Грамотное управление ресурсами компании – одна из главных составляющих успешного бизнеса. Дальновидные работодатели вкладывают время и деньги компании в обучение и повышение квалификации персонала, а также переходят к автоматизации отдельных процессов. В том числе для крупных компаний актуальна автоматизация HR-процессов, среди которых – поиск новых сотрудников.
В этой статье разберемся, что такое автоматизация HR-системы, для чего она необходима, какие существуют программы и онлайн-сервисы для поиска персонала и проверить кандидата на благонадежность перед приемом на работу. Своим опытом поделится Тимур Новопашин, эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ, сооснователь телеграм-сообщества для HR – Recruitment for Friends.
Автоматизация HR: зачем она нужна
То, что у нас зачастую называют автоматизацией подбора персонала – по сути внедрение софта (программного обеспечения) в процесс самого поиска. Благодаря этому процессу вы сэкономите силы HR-специалистов и деньги компании. Конечно, такая автоматизация не сравнится с ручным поиском сотрудников. То, на что раньше у рекрутеров уходило немалое количество времени, сейчас можно сделать гораздо быстрее. Однако назвать этот процесс автоматизацией в прямом смысле будет не совсем правильно, считает Тимур Новопашин.
«Автоматизация — это про то, что система делает что-то за нас. Она ищет кандидатов, проводит прескрининг, сама им звонит, автоматически рассылает смс, — отмечает эксперт. — То есть не просто рекрутер использует какую-то программу, чтобы создать в ней базу данных, а сама программа что-то делает за нас».
Существует несколько основных функций, доступных большинству HR-систем, добавляет эксперт.
Функционал, который присутствует в большинстве систем по подбору персонала:
- В каждой из систем можно создавать карточку кандидата, проекта или позиции и отслеживать путь соискателя в процессе интервьюирования.
- Функция парсинга резюме. Например, это есть в Хантфлоу и Experium. Нужно открыть резюме кандидата, нажать «спарсить резюме» и личная информация соискателя автоматически перенесется в его карточку, не придется переносить вручную. В системе сохранится ФИО, контакты и данные кандидата, опыт работы, также там будет отображаться история общения с соискателем.
- Возможность в той или иной форме коммуницировать с кандидатами. Можно делать рассылку сообщений с помощью синхронизации с мессенджерами.
Инструменты для автоматизации подбора и оценки кандидатов
Существуют онлайн-сервисы, различные программы и чат-боты, способные автоматизировать подбор персонала, сделав его более быстрым и прозрачным, оценить соискателей, а также проверить эффективность работы действующих сотрудников. Перейдем к перечню инструментов, которые актуальны для автоматизации HR системы на сегодняшний день.
Программы для рекрутинга
Вариантов программ для подбора персонала достаточно много, рассмотрим самые популярные из них.
E-Staff Рекрутер
Данная программа решает немало бизнес-вопросов: создает воронку подбора персонала, сама подбирает кандидатов и формирует исходя из низ базу, публикует вакансии и обновляет данные по ним. Программа особенно хороша для массового рекрутинга. Есть возможность проводить собеседования в онлайн-режиме. Можно объединить программу с телефоном, что очень удобно.
Плюсы: безукоризненно классифицирует вакансии, предоставляет отчетные листы и ведет аналитику.
Минусы: главным элементом является подбор персонала, поэтому сложно взаимодействовать с работниками компании и соискателями, со службой безопасности тоже есть нюансы.
«Одна из самых старых представленных на рынке программ, к ней есть много нареканий, например, она не очень удобна в использовании, – отмечает Тимур Новопашин. – Однако важно внедрять программу, исходя из потребностей бизнеса, поэтому она имеет место».
Experium
Замечательно подходит для тех компаний, у которых несколько HR-специалистов. Наниматель получает автоматизированный рабочий процесс: от выкладки вакансий до общения с соискателями и коллегами. Программа самостоятельно работает с социальными сетями, сортирует отклики и отправляет сообщения.
Плюсы: программа синхронизируется с почтой компании и интегрируется на сайт организации. Благодаря этому можно иметь под рукой все необходимые данные, экономить время, обрабатывать и давать обратную связь огромному количеству откликов за довольно короткие сроки. Еще одним преимуществом служит качественное и быстрое предоставление отчетов.
Минусы: часто возникают технические трудности, что говорит о низком уровне работы программы.
Резюмакс
Программа вовремя оповестит о появлении нового объявления по работе, систематизируя процесс согласования вакансий, проведет тематические опросы, чтобы убрать лишних и не совсем подходящих кандидатов. Резюмакс сам публикует объявления и назначает время и дату собеседования.
Плюсы: работает достаточно быстро и эффективно. Имеет довольно стандартное программное обеспечение, широкие возможности, объединяет все стороны: и соискателей, и штатных работников, и руководителей отделов.
Минусы: старый пользовательский интерфейс и высокая стоимость услуг — от 50 000 рублей.
Онлайн-сервисы для рекрутинга
Как правило, использование программ для автоматизации подбора персонала обходится достаточно дорого, начиная от 3 000 рублей и до нескольких миллионов. Есть более бюджетный вариант — онлайн-сервисы. Сейчас их огромное множество. Рассмотрим некоторые из них.
Skillaz
Сможет вычислить, кому из десятков соискателей действительно подойдет вакансия. Создает рейтинг кандидатов, по которому можно определить подходящие варианты, тем самым упрощая работу действующих сотрудников HR-отдела. Сервис может сам разослать сообщение с приглашением на собеседование, проводить различные опросы и тесты, анализировать результаты.
Персия
Собирает огромную базу кандидатов из различных источников. Онлайн-сервис имеет достаточно удобный поисковый функционал. Первый месяц работы пробный (бесплатный).
Поток
Без проблем откроет резюме любого разрешения или формата. Главные вакансии можно оформить на первой странице сервиса. Благодаря этому инструменту можно назначать встречи с соискателем и проводить собеседования.
GoRecruit
Сервис позволяет работать с соцсетями: собирать оттуда сведения, обрабатывать и сортировать их. Проводит анализ кандидатов, выбирая самого подходящего. Благодаря такому автоматизированному процессу, HR значительно экономит время.
Хантфлоу
Проводит анализ резюме, отбрасывает повторные и похожие варианты, формирует из откликов базу и отправляет сообщения соискателям. Если кандидат не дал обратную связь, то сервис дублирует сообщение и отправляет вновь для получения ответа. Сохраняет все переписки. Хантфлоу собирает статистику HR-отдела и формирует отчеты. Интегрирован с почтовым ящиком и Telegram. Также есть удобная функция — отображать имя человека, который вам позвонил.
«Плюс Хантфлоу в том, что ее можно кастомизировать под каждую отдельную компанию, внедрить новую функцию по запросу той или иной организации», – отмечает Тимур Новопашин.
Talantix
С помощью данного облачного сервиса можно отслеживать обновления резюме соискателей, отсеивать ненужные отклики, ранжировать кандидатов по прохождению этапов трудоустройства. Работа опросов (тестов) и сравнение личностных и профессиональных качеств кандидата автоматизированы. Сервис сохраняет все диалоги и сопряжен с большим количеством сайтов и соцсетей. Talantix анализирует работу компании и финансовые расходы на рекрутинг, составляет отчетные листы.
Hurma System
Можно в одной системе объединить различные функции: создание заявок из любого отдела организации, сбор откликов и резюме соискателей, обратная связь буквально одним движением руки, анализ данных.
FriendWork Recruiter
За один клик можно заполнить базу данных новыми откликами. Удобная поисковая система по указанным критериям. Есть возможность сразу отсеивать неподходящих кандидатов. Прекрасно оформляет аналитику: строит диаграммы и схемы.
VCV и Pre-Interview
Сервис для видеорекрутинга. Не требует дополнительной установки на ПК. Система работы такая: кандидат записывает видео с ответами на вопросы работодателя, а рекрутер обрабатывает их в дальнейшем.
Чат-боты для рекрутинга
Автоматизируют процесс рекрутинга чат-боты. С их помощью через различные социальные сети и мессенджеры можно воздействовать на HR-процессы, общаться с соискателями, назначать время и дату собеседования, проводить встречи в онлайн-режиме, давать ответы на актуальные вопросы, отслеживать статусы кандидатов.
Автоматизация проверки соискателей и сотрудников
Сделать ошибку при выборе сотрудника легко и опасно. В результате возникают риски потерять потенциальных клиентов и нанести удар по репутации всей фирмы. Как избежать таких трудностей? Использовать сервисы автоматизированной проверки соискателей. Они будут полезны как компаниям, где совсем нет службы безопасности – как альтернатива таким проверкам, так и большим организациям, чтобы оптимизировать работу СБ.
Например, можно воспользоваться решением для проверки сотрудников и соискателей от CheckPerson. С его помощью можно автоматизировать процесс проверки соискателей и сотрудников компании на благонадежность. Данный сервис позволяет собрать все необходимые данные о человеке в любое время суток, гарантирует надежность результата, полную безопасность проверки.
Все данные предоставляются только официальными источниками. Можно проверить:
- действительность паспорта и водительских прав;
- находится ли человек в розыске;
- имеет ли задолженности у судебных приставов, в каких судебных разбирательствах участвовал;
- есть ли связанные с кандидатом юрлица, пробить по базе ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- был ли человек в процессе банкротства и многое другое.
Есть возможность ознакомиться с демовариантом проверки соискателя перед покупкой основного тарифа, что очень удобно. Это позволит вам убедиться в преимуществах данного сервиса и проверить, насколько он подходит вашей компании. Если у вас установлена система подбора персонала, например, Хантфлоу и E-Staff Рекрутер, то в них можно интегрировать проверки от CheckPerson через API.
С помощью сервиса можно проверить кандидата по фактам биографии. Предоставляемая информация 100% достоверная, так как выдается официальными базами госорганов.
Какие еще HR-процессы можно автоматизировать
Организации могут успешно внедрять автоматизацию не только в подбор персонала, но и в управление кадрами. Благодаря такому процессу жизнь компании станет легче.
Система автоматизации HR-процессов поможет:
- адаптировать новых сотрудников. Система направляет новичкам дополнительные сведения и инструкции для работы, предоставляет доступ к новостям компании и контакты более опытных работников;
- проследить за отпускными днями сотрудников. С помощью автоматизированной HR-системы можно оформить работнику отпуск, больничные дни и многое другое;
- начислить заработную плату. С автоматизированной системой HR будет гораздо проще вовремя и в нужной сумме выплачивать зарплату работникам;
- отследить эффективность деятельности работников. Кто заслужил премию, а кому еще рано ее давать? Для того, чтобы определить кандидатов на поощрение, можно воспользоваться автоматизированной HR-системой, которая сможет определить все промахи и преимущества членов компании, настроит тайм-менеджмент, систему контроля прихода на работу и ухода с нее;
- попрощаться с работниками. Увольнение может повлиять на репутацию бывшего сотрудника и компании в том числе. Необходимо провести эту процедуру аккуратно и правильно, чтобы сохранить в тайне все конфиденциальные факты об организации. Благодаря автоматизированной системе HR можно без труда заполнить необходимые документы на увольнение, сформировать перечень людей на вылет, выбрать дату последней выплаты сотруднику, оформить заявку на возвращение техники и отозвать доступ к данным компании, ее системам и приложениям.
Нужна ли HR система вашему бизнесу?
Автоматизация HR-процессов положительно влияет на бизнес, позволяет быстрее находить кандидатов, проводить интервью с ними и выполнять многие другие задачи. Процесс подбора становится более систематизированным и простым, в том числе для рекрутера.
Как понять, что компании пора обзавестись автоматизированной HR-системой:
- В компании трудится более 100 человек.
- У фирмы есть несколько филиалов, представительство компании появилось на других территориях страны и за рубежом.
- Руководитель собирается отслеживать качество работы сотрудников, понять, почему происходит утечка кадров и так далее.
- Вы собираетесь провести массовый подбор персонала.
- Есть сотрудники, которые работают из дома, не посещая офис.
- Ваша компания может предоставить вакансии на редко встречающиеся профессии.
- Рекрутеры тратят на ручной подбор персонала 50% и выше своего времени.
- Необходимо обучить сотрудников или повысить квалификацию действующему штату.
- Вы хотите, чтобы ваша компания была современной и пользовалась всеми преимуществами сегодняшнего времени.
Если хотя бы половина вышеперечисленных пунктов относится к вашей компании, то смело внедряйте автоматизированную HR-систему в рабочий процесс.
«Внедрение любой системы автоматизации должно быть адекватно потребностям бизнеса. Если у вас три позиции в работе и человек абсолютно спокойно справляется с процессом подбора, значит, автоматизация вам не нужна, – рассуждает Тимур Новопашин. – Внедрение автоматизации ради просто какого-то нововведения бессмысленно».
Плюсы и минусы автоматизации HR
Автоматизация HR-процессов позволит сэкономить ресурсы рекрутеров и HR-менеджеров. Но везде и во всем есть свои плюсы и минусы. Разберем, чем удобна автоматизированная HR система и в чем ее недостатки.
Плюсы автоматизации HR
- быстрота и легкость в использовании. Возможность без труда находить информацию о любом кандидате или проекте в общей базе. «Это положительно влияет на скорость бизнес-процессов, — отмечает Тимур Новопашин. — Можно быстрее находить кандидатов и проводить их по всему процессу интервьюирования и найма»;
- статистика. Можно свободно формировать отчеты с помощью данных инструментов;
- вторая память. Рекрутер никогда ничего не забудет, так как все подробно отражено в системе;
- поиск лучших сотрудников. HR-специалист не просто ищет сотрудников, он нацелен на поиск лучших кандидатов. Автоматизированная система позволит это сделать качественно и быстро, отсеивая неподходящие варианты;
- каждому будет обратная связь. Ни один отклик не останется без внимания, система обработает все заявки и всем отправит сообщение;
- работа из любой точки мира. Работодатель может сэкономить бюджет, HR-специалистам не обязательно находиться в офисе. Также удобно будет проверить эффективность работы сотрудников (фрилансеров в том числе) с помощью статистики, которую предоставляют инструменты автоматизации;
- сопряжение с другими сервисами для проверки сотрудника на благонадежность. Для того, чтобы быть уверенным в человеке, необходимо позаботиться о проверке еще до трудоустройства. И для этого необязательно выискивать информацию во всевозможных источниках. Быстрый и легкий способ получить официальную информацию можно через сервис CheckPerson. Он гарантирует качество каждой проверки уровня благонадежности кандидата.
Минусы автоматизации HR
- несовершенство систем. «Они не всегда могут давать тот функционал, который требуется, — подчёркивает Тимур Новопашин. — Иногда рекрутер, особенно когда внедряется новая система, может посчитать, что он и без нее быстрее справится, и воспринимает ее как «третью ногу», так как нужно еще какую-то информацию заносить в базу. На самом деле, здесь все зависит от того, какую систему выберет руководство, как хорошо они настроят ее»;
- необходимо вручную ввести систему. «Ещё одним минусом является то, что систему нужно вести. Если ей не пользоваться, то все плюсы нивелируются», — утверждает эксперт;
- отсутствует живой контакт. Автоматизированная HR система — это искусственное общение, и между нанимателем и соискателем может быть виртуальная пропасть. Это объясняется тем, что живой контакт на нуле. Сейчас отличить голос робота от живого человека сложно. Поэтому у кандидата может возникнуть ощущение, что его отклик никто не получил или проигнорировал;
- старшему поколению сложно разобраться в современных технологиях. Кандидаты постарше не всегда готовы погружаться в работу современных инструментов подбора, поэтому возникает риск потерять истинно ценного сотрудника.
