Характеристика – это не просто формальный документ, а инструмент, который может сильно повлиять на карьеру работника и эффективность компании. Ее правильное составление требует внимательного подхода и знания основных правил формата. В статье рассмотрим ключевые моменты написания характеристики, ее ценность для компании и руководства, а также поделимся примерами.
Зачем нужна характеристика с работы?
Характеристика с места работы – это оценка, которую дает сотруднику работодатель, в том числе бывший. Такая бумага может помочь новому или вышестоящему руководству принять решения. Например, когда по итогам PR (Performance Review, англ. «обзор производительности») думают, повышать ли человека в должности, наградить почетной грамотой или благодарственным письмом, поощрить другими возможными способами.
Документ имеет большое значение, особенно в спорных или неоднозначных ситуациях. Например, характеристика в дополнение к рекомендательному письму поможет определиться HR и будущим руководителям, стоит ли человека нанимать на работу. Такая бумага может даже сыграть важную роль в судебном разбирательстве.
Разберем подробнее, когда может пригодиться характеристика на работника и как писать характеристику в зависимости от ее назначения.
Кто обычно пишет характеристику на работника?
Чаще всего составлением характеристики занимается непосредственный начальник. Руководитель также может опросить коллег для более полной картины.
Написание характеристики могут поручить HR-специалистам. Специалисты по подбору кадров при этом часто опираются на мнение непосредственного руководителя. Также представитель HR-отдела может выступить помощником в составлении характеристики. Например, собрать данные о наградах, результатов аттестаций.
Самостоятельное составление характеристики сотрудником на себя же недопустимо. Такое мнение нельзя считать объективным.
Виды характеристики на сотрудника
От назначения характеристики зависит то, как она будет выглядеть и какие данные содержать.
Для классификации наиболее важны следующие параметры:
- Для чего и кому эта характеристика нужна. Здесь два варианта: внутренняя (то есть для использования в пределах компании) и внешняя (для предоставления вне компании).
- Как оценивают работника: характеристика будет либо положительной, либо отрицательной.
Рассмотрим в деталях виды характеристики.
Внутренняя характеристика
Такая характеристика предназначена для использования внутри организации. Подразумевается, что бумагу увидит только определенный круг лиц. Например, непосредственные руководители, влияющие на изменение кадровой политики.
В каких случаях обращаются к внутренней характеристике:
- когда решают, повысить или понизить человека в должности;
- чтобы построить индивидуальный план развития;
- для обновления методов мотивации работников;
- для определения соответствия работника занимаемой должности;
- когда решают, можно ли доверять человеку и может ли он нести материальную ответственность;
- когда решают перевести ли сотрудника в другой отдел или на другую должность;
- для поощрения корпоративными наградами.
В том числе документ помогает принять решение после испытательного срока. Он показывает, нашел ли человек общий язык с коллегами, прислушивается ли к руководителям, умеет ли общаться с клиентами. Такую характеристику дают для ознакомления сотруднику и уточняют описанные выводы. На руки документ не выдают.
Внешняя характеристика с работы
Внешнюю характеристику предоставляют для использования за пределами компании. Например, в банк или в госорганы.
Когда может пригодиться внешняя характеристика:
- при подаче заявки на кредит и ипотеку;
- для оформления на военную или альтернативную гражданскую службу;
- при поступлении в университет, институт или академию (то есть в вуз) на бюджетной основе;
- чтобы получить какое-либо разрешение: на ношение оружия, управления ТС и так далее;
- чтобы оформить опеку или усыновление ребенка.
Такую характеристику может запросить не только тот, на кого она пишется. Например, правоохранительным органам такой документ может пригодиться, если они подозревают человека в правонарушении.
Положительная характеристика
Положительная характеристика на работника предполагает перечисление и/или описание качеств, которые позволяют ему хорошо делать свою работу. Умение красиво завязывать галстук вряд ли может быть уместно в характеристике на шеф-повара.
Можно указать:
- деловые качества;
- личностные качества;
- умения;
- опыт;
- конкретные успехи и достижения.
Лучше всего каждый пункт подкреплять фактами. Если вы говорите о том, что человек – исполнительный, уместно сказать, что он самостоятельно решает проблемы клиентов. К пунктуальности добавьте, что за пять лет сотрудник ни разу не опоздал без уважительной причины. Обучаемость можно подтвердить перечислением конкретных курсов, которые прошел человек.
Отрицательная характеристика
В отрицательной характеристике описываются не только положительные, но и негативные моменты, которые мешают человеку хорошо выполнять работу или выполнять ее вообще. Действует то же правило: описывается только то, что касается работы, максимально объективно и с перечислением фактов.
Обычно в такой характеристике указываются нарушения установленных порядков:
- опоздания и прогулы;
- неоднократные дисциплинарные взыскания;
- некомпетентность;
- пьянство на работе.
Отдельной графой в отрицательной характеристике описываются преступления и правонарушения. Например, это может быть воровство, растрата имущества или мошенничество.
Как оформляется характеристика с места работы: основные требования
При составлении документа важно сохранять объективность и помнить, что описание должно помочь сформировать правильное мнение о человеке. Подробнее рассмотрим условия, которые обязательно нужно соблюдать при составлении характеристики.
Оформление
Характеристика – это официальный документ, вне зависимости от того, где ее используют. Поэтому рекомендуется писать ее на фирменном бланке компании, где указаны все реквизиты. Если такового нет, можно использовать лист А4. На документе необходимо поставить подпись, печать и дату.
Достоверность
Вранье недопустимо. Ответственность за достоверность изложенного несет тот, кто поставил подпись под документом. Замалчивание отрицательных нюансов тоже не допускается. Особенно если человек нарушал трудовой договор или преступал закон.
Объективность
Как мы уже говорили, нужно избегать субъективных оценок. Поэтому лучше писать характеристику, опираясь на факты. Не допускаются оскорбления, переход на личности, эмоциональные эпитеты. Также составитель не должен критиковать личную жизнь сотрудника, оценивать его религиозные, политические взгляды и другие моменты, которые никак не относятся к работе.
Грамматика
Характеристика нужно составлять грамотно, без орфографических ошибок, как и любой другой документ компании. Избегайте сокращений и стилистических ошибок. Лучше всего писать от третьего лица, используя настоящее или прошедшее время: «получил награды», «не нарушает дисциплину».
Как писать характеристику: пошаговая инструкция
Подробно разберем, как составляется характеристика. Этот список можно использовать в качестве чек-листа при написании такого документа.
- Пишем полное наименовании компании, от которой выдается характеристика, указываем, когда и где документ был составлен.
- Прописываем полностью ФИО сотрудника, дату рождения, должность и структурное подразделение (отдел).
- Пишем, где и какое образование получил работник (в том числе дополнительное), служил ли в армии (если да, уточняем когда и где).
- Описываем семейное положение человека (замужем, женат, холост и т.д.), состав семьи (например, в одиночку воспитывает ребенка, трое детей).
- Рассказываем о пути сотрудника в компании: про опыт и стаж, переводы на различные должности и перемещения между отделами, повышение квалификации и обучения. Если характеристика выдается сотруднику, который покидает или уже покинул компанию, нужно прописать дату увольнения.
- Описываем впечатления от работы человека, его качеств и эффективности. По пунктам укажите, какая у сотрудника квалификация, какими компетенциями и навыками он обладает.
- Какие качества помогают/мешают человеку хорошо выполнять свою работу? Как он ладит с руководителями, коллегами, подчиненными? Описываем, приводя конкретные примеры, достижения и/или промахи, награды.
- Ставим свою подпись (подпись составителя характеристики) и относим на подписание руководителю организации. Если документ будет использоваться внутри компании, достаточно будет подписи руководителя подразделения, отдела.
Характеристика с места работы: образец
Как мы говорили выше, подходящий шаблон характеристики зависит от того, для каких целей она составляется и где будет использоваться. Делимся с вами примерами и образцами для самых распространенных ситуаций.
Стандартный шаблон характеристики может выглядеть следующим образом:
Скачать пример характеристики, бланк
Характеристика с места работы для суда
Содержание характеристики для судов будет зависеть от того, в каком деле участвует сотрудник. Это может быть уголовное дело или гражданское. В первом случае акцент в характеристике стоит сделать на нравственных, морально-волевых качествах сотрудника, таких как пунктуальность, ответственность, неконфликтность, отсутствие взысканий, отношения в коллективе и с начальством.
В гражданском суде более важны профессиональные и деловые качества, возможности карьерного развития.
Скачать образец, характеристика с места работы для суда
Характеристика в военкомат
Для военкомата характеристику расписывать подробно не нужно. Кратко укажите базовую информацию о сотруднике без лишних подробностей. Личные качества и компетенции описывать в деталях смысла нет.
Скачать образец характеристики для военкомата
Характеристика для повышения
В крупных компаниях часто действуют строгие регламенты по внутренним процессам. Нередко, например, формируют резерв управленческих кадров. Для таких резервных кандидатов собирают папки с документами, в том числе характеристиками.
В характеристике для повышения акцент делается, как правило, на положительных качествах человека, его способностях, помогающих качественно выполнять работу. На основе таких рекомендаций руководство может принять решение о переводе сотрудника на более высокую должность.
Скачать пример характеристики для повышения сотрудника
Характеристика для наказания
Характеристики пригодятся и в случае, когда руководство принимает решение, применять ли к сотруднику дисциплинарное взыскание. Документ, например, могут запросить во время служебной проверки, чтобы исследовать все обстоятельства случившегося. Скажем, если работник совершил проступок впервые и в целом характеризуется положительно, руководство может смягчить наказание.
Скачать пример характеристики для принятия решения по дисциплинарному взысканию
Характеристика на сотрудника: образец для награждения
Как и в случае с повышением, акцентировать внимание в такой характеристике стоит на достижениях и заслугах человека перед организацией и обществом в целом. Например, можно рассказать, что сотрудник часто выступал в качестве наставника.
В компании могут разработать и использовать свои шаблоны характеристики для награждения. Такие шаблоны можно приложить к нормативным актам компании. Это унифицирует кадровый документооборот и позволит руководителям и HR-специалистам сэкономить время на поиске стандартных шаблонов и составлении документов с нуля.
Скачать образец: характеристика на сотрудника для награждения
Можно ли требовать от кандидата характеристику от предыдущего работодателя?
Служебная характеристика не является обязательным документом при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). При этом у работодателя есть возможность предъявлять любые требования к кандидату. Одна оговорка – они не должны противоречить законодательству.
Так как Трудовой Кодекс не регламентирует процедуру трудоустройства, в компании вправе потребовать характеристику с прошлого места работы.
В этом случае обязательно должно быть соблюдено условие:
- кандидат на должность должен либо сам предоставить характеристику, либо дать письменное разрешение на ее запрос у бывшего работодателя.
Из этого следует вывод – без ведома соискателя характеристику в компании не увидят. Это регламентируется правилами защиты персональных данных сотрудников.
Как проверять соискателей на благонадежность?
Характеристика позволяет узнать, что за человек предстал перед вами. Особенно это важно, когда в компанию приходит новый человек. Это помогает:
- оценить риски для организации;
- понять, поладит ли кандидат с будущей командой;
- соответствуют ли компетенции человека новой должности.
Но на этом проверка кандидата заканчиваться не должна. Чтобы быть уверенными в том, кого вы нанимаете, важно проверять человека «по всем фронтам».
Сервис CheckPerson позволяет быстро и качественно оценить уровень благонадежности соискателя. Уже через несколько минут после заявки вы получите развернутый отчет, который расскажет:
- есть ли у соискателя проблемы с законом;
- не увяз ли он в долгах;
- хватает ли ему денег на оплату квартиры или ему придется искать способы подзаработать на стороне.
Отчет из официальных баз данных МВД, ГИБДД, ФНС, БКИ, картотеки арбитражных дел придет вам на email. Оценить наполнение отчетов от CheckPerson можно с помощью бесплатных тестовых проверок. Просто оставьте заявку на демо-доступ, и наши специалисты ответят на все вопросы и помогут подобрать набор проверок индивидуально для вашей компании.
