Каждый бизнес – это риски. Вокруг множество «врагов», готовых потопить с таким трудом созданную компанию. Можно в любой момент лишиться репутации, понести огромные потери по вине нерадивого работника и даже исчезнуть из-за нечестной игры конкурентов. Чтобы защититься от всех этих угроз, предприниматели создают службы безопасности.
Вместе с экспертом Сергеем Сергеевым разбираемся во всех тонкостях службы безопасности: что это, кому необходима и как создать свою структуру безопасности с нуля.
Что такое служба безопасности и как ее создать в компании?
Служба безопасности представляет собой подразделение, созданное в компании для того, чтобы защитить бизнес и персонал от каких-либо угроз и рисков, в том числе криминального характера. Это система мероприятий по предупреждению и выявлению ситуаций, из-за которых можно потерять деньги, лидирующие позиции на рынке и вообще закрыться.
Для чего нужна служба безопасности в компании
Цели службы безопасности заключаются в том, чтобы компания спокойно развивалась, росла, в ней учитывались корпоративные интересы, а жизнь и здоровье сотрудников были под защитой.
Основатель проекта ЛАБСИ (Лаборатория специального интервью и верификации) и телеграм-канала «ЛАБСИ: интервью и верификация» Сергей Сергеев уверен: бизнесу ни в коем случае не стоит забывать, что безопасность – фундаментальная человеческая потребность, она сопровождает нас на всех этапах жизни. А если говорить в глобальном смысле, то, по его мнению, служба безопасности влияет на сокращение расходов предприятия.
«С процессом сокращения расходов, через минимизацию потерь, происходит и генерация прибыли», – поясняет эксперт по безопасности.
Впрочем, служба безопасности нужна далеко не всем компаниям, особенно если речь идет о штатном подразделении. Кому-то будет достаточно отдела безопасности или всего одного сотрудника, который просто делегирует часть функционала другим: например, он вместе с IT-специалистами занимается информационной безопасностью, с эйчарами – кадровой безопасностью, с финансовым отделом – экономической.
«Есть небольшие фирмы, которым это вообще не нужно. Например: у них неликвидные материальные ценности и простые бизнес процессы, нечего расхищать и терять, зачем им лишняя расходная статья? Но когда у крупной производственной группы безопасность заключается только в охранниках на КПП, это удивляет», – делится эксперт.
Основные задачи службы безопасности предприятия
Теперь разберемся, что такое служба безопасности с точки зрения стоящих перед ней задач. Их может быть множество:
- обеспечение безопасности в плане производственной и торговой деятельности;
- защита информации и коммерческой тайны;
- выявление факторов, которые угрожают развитию и эффективной работе компании;
- защита предприятия от шпионажа;
- обеспечение безопасности при различных переговорах и заседаниях, где участвуют другие компании, в том числе международные игроки;
- охрана зданий, техники и продукции;
- оценка конкурентов, которые пытаются нарушить права предприятия;
- изучение потенциальных или уже имеющихся деловых партнеров;
- обеспечение личной безопасности руководителей и топ-менеджеров;
- предотвращение чрезвычайных ситуаций.
Это далеко не полный список задач, стоящих перед службой безопасности предприятия.
«Есть основные направления безопасности: экономическая, внутренний контроль, физическая охрана, налоговая, кадровая, правовая, информационная безопасность. Плюс еще безопасники иногда занимаются пожарной, экологической безопасностью, – говорит Сергей Сергеев. – Но чаще всего их нанимают для проверки контрагентов и кандидатов, проведения расследований, работы с дебиторской задолженностью, антифродом, потерями, организации антикоррупционных мероприятий. Это если мы говорим про комплексную безопасность. Все остальное, например, защита товарных знаков, интеллектуальной собственности, зависит от специфики компании».
Общие функции службы безопасности
Так как задач у СБ много, то и функции службы безопасности очень разнообразны.
Вот что делает служба безопасности:
- следит, чтобы в компании соблюдали режим конфиденциальности, чтобы коммерческие тайны и другая корпоративная информация не утекала в чужие руки;
- организует видеонаблюдение, при необходимости специалисты обходят территорию предприятия в определенное время;
- контролирует пропускной режим на предприятие, а также режим внутри объекта;
- следит за тем, чтобы товары и другие материальные ценности оставались в целости и сохранности;
- участвует в расследованиях, связанных с нарушениями любой безопасности, начиная от краж на работе каких-то физических ценностей и заканчивая информационными утечками;
- работает с представителями полиции, налоговой и другими госструктурами.
Особенности кадровой безопасности на предприятии
Одна из важнейших функций отдела по безопасности в организации – обеспечение кадровой безопасности.
Чаще всего преступления совершают в компаниях ее собственные сотрудники. По статистике, именно персонал приносит 80% ущерба материальным активам организаций. Поэтому прежде чем брать на работу кандидатов, еще на этапе собеседования их тщательно проверяют на правовую и финансовую благонадежность.
В эту работу на стадии первичного отбора персонала включаются именно специалисты отдела службы безопасности. Они проверяют подлинность документов, отвечают за сбор полной информации о человеке – кто он такой, чем раньше занимался, замечен ли в каких-то преступлениях, есть ли финансовые проблемы.
На этом работа службы безопасности в плане кадровой политики не заканчивается. Безопасники также предупреждают и устраняют конфликты между коллегами, пресекают использование ресурсов предприятия в личных целях и даже следят, чтобы не было утечки ценных кадров из компании.
Можно ли создать свою службу или отдел безопасности
Малый и средний бизнес не всегда может позволить себе создание службы безопасности. Это в основном прерогатива крупных предприятий. Однако и всем остальным при желании можно ее внедрить хотя бы частично.
Как создать свою службу безопасности: пошаговая инструкция
Рассмотрим алгоритм организации службы безопасности. Чтобы она отлично работала, потребуется несколько шагов.
Шаг 1. Выбираем цель: чего поможет достичь отдел безопасности
Сначала стоит выбрать цель: для чего именно вам нужна служба безопасности. Цель зависит от специфики предприятия и даже региона, в котором оно работает. Одним необходимо защититься от криминала, другим от недобросовестных контрагентов, третьи хранят как зеницу ока секретное ноу-хау, а кому-то нужен весь комплекс по безопасности.
«Но как бы там ни было, первостепенная цель любой безопасности – это сокращение убытков и минимизация потерь. Все остальное – всего лишь средства достижения этой цели», – добавляет Сергей Сергеев.
Шаг 2. Ставим задачи: что нужно сделать для достижения цели
В зависимости от целей необходимо поставить задачи, выбрать методы и средства достижения этих целей. Служба безопасности должна быть сконцентрирована именно на этих функциях.
Среди основных задач можно выделить:
- выявление угроз и рисков для предприятия;
- организация системы безопасности: кто будет в нее входить и за что отвечать;
- выявление нарушителей и поиск способов компенсации ущерба;
- создание инструкций для сотрудников и контроль за их выполнением;
- техническая организация контроля (сигнализация, камеры, программное обеспечение, чтобы защитить информацию, установка автоматизированных систем для проверки новых кандидатов) и т.д.
«Специфика службы безопасности напрямую зависит от целей и задач. Первая задача – это получение обратной связи от того, кому будут подчиняться безопасники: совет директоров, гендиректор, учредитель. Заказчик должен рассказать, какой конечный результат он ждет, – делится Сергей Сергеев. – Нужно провести аудит безопасности, создать концепцию, а в некоторых крупных компаниях и стратегию, составить план необходимых мероприятий, рассчитать бюджет затрат и определить методы и оценочные показатели эффективности работы службы безопасности».
Шаг 3. Формируем отдел: кто нужен
Количество и качество сотрудников зависит от масштабов компании и задач, которые стоят перед службой безопасности. Для большого предприятия, где задач множество, необходимо несколько подразделений. Для маленькой фирмы будет достаточно одного безопасника, а чтобы работа была эффективной, лучше сформировать отдел из трех сотрудников – руководителя, зама и специалиста.
По словам Сергея Сергеева, сотрудников СБ нужно разделить:
«Информационной безопасностью занимается отдельный сотрудник либо подразделение с необходимыми компетенциям, навыками и знаниями. Точно так же и в случае с экономической и кадровой безопасностью – для эффективной работы функции безопасности».
Но главным в этом вопросе считается все же компетенция сотрудников службы безопасности. Ведь решение каждой задачи требует профессионализма. Адекватно оценить финансовые риски сможет лишь человек с финансовым образованием, наладить дела в правовой сфере – юрист, а защитить продуктовый магазин от воришек под силу обычному охраннику.
«У разных компаний будут разные специалисты и разные запросы в службе безопасности, – поясняет эксперт. – По классике первостепенную важность и актуальность в настоящее время имеет безопасность информационная, экономическая и кадровая. Например, для строительных компаний нужны отдельные компетенции и экспертность в строительном и техническом аудите, которыми должен обладать сотрудник. Если компания может позволить себе отдельное подразделение корпоративных расследований (forensic), то тем более нужны эксперты с соответствующими навыками, опытом и скиллами, использующими современные инструменты расследований и криминалистики, далекие от принятых в классической правоохранительной системе. Для информационной безопасности тем более необходим отдельный сотрудник или подразделение – сейчас это отдельная вселенная».
Шаг 4. Рассчитываем бюджет
А теперь самый интересный вопрос – сколько денег предстоит потратить на отдел безопасности на предприятии. Впрочем, точную цифру назвать крайне сложно, потому как здесь слишком много нюансов.
Опытные бизнесмены, которые внедрили службу безопасности в свою компанию, выделяют как минимум три статьи расходов:
- Заработная плата. Какой она будет, зависит от каждого отдельно взятого региона страны и даже населенного пункта.
- Техника и современные программы. Придется потратиться на видеокамеры, датчики движения, сканеры, различные программы, например, для проверки контрагентов.
- Повышение квалификации безопасников или обучение с нуля. Технологии не стоят на месте, а, значит, каждый год для предприятий возникают все новые и новые риски и угрозы. Специалисты службы безопасности обязаны идти в ногу со временем, иначе их работа потеряет эффективность.
«Расходы на СБ зависят от четырех факторов: объема компании, количества персонала, выручки в годовом выражении, направления деятельности или конкретного проекта. Отталкиваясь от этих цифр, можно рассчитать бюджет, – говорит Сергей Сергеев. – Есть общемировая статистика, которая говорит, что для минимального обеспечения безопасности компании необходимо тратить от 3% до 5% от чистой прибыли или от общих инвестиций в проект. Но некоторые компании, где риски очень высоки, например, нефтедобывающие корпорации, могут тратить на эти цели до половины своей прибыли. Однако Россия далека от статистики. Наши компании даже 3% редко выделяют на безопасность. Причина – мало кто понимает, что безопасность тоже приносит деньги. Бизнес воспринимает ее как расходную статью и не видит, где же она может принести прибыль. Если ориентироваться не только на предотвращенный убыток, СБ может зарабатывать реальные деньги, например, за счет судебных процессов по торговым знакам, за счет возвращения сложной дебиторки и так далее».
Шаг 5. Ищем профессионалов
В этом вопросе стоит отталкиваться от общих рекомендаций: нужно тщательно изучить послужной список кандидатов на должности в службу безопасности, определить, справятся ли они с целями и задачами, которые стоят именно перед вашей компанией.
Сергей Сергеев поделился своим видением того, где и как искать специалистов для СБ:
«Я сторонник общего конкурса по вакансиям. Рекомендую искать людей на поисковых ресурсах, в профсообществах и т.д. Я не любитель поиска сотрудников по знакомству, по дружбе или родственным связям, как это было в 90-х годах. Когда, например, брали бывших сотрудников правоохранительных органов или спецслужб. Сейчас некоторые тоже так делают. Для себя считаю такой подход пережитком прошлого для современных вызовов бизнеса. Все же современная служба безопасности – достаточно прогрессивное подразделение, поэтому и требования должны быть более прогрессивными. Если нет возможности самому искать людей, можно поставить этот вопрос на аутсорс, нанять компанию, специализирующуюся на подборе персонала».
Как мы уже говорили, не каждая компания может позволить себе собственную полноценную службу безопасности. Этот вариант подходит, да и обязателен лишь для крупных предприятий, таких, как заводы, банки, нефтяные компании. Остальным проще и дешевле часть задач по безопасности отдать на аутсорсинг. Благо, фирм, которые занимаются такими делами, множество.
В этом случае компании не придется тратить время на создание службы безопасности с нуля: определять цели, задачи, стратегию, искать профессионалов, решать вопросы технического оснащения. Этим займутся специализированные агентства. А можно и не обращаться за помощью в фирмы – просто нанять специалистов определенных компетенций, например, юриста, финансиста, аудитора. Главное – контролировать процесс и не отдавать безопасность под полный аудит сторонней компании или человеку. Это может стать дополнительным риском.
Есть ли альтернатива отделу безопасности в компании?
Итак, функций и задач у службы безопасности множество. Но кое-что из списка смело можно доверить автоматизированным сервисам. Например, это касается проверки новых кандидатов на работу и сотрудников, которые давно уже в штате.
Легко, быстро и профессионально проверит человека сервис CheckPerson. Эта автоматизированная система проверок способна разгрузить действующую в компании службу безопасности. А если ее нет, то станет по-настоящему незаменимым помощником, когда нужно собрать о сотруднике или кандидате максимум информации.
Ресурс CheckPerson в считанные минуты подготовит отчет, из которого вы узнаете:
- действителен ли паспорт кандидата;
- находится ли он в розыске и вообще какие у него отношения с законом;
- кредитный рейтинг;
- о долгах, алиментах, неоплаченных штрафах;
- номер ИНН;
- признан ли банкротом и многое другое.
Вся информация в отчете достоверна и формируется на основании официальных баз данных МВД, ФСИН, нотариальной палаты, службы судебных приставов и так далее. Мы подбираем пакеты проверок индивидуально, в соответствии с запросом клиентов.
Оставьте заявку на демодоступ, чтобы оценить, в какой мере решение от CheckPerson подойдет вашей компании. Вы сможете бесплатно провести несколько тестовых проверок и убедиться в достоверности данных, которые предоставляет сервис.
