель, не оформивший должным образом трудовые отношения и не отчислявший за работника налоги и взносы в социальные фонды.

служебная проверка сотрудников

Правила проведения служебной проверки

Порядок и методы проведения внутреннего расследования определяются типом нарушения. Основные принципы прописаны в статье 93 ТК РФ «Порядок применения дисциплинарных взысканий». Они включают в себя ряд действий.

  1. Выявить факт нарушения, взять письменные объяснения у работника.
  2. Если расследование целесообразно – начать его как можно раньше.
  3. Инициировав проведение служебного расследования в отношении работника, руководитель издает приказ о назначении комиссии.
  4. Затем участники расследования собирают и изучают необходимую информацию, данные, документы, опрашивают свидетелей.
  5. Получив представление о сложившейся картине, проверяющие запрашивают объяснения у сотрудника.
  6. Комиссия составляет акт служебного расследования, который содержит информацию о нарушении, его обстоятельства и доказательства.

Кто участвует в служебном расследовании?

В процедуре проведения внутреннего расследования может участвовать комиссия, созданная из трех и более работников организации, компетентных в области произошедшего нарушения. Если в компании есть специалист по безопасности или служба безопасности, они тоже привлекаются к расследованию. Также может понадобиться участие и других сотрудников, например, финансового или юридического профиля, специалистов по работе с персоналом, аудиторов, руководителей отделов либо сторонних экспертов.

служебная проверка порядок

Сроки служебной проверки

Закон не устанавливает дату начала и срок служебного расследования. Но начать проверочные мероприятия необходимо как можно раньше, «по горячим следам» инцидента. Дело в том, что по закону дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня выявления нарушения. В этот период не входит период больничного и отпуска работника, а также время на учет мнения комиссии по расследованию. Если установленный законодательством срок пропущен, то применить дисциплинарные меры к сотруднику уже нельзя. В том числе не получится обязать его возместить причиненный ущерб.

Если за месяц не принято решение о мерах по отношению к работнику, комиссия вправе еще раз инициировать проведение расследования. Тогда срок служебной проверки отсчитывается повторно. Но эти действия необходимо подкрепить достаточными объективными основаниями – например, задержкой результатов экспертизы или ответа из государственных инстанций. 

Служебная проверка работников государственных органов должна быть завершена в срок, не превышающий 60 календарных дней со дня принятия решения о ее проведении. Срок служебной проверки может быть продлен до 90 календарных дней лицами, принявшими решение о ее проведении

Порядок проведения служебной проверки

В локальных документах предприятия должен быть заранее определен порядок проведения служебного расследования. В частности, должны быть описаны цели и методы проверки. 

При проведении служебного расследования в отношении работника необходимо установить:

  • факт проступка;
  • степень вины;
  • причины и условия нарушения;
  • характер и размер ущерба.

В целом порядок проведения служебной проверки можно разделить на несколько этапов. 

1. Фиксация нарушения

Предположим, работник совершил нарушение и этот факт стал известен руководству. Для инициирования внутреннего расследования необходимо запросить у человека объяснение в письменном виде (объяснительная, служебная записка и т.д.). Если он отказался давать объяснения (имеет право), то нужно зафиксировать факт отказа в документации.

2. Издание приказа и сбор комиссии для служебной проверки

Затем руководителю необходимо издать приказ о проведении служебной проверки. В нем нужно указать документальные основания для проведения расследования. Например, можно использовать докладную или служебную записку, в которой зафиксирован факт нарушения. 

В состав комиссии входят минимум три специалиста, обладающие необходимой компетентностью в области проступка. Из числа участников сформированной группы выбирают председателя, который отвечает за ход проверки. Чтобы служебное расследование в отношении работника было объективным, стоит внимательно подбирать состав, не включать в него родственников и друзей проверяемого сотрудника.

Как оформить приказ о служебной проверке, образец

Приказ о проведении служебного расследования должен обязательно содержать:

  • официальные данные компании для документов: название и т.д.
  • персональные данные нарушителя;  
  • причину проведения расследования со ссылкой на документальное основание; 
  • сведения о составе комиссии и ее полномочиях; 
  • сроки, отведенные на расследование и подведение результатов служебной проверки.

Все сотрудники, включенные в приказ о служебном расследовании, должны с ним ознакомиться под роспись.

3. Проведение расследования

Для максимально полного установления обстоятельств произошедшего участники проверочных мероприятий вправе:

  • вызывать сотрудников и собирать с них письменные объяснения;
  • запрашивать и изучать документы по делу;
  • привлекать специалистов для консультаций, в том числе, со стороны.

Комиссия по служебному расследованию обязана всесторонне изучить вопрос и рассмотреть все заявления, соблюдая при этом конфиденциальность. В ее обязанности также входит ведение документации и оформление всех этапов служебного расследования.

Сотрудник, ставший объектом внутренней проверки, тоже имеет ряд прав. Например, ознакомиться с собранными материалами,  письменно изложить свою версию произошедшего, потребовать приобщить к делу бумаги, имеющие отношение к инциденту. Кроме того, этот работник вправе потребовать исключить из состава комиссии того или иного участника, если для этого есть основания. 

На время расследования работника можно отстранить от исполнения обязанностей.

4. Составление заключения от членов комиссии

Результаты служебного расследования отражаются в акте, который составляет комиссия. Акт должен содержать данные участников комиссии (включая председателя), сведения о проступке и информацию о работнике, который, предположительно, его совершил. Также в заключении указывают, какое наказание может быть применено к сотруднику. 

Акт служебного расследования дополняется всеми документами, связанными с инцидентом: приказами, характеристиками работника, объяснительными, докладными и служебками и т.д.

Акт служебного расследования – образец:

Результаты служебной проверки комиссия направляет инициировавшему расследование лицу в письменном виде. 

Комиссия должна максимально точно оценить размер ущерба и доказать непосредственную вину работника. Нельзя включить в ущерб упущенную выгоду – суд не поддержит такое обвинение и встанет на сторону сотрудника.

5. Принятие решения со стороны руководителя

Несмотря на то, что акт служебного расследования уже содержит меры ответственности, окончательное решение о наказании и возможности взыскания ущерба принимает руководитель организации.

Как подводить итоги служебного расследования

После завершения внутреннего расследования необходимо определить меру дисциплинарного наказания. За один поступок применяется только одно взыскание. С результатами служебной проверки и прилагающимися бумагами нужно ознакомить работника под роспись.

Трудовое законодательство устанавливает, что срок возможности дисциплинарных взысканий не может превышать полугода. По результатам аудита или проверки финансово-хозяйственной деятельности период составляет до двух лет со дня нарушения. Срок привлечения к ответственности за проступки, связанные с антикоррупционным законодательством – до трех лет. На уголовные расследования по служебным нарушениям эти сроки не распространяются.

Как проверять соискателей и быть уверенными в сотрудниках?

Служебная проверка сотрудников – трудоемкий и затратный процесс, который отвлекает специалистов от их непосредственных обязанностей, ухудшает атмосферу в коллективе. И это не говоря об ущербе, который может причинить недобросовестный работник. Не всегда получится взыскать с нарушителя компенсацию – сумма убытков может оказаться настолько велика, что человек будет не в состоянии ее возместить. Поэтому в государственных структурах и крупных компаниях есть службы безопасности, тщательно проверяющие кандидатов на вакансии и контролирующие сотрудников. 

Не каждая организации может позволить содержать собственный отдел безопасности. Но проверить потенциального работника на добропорядочность и благонадежность можно быстро и просто – с помощью онлайн сервиса CheckPerson. 

CheckPerson предоставляет отчет по легальным данным из более чем 70 государственных, официальных и открытых информационных баз.

проверка соискателя образец отчета

Всего через несколько минут после отправки заявки работодатель может многое узнать о кандидате на вакансию:

  • актуальность документов;
  • кредитный рейтинг;
  • наличие судимости;
  • долги по исполнительным производствам;
  • участие в судебных делах;
  • должностные дисквалификации;
  • информация о банкротстве;
  • есть ли соискатель в федеральном розыске, списках террористов или экстремистов и многое другое.

Эти сведения помогут принять верное решение о приеме на работу того или иного человека. Если соискатель накопил огромные суммы неуплаченных алиментов и штрафов – это многое говорит о нем как о человеке. Мало кто доверит ответственный пост должнику, скрывающемуся от приставов, а банкроту – управление финансами компании.

Порой на правонарушение человек может пойти из-за сложной финансовой ситуации, но вряд ли работодателю захочется решать чужие проблемы за свой счет. А если назначить директором человека с дисквалификацией от налоговой – компанией заинтересуются проверяющие органы. Проверка соискателей с помощью сервиса CheckPerson поможет сделать правильный выбор и брать в команду только надежных сотрудников.

Проверьте данные сейчас

Это легко, безопасно и быстро

Паспортные данные

Водительское удостоверение

Отчеты доступны в тарифах для Бизнеса и физических лиц. При этом обязательным условием для отправки запроса на формирование отчета является наличие согласия проверяемого физического лица на обработку персональных данных, полученного в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных».

Данные
для бизнеса

Подготовили особые предложения
по проверкам данных для вашего бизнеса

Бесплатный гайд

«Как проверить персонал перед приемом на работу»