Что такое подбор персонала: методы, инструменты и основные ошибки

На первый взгляд стороннему наблюдателю может казаться, что поиск и привлечение в компанию новых сотрудников – совершенно простая задача. Составил вакансию, отправил в интернет, в итоге набежала толпа соискателей. Однако на деле подбор кадров – серьезный и довольно хлопотный процесс. Нужно обладать настоящим мастерством, чтобы верно заполнить кадровые бреши и вывести бизнес заказчика на новый уровень. 

Разбираемся в методиках и инструментах подбора персонала, делаем прогнозы на будущее и смотрим, какие ошибки лучше не совершать в рекрутинге. 

Подбор персонала: что это такое?

Подбор персонала – это поиск сотрудников, отбор подходящих кандидатов, проведение собеседования и помощь в адаптации в компании. В штате крупных организаций задачами подбора кадров занимаются HR-менеджеры или рекрутеры. Некоторые компании обращаются к специализированным сайтам и кадровым агентствам. В любом случае рекрутер должен понимать специфику той или иной фирмы, куда требуются сотрудники, ее кадровых потребностей и в целом рабочих процессов. 

Существует точечный и массовый подбор. В первом случае HR-менеджер должен найти кандидата на одно вакантное место. Во втором – требуется сразу несколько человек, чаще всего речь идет о линейном персонале. 

Примеры: 

Точечный подбор. Компании нужен руководитель отдела, специалист какого-то подразделения. Здесь важны компетенции кандидата, качество его работы. 

Массовый подбор. Продуктовый магазин набирает в штат продавцов, грузчиков, уборщиков. Предстоит выбирать из десятков анкет подходящих работников.     

Процесс подбора персонала

Для того, чтобы подбор кадров проходил максимально эффективно, без лишних трат времени и денег компании, HR-менеджеры заранее разрабатывают стратегию и придерживаются четкого плана. 

Опытные рекрутеры берут за основу своей стратегии такие принципы:  

• подходят к подбору кандидатов творчески, отбрасывая шаблоны. У каждой компании особенные потребности, необходимы специалисты с определенными навыками. HR-менеджеры сначала изучают эти боли, а затем формируют вакансии исходя из них;
• расширяют список источников подбора работников. На помощь приходят новые технологии. Отличных сотрудников можно найти где угодно, в ход идут даже таргетинг и контекстная реклама;
• используют HRM-системы (Human Recourse Management) для автоматизации рабочих процессов. Они позволяют отыскать контакты в базе быстро;
• создают  EVP (Employee Value Proposition) – ценностное предложение от компании. Список выгод, которые можно предложить кандидатам, помогает привлекать настоящие таланты; 
• смотрят глубже, чем на красный диплом вуза. Бывают случаи, когда в принципе высшее образование не делает сотрудника ценным, а человек без диплома, наоборот, может оказаться гением в своей стезе. 

Подготовленный заранее план – это экономия времени самого рекрутера и ресурсов компании в процессе подбора кадров. 

В четком плане прописаны и методы отбора персонала, которые HR-менеджер собирается использовать: 

• определяет бюджет на поиск кандидатов, учитывая каждую деталь;
• составляет график найма – когда, сколько и каких сотрудников пригласить на работу;
• знакомится с бизнес-планом компании и определяет, каких кадров не хватает сейчас, а какие потребуются в будущем; 
• подбирает инструменты и методы набора кадров, чтобы оптимизировать процесс.

IT-системы подбора персонала

Настоящей находкой в процессе подбора персонала становится ATS-система. Это программное приложение, которое гарантирует эффективность поиска и подбора кадров, помогает найти действительно качественных специалистов, сэкономить время рекрутера. ATS-система подойдет тем, у кого нет своей базы кандидатов, но в компании работает несколько HR-менеджеров. Приложение делает за рекрутера то, что отнимает массу времени и сил: аналитику, CV-парсинг, формирует перечень соискателей, переносит информацию в отдельную систему, сводит бухгалтерские данные в единый отчет. Это позволяет автоматизировать часть процессов подбора кадров.

К услугам рекрутеров несколько ATS. Выбор одной из них зависит от того, сколько человек работает в штате организации, в том числе HR-менеджеров, сколько кадров требуется набрать и объем средств, которые предприятие готово потратить на поиск и подбор персонала. 

Рассмотрим более подробно часть ATS-платформ: 

FriendWork Recruiter. Ищет и объединяет в одном месте кандидатов по резюме с сайтов по поиску работы и социальных сетей. Умеет выстраивать аналитику, а также можно прямо в приложении проводить с кандидатами интервью в видео-формате. 

Хантфлоу. Облачная CRM с внутренней почтой, которая позволяет общаться с соискателями. Работает во всех браузерах компьютеров и ноутбуков. Анализирует воронки кандидатов, ищет резюме с разных источников, включая джоб-борды. 

Mirapolis HCM. Подходит для корпораций и среднего бизнеса. Повышает эффективность подбора, найма, обучения и адаптации сотрудников на предприятии. Оценивает потенциал коллектива и управление им. 

Lumesse TalentLink. Облачное решение для автоматизации подбора персонала. Само формирует заявки на поиск сотрудников и составляет трудовой договор. С ним легко отслеживать статус вакансий, историю изменений, отбирать отклики, назначать встречи и собеседования. Каждый участник этого процесса может быть пользователем системы и иметь свой личный кабинет.  

Talantix. Автоматический импорт откликов с вакансий с крупных площадок по поиску работы. При этом резюме обновляются автоматически. Можно быстро найти подходящего кандидата по словам, вакансиям, региону, зарплате, возрасту и даже причине отказов. 

Методы подбора сотрудников

Методов подбора персонала достаточно много. Выбор зависит от  поставленных целей. Также имеет значение сама компания, которая подыскивает сотрудников: ее особенности позволяют использовать только определенные методы. Обычно в ход идут сразу несколько, иначе не получается закрыть вакансии. 

Поговорим о 5 основных методах подбора сотрудников: 

Рекрутинг

Это стандарт, основа работы любого HR-специалиста: обзвон, написание писем, переписка в соцсетях с соискателями, которые здесь и сейчас ищут работу.  

Executive Search

Или прямой поиск. Подбор персонала среднего и высшего звена, например, опытных топ-менеджеров, руководителей отделов, людей с редкими профессиями. Такие специалисты не остаются долго без работы, обычно либо уже трудоустроены, либо в пассивном поиске. Рекрутер ищет классных специалистов и потенциальных рекомендателей, но без привязки к компаниям-конкурентам.  

Headhunting

В буквальном смысле охота за профессионалами, переманивание специалистов из определенных компаний-конкурентов. Это не обязательно должен быть крупный или мелкий руководитель, представитель редкой профессии, речь может идти и о просто хорошем специалисте в своем деле. Рекрутер должен не просто отыскать подходящего профессионала, но и убедить его сменить компанию, попробовать силы в новых задачах. 

Разновидность обычного хедхантинга – агрессивный хэдхантинг. Рекрутеры в этом случае не рассматривают свободные кадры. Их цель – заполучить высококлассного специалиста, уже работающего на другую компанию. Чтобы выполнить задачу, они вмешиваются в бизнес-процессы конкурентной организации, узнают всю, даже личную информацию о кандидате, подкупают рекомендателей и  людей, которые претендуют на должность в компании, практикующей агрессивный хэдхантинг. Например, чтобы получить место, нужно дать информацию о лучшем коллеге с предыдущего места работы.  

Скрининг

Метод представляет собой первичный отбор и подбор соискателей по основным требованиям вакансии: опыт работы, сфера деятельности, квалификация, знакомство с теми или иными технологиями. Без оценки личностных качеств и мотивации. В итоге на руках рекрутера оказываются резюме только более подходящих кандидатов именно по профессиональным критериям. Скрининг используют, если нужно отыскать персонал младшего звена, например, водителей, продавцов, бухгалтеров, секретарей и т.д. Впрочем, иногда его применяют и для отбора специалистов среднего звена.   

Preliminaring (прелиминаринг)

Подбор кадров «на будущее»: приглашение на стажировку или производственную практику студентов или выпускников вузов, которые хорошо себя зарекомендовали в учебе, демонстрируют яркие профессиональные качества. Так формируется костяк людей, которых можно научить работать именно в этой компании в надежде, что в будущем именно они принесут ей успех, а, возможно, дорастут и до топ-менеджеров. 

Инструменты подбора персонала

Инструментов подбора персонала в арсенале рекрутера тоже достаточно. Чаще всего используют только несколько из них, но для серьезных вакантных постов и крупных компаний список инструментов расширяют. 

Основные инструменты подбора персонала:

• сканирование резюме. Стандартная процедура оценки кандидата по его резюме: оценивают квалификацию, стаж, возраст; 
• интервью. Они бывают самыми разными: 

1. Традиционное – краткое при личной встрече или по видео. Помогает понять, насколько человек общительный, разбирается в профессии. 
2. Проективное – кандидат показывает, как он видит те или иные задачи, предлагает способы их решений. 
3. «Вrainteaser»– соискатель решает сложные задачи на логику. 
4. Структурированное – простая форма интервью в формате «вопрос-ответ».
5. Стрессовое – проверяет, какой ответ даст соискатель, если вопрос совершенно неожиданный.
6. Провокационное – человек получает отказ в найме. От того, как он себя поведет в этом случае, зависит решение рекрутера. 
7. Техническое – в интервью участвует сам заказчик.

Это лишь несколько типов интервью, могут использоваться и другие разновидности.

• ассессмент-центр. Анализ поведения кандидатов в реальных рабочих условиях. Если нет такой возможности, то рекрутеры могут смоделировать ситуацию. Этот инструмент позволяет определить, подходит ли соискатель определенной компании, впишется ли в ее корпоративную культуру;
• тестирование. Тестовые задания показывают качества личности кандидата, а, главное, уровень его знаний. Ведь в резюме может быть написано одно, а на деле окажется совсем другое; 
• соционика. Не каждый человек по своему соционическому типу сможет работать на той или иной должности. Соционика определяет, вписывается ли кандидат в эту вакансию по стилю работы и коммуникации;
• оценка по социальным сетям. Социальные сети могут рассказать о кандидате многое. Именно там можно узнать больше о личности соискателя, сравнить информацию с некоторыми моментами в резюме. 

Принципы подбора персонала

Набор персонала в организации отвечает двум основным принципам, которые диктует закон: 

1. Никакой дискриминации
2. Объективность оценки качеств кандидата

Но есть и другие принципы. У каждой отдельно взятой компании они свои – все зависит от типа деятельности, стратегии развития бизнеса, системы управления персоналом. 

Однако, если посмотреть внимательно, то у предприятий имеются общие особенности в процессе отбора персонала.

Все компании обращают внимание на такие моменты: 

• насколько хороша мотивация к работе, перекликаются ли личностные качества и приоритеты кандидата с философией и кредо фирмы;
• соответствует ли соискатель по своему стажу и знаниям в профессии той вакансии, на которую претендует;
• оценка лидерских качеств, особенно если речь идет о руководящей должности;
• есть ли в человеке сильные стороны, которые не проявляются в обычных условиях, прогноз его будущих успехов на предприятии;
• насколько быстро человек сможет прижиться в конкретном коллективе, начать бурную деятельность, способен ли подчиняться начальству.

Этапы подбора персонала

Процедура набора персонала представляет собой своего рода воронку – от малого к большему. В итоге все заканчивается приемом на работу или отказом. Каждая компания выбирает свой алгоритм отбора и найма персонала. 

Разберем общий принцип воронки: 

1. Сорсинг. Поиск подходящих соискателей: просмотр анкет, выбор кандидатов, которые более всего вписываются в требования. Сорсинг помогает отсеять ненужных людей или же насторожиться в каких-то моментах. Например, сразу по резюме можно определить грамотность, владение новыми технологиями.  
2. Контакт. Первое знакомство с соискателем, во время которого рекрутер приглашает его на встречу. Способов несколько: по телефону, по почте или соцсетям. Во время разговора могут всплыть некоторые важные детали: человеку вовсе не нужна сейчас работа, резюме старое, размещено по ошибке,  
3. Первичное собеседование. Благодаря новым технологиям сегодня первую встречу проводят в режиме онлайн – в формате видео-интервью. На этом этапе задают специфические вопросы, позволяющие тут же отсеять неподходящих кандидатов. Как показывает практика, на первичном собеседовании приходится проститься с 50-60% соискателей. 
4. Проверка рекомендаций. Необходима, чтобы убедиться, что соискатель не слукавил в каких-то моментах на первом интервью. По признанию опытных рекрутеров, бывают случаи, когда кандидаты плохо зарекомендовали себя на прежнем месте, но скрывают это. Чтобы не нарваться на мошенника или просто неблагонадежного, скандального, неисполнительного сотрудника, просят у него же контакты бывших руководителей или отдела кадров. Если контакты неверные, то сразу становится ясно – этому соискателю лучше отказать. А если удается дозвониться, то сверяется информация из первичного интервью со словами бывших коллег. Также рекрутер просит дать характеристику кандидата на работу.     
5. Квалификационное собеседование или техническое интервью. На нем оценивают профессиональные качества и способности, а также специфические знания и навыки, которые помогут человеку работать качественно. Проводят тестирование, если оно предусмотрено списком инструментов набора персонала.
6. Медицинское освидетельствование. Такая процедура обязательна лишь в некоторых случаях. Например, без нее не обойтись, если на работу принимают сотрудников общепита, госслужащих и людей других профессий, прописанных в ст. 213 ТК РФ. 
7. Финальное собеседование. На этом этапе принимают окончательное решение – брать человека на работу или нет. Часто на беседу приходит директор предприятия или начальник отдела, если подбор кадров доверено рекрутерам. Так руководители лично знакомятся с будущими сотрудниками и выносят вердикт. 
8. Выход на работу. Нередко HR-специалист продолжает работу с кандидатом, даже если тот уже приступил к своим обязанностям. Специалист может помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе и в компании в целом. 

Система подбора персонала в организации

Чем на предприятии качественнее сотрудники, тем лучше удается конкурировать на рынке – этот закон знает любой руководитель. Именно хорошие кадры способны превратить компанию в лидера рынка, увеличить прибыль, сформировать безупречный имидж, вызывая тем самым доверие у заказчиков и клиентов. Поэтому так важна системная работа в подборе и отборе персонала в организации. 

Система нужна и для того, чтобы новые сотрудники быстрее адаптировались в компании, сохраняли лояльность и старались как можно прочнее в ней закрепиться. Это помогает организациям избежать текучки кадров, быть продуктивнее, сохранять деловую репутацию, поднимать качество услуг и товаров, то есть зарабатывать больше. 

Это интересно! Согласно исследованию компании-разработчика HRTech-решений TalentTech, большинство российских фирм и предприятий в 2023 году планировали сделать упор на удержание сотрудников. Для 71% опрошенных HR-менеджеров именно эта задача была лидирующей. Тенденция сохранилась и в 2024 году.

Система подбора персонала состоит из таких основных мероприятий: 

• аналитика кадрового обеспечения – какие сотрудники есть, а каких не хватает. Затем HR-менеджер составляет список необходимых вакансий, отталкиваясь от планов компании на будущее;
• формирование стратегии поиска будущих сотрудников: каким требованиям они должны соответствовать, за какой период времени их нужно привлечь, где именно искать; 
• выбор методов подбора персонала в организации – скрининг, прямой поиск, хедхантинг и т.д;
• реализация плана. Сюда входит поиск резюме и публикация вакансий, мониторинг анкет, прозвоны, интервью, сбор рекомендаций, итоговое собеседование;
• подписание трудового договора;
• помощь новенькому сотруднику адаптироваться на новом месте. 

Эффективный подбор персонала

Каждый год условия работы на рынке труда меняются. HR-менеджерам приходится подстраиваться под тренды. Если этого не делать, во всех «бедах» заказчик в итоге обвинит именно отдел рекрутинга.

Чтобы процесс подбора кадров был максимально эффективным в 2023 году, стоит учитывать новые тенденции. Эйчару придется: 

• воспринимать компанию-заказчика как партнера, а именно – погружаться в бизнес-стратегию, чтобы лучше строить планы по подбору персонала. Только так будет известно, какие специалисты помогут укрепиться на рынке, а каких нужно заменить;
• более тщательно мониторить эффективность сотрудников, собирать обратную связь как от работников и руководителя, так и от клиентов;  
• постоянно мониторить аналитику от крупных порталов по поиску работы и исследовательских центров. Цена и эффективность для размещения вакансий меняется, от этого зависит скорость найма;
• сделать так, чтобы подбор персонала стал настоящим проектом со своими целями, задачами, планами;
• если еще процессы не автоматизированы, заняться этим. По прогнозам специалистов в сфере рекрутинга, эйчарам потребуется новый уровень компетенций. Желательно уметь разрабатывать HR-метрики и строить дашборды. Иметь навыки интеграции нескольких решений в одном пространстве – ERP и LMS системы, интегрированные с финансовыми и организационными инструментами. Это 1С, рабочие пространства и облачные хранилища.  

Риски процесса найма работников

В технологии подбора персонала легко совершить ошибки, которые повлекут за собой серьезные последствия. Компания рискует пострадать, потерять репутацию из-за нерадивого нового сотрудника или же, наоборот, проститься с ценным кадром.  

Одни из самых частых ошибок в подборе: 

• не ставить определенные условия работы перед соискателем, не говорить о размере зарплаты и критериях, по которым будет оценен его труд. В итоге ожидания не совпадут, талантливый человек будет разочарован и уволится; 
• утаивать объем работы: в резюме написано одно, на деле круг задач оказывается неограниченным. В таких условиях мало кто сможет трудиться эффективно, тогда компания потеряет деньги; 
• принимать людей, у которых схожий с начальством характер. В этом случае пострадает субординация, будет сложно раскрыть в человеке его сильные стороны и эффективно их использовать в бизнесе;
• принимать людей с большими кредитами или задолженностями у судебных приставов. Часто сотрудники из этого разряда быстро увольняются. У них нет мотивации работать, потому что почти все деньги уходят на погашение кредита. Судебные приставы начинают снимать половину заработка – работнику проще найти неофициальную работу. Поэтому, прежде чем нанимать человека, стоит его тщательно проверить.  

Узнать все о кандидате помогают специальные сервисы. Один из самых удобных – ресурс CheckPerson. Здесь можно в считанные минуты проверить кандидата, в том числе: 

• действительность паспорта;
• нахождение в розыске;
• банкротство;
• кредитный рейтинг;
• судебные дела;
• исполнительные производства;
• задолженности перед судебными приставами. 

Не нужно терять время на мониторинг различных баз данных по отдельности. Всю информацию CheckPerson предоставляет в одном отчете из официальных источников, включая МВД, ГИБДД, ФНС, ФССП. В рамках продукта по проверке соискателя можно выбрать удобный именно для вашей компании пакет проверок. 

Будьте уверены, подбирая кандидатов на любые позиции в компании!