Характеристика с места работы – это не просто формальный документ, а инструмент, который может сильно повлиять на карьеру сотрудника и эффективность компании. Ее правильное составление требует от работодателя внимательного подхода и знания основных правил формата. В статье рассмотрим ключевые моменты написания характеристики на работника, ее ценность для компании и руководства, а также поделимся примерами.
Зачем нужна характеристика с работы?
Характеристика с места работы – это оценка, которую дает сотруднику работодатель, в том числе бывший. Такая бумага помогает новому или вышестоящему руководству принять решения. Например, когда по итогам PR (Performance Review, англ. «обзор производительности») думают, повышать ли человека в должности, наградить почетной грамотой или благодарственным письмом, поощрить другими возможными способами.
Документ имеет большое значение, особенно в спорных или неоднозначных ситуациях. Например, характеристика на работника в дополнение к рекомендательному письму поможет определиться HR и будущим руководителям, стоит ли принимать специалиста в штат. Такая бумага может даже сыграть важную роль в судебном разбирательстве.
Разберем подробнее, когда может пригодиться характеристика на работника и как писать характеристику в зависимости от ее назначения.
Кто обычно пишет характеристику на работника?
Чаще всего составлением характеристики на сотрудника занимается непосредственный начальник. Руководитель также может опросить коллег для более полной картины.
Написание характеристики на работника могут поручить HR-специалистам. Специалисты по подбору кадров при этом часто опираются на мнение непосредственного руководителя. Также представитель HR-отдела может выступить помощником в составлении документа. Например, собрать сведения о наградах, результатах аттестаций.
Самостоятельное составление характеристики сотрудником на себя же недопустимо. Такое мнение нельзя считать объективным.
Виды характеристики на сотрудника
От назначения характеристики на работника зависит то, как она будет выглядеть и какую информацию содержать.
Для классификации наиболее важны следующие параметры:
- Для чего и кому эта характеристика с места работы нужна. Здесь два варианта: внутренняя (то есть для использования в пределах организации) и внешняя (для предоставления вне компании).
- Как оценивают специалиста: характеристика будет либо положительной, либо отрицательной.
Рассмотрим в деталях виды характеристики на сотрудника.
Внутренняя характеристика
Такая характеристика на работника предназначена для использования внутри организации. Подразумевается, что бумагу увидит только определенный круг лиц. Например, непосредственные руководители, влияющие на изменение кадровой политики.
В каких случаях обращаются к внутренней характеристике сотрудника:
- когда решают, повысить или понизить человека в должности;
- чтобы построить индивидуальный план развития;
- для обновления методов мотивации работников;
- для определения соответствия работника занимаемой должности;
- когда решают, стоит ли доверять человеку и может ли он нести материальную ответственность;
- когда решают, перевести ли специалиста в другой отдел или на другую должность;
- для поощрения корпоративными наградами.
В том числе документ помогает принять решение после испытательного срока. Он показывает, нашел ли специалист общий язык с коллегами, прислушивается ли к руководителям, умеет ли общаться с клиентами. Такую характеристику с места работы дают для ознакомления сотруднику и уточняют описанные выводы. На руки документ не выдают.
Внешняя характеристика с работы
Внешнюю характеристику на работника предоставляют для использования за пределами организации. Например, в банк или в госорганы.
Когда может пригодиться внешняя характеристика:
- при подаче заявки на кредит и ипотеку;
- для оформления на военную или альтернативную гражданскую службу;
- при поступлении в университет, институт или академию (то есть в вуз) на бюджетной основе;
- чтобы получить какое-либо разрешение: на ношение оружия, управления ТС и так далее;
- чтобы оформить опеку или усыновление ребенка.
Такую характеристику с места работы вправе запросить не только тот, на кого она пишется. Например, правоохранительным органам такой документ может пригодиться, если они подозревают человека в правонарушении.
Положительная характеристика
Положительная характеристика на работника предполагает перечисление и/или описание качеств, которые позволяют ему хорошо делать свою работу. Умение красиво завязывать галстук вряд ли может быть уместно в характеристике на шеф-повара.
Можно указать:
- деловые качества;
- личностные качества;
- умения;
- опыт;
- конкретные успехи и достижения.
В образце положительной характеристики на сотрудника лучше всего каждый пункт подкреплять фактами. Если вы говорите о том, что человек – исполнительный, уместно сказать, что он самостоятельно решает проблемы клиентов. К пунктуальности добавьте, что за пять лет специалист ни разу не опоздал без уважительной причины. Обучаемость можно подтвердить перечислением конкретных курсов, которые прошел человек.
Отрицательная характеристика
В отрицательной характеристике на сотрудника описываются не только положительные, но и негативные рабочие моменты, которые мешают специалисту хорошо выполнять работу или выполнять ее вообще. Действует то же правило: описывается только то, что касается работы, максимально объективно и с перечислением фактов.
Обычно в такой характеристике с места работы указываются нарушения установленных порядков:
- опоздания и прогулы;
- неоднократные дисциплинарные взыскания;
- некомпетентность;
- пьянство на работе.
Отдельной графой в отрицательной характеристике на работника описываются преступления и правонарушения. Например, это может быть воровство, растрата имущества или мошенничество.
Как оформляется характеристика с места работы: основные требования
При составлении документа работодателю важно сохранять объективность и помнить, что описание должно помочь сформировать правильное мнение о человеке. Подробнее рассмотрим условия, которые обязательно нужно соблюдать при составлении характеристики.
Оформление
Характеристика на работника – это официальный документ, вне зависимости от того, где ее используют. Поэтому рекомендуется писать ее на фирменном бланке компании, где указаны все реквизиты. Если такового нет, допустимо использовать лист А4. На документе необходимо поставить подпись, печать и дату.
Достоверность
Вранье недопустимо. Ответственность за достоверность изложенного несет тот, кто поставил подпись под документом. Замалчивание отрицательных нюансов тоже не допускается. Особенно если специалист нарушал трудовой договор или преступал закон.
Объективность
Как мы уже говорили, нужно избегать субъективных оценок. Поэтому лучше писать характеристику сотрудника, опираясь на факты. Не допускаются оскорбления, переход на личности, эмоциональные эпитеты. Также составитель не должен критиковать личную жизнь специалиста, оценивать его религиозные, политические взгляды и другие моменты, которые никак не относятся к работе.
Грамматика
Характеристику на работника нужно составлять грамотно, без орфографических ошибок, как и любой другой документ компании. Избегайте сокращений и стилистических ошибок. Лучше всего писать от третьего лица, используя настоящее или прошедшее время: «получил награды», «не нарушает дисциплину».
Как писать характеристику: пошаговая инструкция
Подробно разберем, как составляется характеристика на работника. Этот список можно использовать в качестве чек-листа при написании такого документа.
- Пишем полное наименовании организации, от которой выдается характеристика на сотрудника, указываем, когда и где документ составили.
- Прописываем полностью ФИО сотрудника, дату рождения, должность и структурное подразделение (отдел).
- Пишем, где и какое образование получил специалист (в том числе дополнительное), служил ли в армии (если да, уточняем когда и где).
- Описываем семейное положение человека (замужем, женат, холост и т.д.), состав семьи (например, в одиночку воспитывает ребенка, трое детей).
- Рассказываем о пути сотрудника в организации: про опыт и стаж, переводы на различные должности и перемещения между отделами, повышение квалификации и обучения. Если характеристика с места работы выдается сотруднику, который покидает или уже покинул компанию, нужно прописать дату увольнения.
- Описываем впечатления от работы человека, его личных качеств и эффективности. По пунктам укажите, какая у сотрудника квалификация, какими компетенциями и навыками он обладает.
- Какие качества помогают/мешают специалисту хорошо выполнять свою работу? Как он ладит с руководителями, коллегами, подчиненными? Описываем, приводя конкретные примеры, достижения и/или промахи, награды.
- Ставим свою подпись (подпись составителя характеристики на работника) и относим на подписание руководителю организации. Если документ будет использоваться внутри компании, достаточно будет подписи руководителя подразделения, отдела.
Характеристика с места работы: образец
Как мы говорили выше, подходящий образец характеристики на сотрудника зависит от того, для каких целей она составляется и где будет использоваться. Делимся с вами примерами и образцами для самых распространенных ситуаций.
Стандартный шаблон документа может выглядеть следующим образом:
Скачать пример характеристики, бланк
Характеристика с места работы для суда
Содержание характеристики для судов будет зависеть от того, в каком деле участвует сотрудник. Это может быть уголовное дело или гражданское. В первом случае акцент в характеристике стоит сделать на нравственных, морально-волевых качествах сотрудника, таких как пунктуальность, ответственность, неконфликтность, отсутствие взысканий, отношения в коллективе и с начальством.
В гражданском суде более важны профессиональные и деловые качества, возможности карьерного развития.
Скачать характеристику с места работы: образец для суда
Характеристика в военкомат
Для военкомата характеристику на работника расписывать подробно не нужно. Кратко укажите базовую информацию о сотруднике без лишних подробностей. Личные качества и компетенции описывать в деталях смысла нет.
Скачать характеристику: образец для военкомата
Характеристика для повышения
В крупных компаниях часто действуют строгие регламенты по внутренним процессам. Нередко, например, формируют резерв управленческих кадров. Для таких резервных кандидатов собирают папки с документами, в том числе характеристиками.
В характеристике сотрудника для повышения акцент делается, как правило, на положительных качествах человека, его способностях, помогающих качественно выполнять работу. На основе таких рекомендаций руководство может принять решение о переводе сотрудника на более высокую должность.
Скачать характеристику на работника: образец для повышения
Характеристика для наказания
Характеристики пригодятся и в случае, когда руководство принимает решение, применять ли к сотруднику дисциплинарное взыскание. Документ, например, могут запросить во время служебной проверки, чтобы исследовать все обстоятельства случившегося. Скажем, если специалист совершил проступок впервые и в целом характеризуется положительно, руководство вправе смягчить наказание.
Скачать пример характеристики на работника для принятия решения по дисциплинарному взысканию
Характеристика на сотрудника: образец для награждения
Как и в случае с повышением, акцентировать внимание в такой характеристике сотрудника стоит на достижениях и заслугах человека перед организацией и обществом в целом. Например, можно рассказать, что специалист часто выступал в качестве наставника.
Работодатель может составить и использовать свои образцы характеристик на работника для награждения. Такие шаблоны можно приложить к нормативным актам компании. Это унифицирует кадровый документооборот и позволит руководителям и HR-специалистам сэкономить время на поиске стандартных шаблонов и составлении документов с нуля.
Скачать образец: характеристика на работника для награждения
Можно ли требовать от кандидата характеристику от предыдущего работодателя?
Служебная характеристика на сотрудника не является обязательным документом при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). При этом у работодателя есть возможность предъявлять любые требования к кандидату. Одна оговорка – они не должны противоречить законодательству.
Так как Трудовой Кодекс не регламентирует процедуру трудоустройства, работодатель вправе потребовать характеристику с прошлого места работы.
В этом случае обязательно должно быть соблюдено условие:
- кандидат на должность должен либо сам предоставить характеристику, либо дать письменное разрешение на ее запрос у бывшего работодателя.
Из этого следует вывод – без ведома соискателя характеристику в компании не увидят. Это регламентируется правилами защиты персональных данных сотрудников.
Как проверять соискателей на благонадежность?
Характеристика позволяет узнать, что за человек предстал перед вами. Особенно это важно, когда в компанию приходит новый человек. Это помогает:
- оценить риски для организации;
- понять, поладит ли кандидат с будущей командой;
- соответствуют ли компетенции человека новой должности.
Но на этом проверка кандидата заканчиваться не должна. Чтобы быть уверенными в том, кого вы нанимаете, важно проверять человека «по всем фронтам».
Сервис CheckPerson позволяет быстро и качественно оценить уровень благонадежности соискателя. Уже через несколько минут после заявки вы получите развернутый отчет, который расскажет:
- есть ли у соискателя проблемы с законом;
- не увяз ли он в долгах;
- хватает ли ему денег на оплату квартиры или ему придется искать способы подзаработать на стороне.
Отчет из официальных баз данных придет вам на email. Оценить наполнение отчетов от CheckPerson можно с помощью бесплатных тестовых проверок. Просто оставьте заявку на демо-доступ, и наши специалисты ответят на все вопросы и помогут подобрать набор проверок индивидуально для вашей компании.
