В коллективе организации могут произойти события, в связи с которыми потребуется проведение служебной проверки. Разберемся, в каких случаях стоит провести служебное расследование в отношении работника, и как это сделать законно и правильно.
Что такое служебная проверка?
Служебная проверка – расследование обстоятельств инцидента, произошедшего в организации. Законодательство РФ регламентирует служебное расследование в отношении сотрудников государственных и муниципальных органов. Проверяются служащие, которые совершили дисциплинарный проступок. Правила и сроки процедуры расследования для служащих установлены статьей 59 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Коммерческая организация тоже вправе провести служебное расследование по факту дисциплинарного проступка работника и принять меры на основании статьи 93 ТК РФ «Порядок применения дисциплинарных взысканий». Как правило, таким образом действуют крупные компании, корпорации.
Когда и зачем нужно проведение служебного расследования
Служебная проверка проводится, когда выявляется какой-либо проступок работника или складывается неблагоприятная ситуация: например, обнаруживаются странные изменения в показателях работы того или иного подразделения.
К основаниям для проверки можно отнести:
- факты хищения;
- нарушения трудовой дисциплины;
- несчастные случаи на производстве;
- выявления коррупции;
- нарушение коммерческой тайны;
- прочие действия сотрудников, которые могут нанести материальный или репутационный ущерб предприятию.
В такой ситуации служебная проверка в отношении сотрудников – необходимый инструмент, чтобы:
- выяснить обстоятельства происшествия;
- установить причастных лиц;
- по необходимости привлечь виновных к ответственности;
- принять меры, чтобы минимизировать ущерб;
- провести профилактику подобных ситуаций в будущем.
Организация служебного расследования возможна и при выявлении неблагоприятной обстановки в коллективе, нездоровой конкуренции или конфликтных отношений между работниками. Проведение служебного расследования позволяет установить обстоятельства инцидента, выяснить мотивы сотрудников и нейтрализовать последствия.
Как подготовиться к служебной проверке на предприятии
Работу по расследованию инцидента в компании выполняет либо специально созданная комиссия (как правило, на большом предприятии), либо непосредственно сам работодатель.
Основанием для начала проверки является какое-то происшествие, выявленная ситуация, факт. Служебной проверки может оказаться недостаточно для установления полной картины произошедшего и установления виновных. В некоторых случаях будет целесообразно привлечь правоохранительные органы. Это происходит, когда нанесенный сотрудником ущерб достаточно велик.
Причиной для проверки может стать информация от свидетеля или потерпевшего. Даже если у обратившегося нет никаких доказательств, хотя бы косвенных – внутреннее расследование все равно может начаться. Например, руководитель организации может начать проверку сотрудников на предмет коррупции, если их поведение показалось ему подозрительным. Служебная проверка работника поможет выявить, правда ли это, а также собрать дополнительные сведения.
Важно, чтобы в организации были заранее приняты соответствующие локальные документы, регламентирующие процедуру внутреннего расследования, устанавливающие порядок и сроки проведения проверки, а также права и обязанности сторон. Сотрудники должны подписать их при трудоустройстве, чтобы были законные основания для внутренней проверки.
Кроме того, необходимы официально оформленные отношения работников и работодателя. Если с сотрудником не заключен трудовой договор, и он не подписывал должностную инструкцию и прочие документы, его вряд ли можно будет привлечь к ответственности и заставить возместить ущерб. Особенно если речь идет всего лишь о проступке, а не уголовном преступлении. В случае серьезного происшествия (например, несчастного случая на производстве), которым заинтересуются правоохранительные органы, к ответственности может быть привлечен и сам работодатель, не оформивший должным образом трудовые отношения и не отчислявший за работника налоги и взносы в социальные фонды.
Правила проведения служебной проверки
Порядок и методы внутреннего расследования определяются типом нарушения. Основные принципы прописаны в статье 93 ТК РФ «Порядок применения дисциплинарных взысканий». Они включают в себя ряд действий.
- Выявить факт нарушения, взять письменные объяснения у работника.
- Если проверка целесообразна – начать ее как можно раньше.
- Инициировав расследование, руководитель издает приказ о назначении комиссии.
- Затем участники проверки собирают и изучают необходимую информацию, данные, документы, опрашивают свидетелей.
- Получив представление о сложившейся картине, проверяющие запрашивают объяснения у сотрудника.
- Комиссия составляет акт служебного расследования, который содержит информацию о нарушении, его обстоятельства и доказательства.
Кто участвует в служебном расследовании?
В процедуре внутренней проверки может участвовать комиссия, созданная из трех и более работников организации, компетентных в области произошедшего нарушения. Если в компании есть специалист по безопасности или служба безопасности, они тоже привлекаются к расследованию. Также может понадобиться участие и других сотрудников, например, финансового или юридического профиля, специалистов по работе с персоналом, аудиторов, руководителей отделов либо сторонних экспертов.
Сроки служебной проверки
Закон не устанавливает дату начала и срок служебного расследования. Но начать проверку необходимо как можно раньше, «по горячим следам» инцидента. Дело в том, что по закону дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня выявления нарушения. В этот срок не входит период больничного и отпуска работника, а также время на учет мнения комиссии по расследованию. Если установленный законодательством срок пропущен, то применить дисциплинарные меры к сотруднику уже нельзя. В том числе не получится обязать его возместить причиненный ущерб.
Если за месяц не принято решение о мерах по отношению к работнику, комиссия может еще раз инициировать расследование. Тогда срок служебной проверки отсчитывается повторно. Но эти действия необходимо подкрепить достаточными объективными основаниями – например, задержкой результатов экспертизы или ответа из государственных инстанций.
Порядок проведения служебной проверки
В локальных документах предприятия должен быть заранее определен порядок проведения служебного расследования. В частности, должны быть описаны цели и методы проверки.
При проведении служебного расследования необходимо установить:
- факт проступка;
- степень вины;
- причины и условия нарушения;
- характер и размер ущерба.
В целом порядок проведения служебной проверки можно разделить на несколько этапов.
1. Фиксация нарушения
Предположим, работник совершил нарушение и этот факт стал известен руководству. Для инициирования внутренней проверки необходимо взять у сотрудника объяснение в письменном виде (объяснительная, служебная записка и т.д.). Если он отказался давать объяснения (имеет право), то нужно зафиксировать факт отказа в документации.
2. Издание приказа и сбор комиссии для служебной проверки
Затем руководителю необходимо издать приказ о проведении служебной проверки. В документе нужно указать документальные основания для проверки. Это может быть докладная или служебная записка, в которой зафиксирован факт нарушения.
В состав комиссии входят минимум три специалиста, обладающие необходимой компетентностью в области проступка. Из числа участников комиссии выбирают председателя, который отвечает за ход проверки. Чтобы расследование было объективным, стоит внимательно подбирать состав, не включать в него родственников и друзей проверяемого сотрудника.
Как оформить приказ о служебной проверке, образец
Приказ о проведении служебного расследования должен обязательно содержать:
- официальные данные компании для документов: название и т.д.
- персональные данные нарушителя;
- причину проверки со ссылкой на документальное основание;
- сведения о составе комиссии и ее полномочиях;
- сроки, отведенные на расследование и подведение результатов.
Все сотрудники, включенные в приказ о служебном расследовании, должны с ним ознакомиться под роспись.
3. Проведение расследования
Для максимально полного установления обстоятельств произошедшего участники проверки могут:
- вызывать сотрудников и собирать с них письменные объяснения:
- запрашивать и изучать документы по делу;
- привлекать специалистов для консультаций, в том числе, со стороны.
Комиссия по служебному расследованию обязана всесторонне изучить вопрос и рассмотреть все заявления, соблюдая при этом конфиденциальность. В ее обязанности также входит ведение документации и оформление всех этапов расследования.
Сотрудник, ставший объектом внутренней проверки, тоже имеет ряд прав. Например, он может ознакомиться с собранными материалами, письменно изложить свою версию произошедшего, потребовать приобщить к делу документы, подтверждающие его позицию. Кроме того, этот работник может потребовать исключить из состава комиссии того или иного участника, если для этого есть основания.
На время проверки работника могут отстранить от исполнения обязанностей.
4. Составление заключения от членов комиссии
Результаты служебного расследования отражаются в акте, который составляет комиссия. Этот документ должен содержать данные участников комиссии (включая председателя), сведения о проступке и информацию о работнике, который, предположительно, его совершил. Также в заключении указывают, какое наказание может быть применено к сотруднику.
Акт дополняется всеми документами, связанными с инцидентом: приказами, характеристиками работника, объяснительными, докладными и служебными записками и т.д.
Акт служебного расследования – образец.
Результаты служебной проверки комиссия направляет инициировавшему расследование лицу в письменном виде.
Комиссия должна максимально точно оценить размер ущерба и доказать непосредственную вину работника. Нельзя включить в ущерб упущенную выгоду – суд не поддержит такое обвинение и встанет на сторону сотрудника.
5. Принятие решения со стороны руководителя
Несмотря на то, что акт служебной проверки уже содержит меры ответственности, окончательное решение о наказании и возможности взыскания ущерба принимает руководитель организации.
Как подводить итоги служебного расследования
После завершения внутренней проверки необходимо определить меру дисциплинарного наказания. За один поступок может быть только одно взыскание. С результатом проверки и прилагающимися документами нужно ознакомить работника под роспись.
Трудовое законодательство устанавливает, что срок возможности дисциплинарных взысканий не может превышать полугода. По результатам аудиторской проверки или проверки финансово-хозяйственной деятельности срок составляет до двух лет со дня нарушения. Срок привлечения к ответственности за проступки, связанные с антикоррупционным законодательством – до трех лет. На уголовные расследования по служебным нарушениям эти сроки не распространяются.
Как проверять соискателей и быть уверенными в сотрудниках?
Служебная проверка сотрудников – трудоемкий и затратный процесс, который отвлекает специалистов от их непосредственных обязанностей, ухудшает атмосферу в коллективе. И это не говоря об ущербе, который может причинить недобросовестный работник. Не всегда получится взыскать с нарушителя компенсацию – сумма убытков может оказаться настолько велика, что человек будет не в состоянии ее возместить. Поэтому в государственных структурах и крупных компаниях есть службы безопасности, тщательно проверяющие кандидатов на вакансии и контролирующие сотрудников.
Не каждая организации может позволить содержать собственный отдел безопасности. Но проверить потенциального работника на добропорядочность и благонадежность можно быстро и просто – с помощью онлайн сервиса CheckPerson.
CheckPerson предоставляет отчет по легальным данным из более чем 70 государственных и коммерческих информационных баз.
Всего через несколько минут после отправки заявки работодатель может многое узнать о кандидате на вакансию:
- актуальность документов;
- кредитный рейтинг;
- наличие судимости;
- долги по исполнительным производствам;
- задолженности по штрафам и алиментам;
- участие в судебных делах;
- должностные дисквалификации;
- отношения с налоговой;
- информация о банкротстве;
- есть ли соискатель в федеральном розыске, списках террористов или экстремистов и многое другое.
Эти сведения помогут принять верное решение о приеме на работу того или иного человека. Если соискатель накопил огромные суммы неуплаченных алиментов и штрафов – это многое говорит о нем как о человеке. Мало кто доверит ответственный пост должнику, скрывающемуся от приставов, а банкроту – управление финансами компании.
Порой на правонарушение человек может пойти из-за сложной финансовой ситуации, но вряд ли работодателю захочется решать чужие проблемы за свой счет. А если назначить директором человека с дисквалификацией от налоговой – компанией заинтересуются проверяющие органы. Проверка соискателей с помощью сервиса CheckPerson поможет сделать правильный выбор и брать в команду только надежных сотрудников.
