Какие документы нужны при приеме на работу и как их проверить?

Процедура приема на работу имеет особый порядок проведения. После того, как отобраны подходящие резюме, проведены собеседования, выбран кандидат и он принял отправленный оффер, нужно оформить нового сотрудника официально. Работодателю важно учесть все детали, ознакомить будущего сотрудника компании с распорядком и структурой организации и разумеется — подписать трудовой договор. При подписании документов важно опираться на законы РФ, и учитывать, что в разных ситуациях свои особенности и исключения. Расскажем в этой статье, какие документы на работу должен предоставить кандидат перед трудоустройством и как их проверить на подлинность. 

Обязательные документы при приеме на работу 

После того как соискатель прошел всевозможные тестирования и проверки, никаких вопросов как у работодателя, так и у кандидата не осталось, можно перейти на следующий заключительный этап оформления трудового договора, который подтверждает создание трудовых отношений. В ст. 65 трудового кодекса перечислены документы, которые необходимы для его оформления.

Документы для устройства на работу делятся на две основные группы: 

• обязательные (общие) для всех, независимо от рода деятельности;
• важные для конкретного круга лиц или же требуемые в связи со спецификой работы. 

Перечислим списки документов для каждой группы. 

Обязательные документы для устройства на работу:

1. Паспорт для подтверждения личности.
2. Трудовая книжка, в которой отмечен общий рабочий стаж. 
3. СНИЛС. 

Важно! Идентификатор пользователя, который мы зачастую встречаем в виде зеленого свидетельства, уже не выдают. Его заменили на электронный формат. Данный документ необходимо предъявить при трудоустройстве. Этот идентификатор может предоставить ПФР, МФЦ. Стоит отметить, что СНИЛС в электронном виде можно заказать на сайте Госуслуг. 

Если вы потеряли старую зеленую карточку СНИЛС, то восстановление документа в этом формате, к сожалению, невозможно. Иногда случается, что современная карточка СНИЛС теряется, и, казалось бы, номер, указанный на ней, тоже нужно перезаказывать вместе с документом, однако он будет принадлежать вам до того момента, пока в законодательстве не произойдут какие-либо изменения по этому вопросу. 

Каждый, кто когда-либо оформил и получил СНИЛС с личным номером, занесен в систему АДИ-РЕГ, уведомляющую о том, что человек зарегистрирован в Пенсионном фонде России и имеет страховой номер. 

Важно! С 1.09.2021 года данный документ предоставляется в электронном формате для тех, кто оформляется на работу впервые. Здесь уже работодателю необходимо проявить заботу о соискателе и помочь ему получить документ.

Резюмируя, что требуют при устройстве на работу: при устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно.

Документы, необходимые для трудоустройства из-за специфического рода деятельности:

1. Аттестат, диплом об образовании.
2. Справка об отсутствии судимости.
3. Документы воинского учета для военнослужащих.
4. Иностранный паспорт для работников, которые являются гражданами других стран.
5. Военный билет.
6. Удостоверение для призыва на военную службу.
7. Свидетельство о рождении ребенка, не достигшего 14-летия.
8. Свидетельство о браке. Необходимо для оформления полисов ДМС на ближайших родственников, если такая опция предоставляется компанией.

Пакет дополнительных документов при трудоустройстве 

Соискатель, учитывая законы РФ, которые напрямую или частично связаны с устройством на работу, должен с понимаем отнестись к тому, что работодатель вправе запросить у него дополнительные документы, если это предполагают особенности деятельности. Отметим, что запрос работодателем той или иной бумаги должен строго соответствовать российскому законодательству. 

Дополнительные документы для приема на работу:

1. Санитарная книжка.
2. Разрешение на работу.
3. Вид на жительство.
4. Разрешение на временное проживание.
5. Медицинский полис.

Документы, необходимые для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Льготные выплаты положены в особых случаях. Налоговый кодекс РФ позволяет работникам получить льготы в связи с уплатой подоходного налога в виде вычетов. 

Дополнительными правами обладают семьи, в которых три и более несовершеннолетних детей, люди с особенностями здоровья, доноры и тому подобное. Воспользоваться таким преимуществом как социальные выплаты можно в случае представления соискателем документов, которые указаны ниже.

Документы для получения социальных выплат:

1. Справка о доходах. Это документ, подтверждающий размер заработной платы на старом месте работы. Он нужен для расчета выплат по больничному листу.
2. Свидетельство о рождении детей. Может потребоваться для оформления налогового вычета, особых гарантий и компенсаций.
3. Заключение МСЭ (медико-социальной экспертизы) в случае инвалидности. Такой документ необходим, если сотрудник планирует получать льготы.
4. Справка о беременности необходима в случае требования легких условий труда.

Важно! Наниматель обязан принять вышеперечисленные документы соискателя в установленном порядке. 

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Возникают ситуации, когда список нужных документов для трудоустройства будет шире.

Случаи, когда могут потребоваться особые документы для устройства на работу:

• работа по совместительству;
• кандидат на должность является иностранным гражданином;
• соискатель несовершеннолетний. 

Разберем конкретные документы из вышеперечисленных случаев. 

Перечень документов при приеме на работу по совместительству

Это относится к тем сотрудникам, которые находятся на нескольких должностях параллельно в стенах одной компании (внутреннее совместительство), либо же совмещают деятельность сразу в двух и более компаниях (внешнее совместительство). 

Работа по совместительству стала особенно популярной в последнее время. В 2022 году основатель сообщества креаторов Behance и директор по продуктам компании Adobe Скотт Белски даже предложил термин «полигамная карьера». Ее строят и те, кто работают по совместительству, и имеющие небольшие подработки, и те, кто монетизирует свое хобби. 

Общеобязательные документы при трудоустройстве по совместительству (ст.283 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• документ, подтверждающий уровень образования и специальность.

Дополнительно при трудоустройстве по совместительству могут потребоваться:

• выписка из трудовой книжки;
• справка с главного места работы, удостоверяющая сохранность жизни и здоровья сотрудника в случае вредных и даже опасных условий труда;
• документ, подтверждающий использование соискателем транспортных средств и иных устройств согласно условиям труда.

По желанию соискателя в трудовой книжке можно отметить факт совместительства. 

Случаи, когда работа по совместительству запрещена:

• несовершеннолетние, не достигшие 18 лет сотрудники, имеют право заниматься только одним родом деятельности;
• оформить по совместительству нельзя человека, у которого нет другой официальной работы;
• если работа человека косвенно или напрямую связана с управлением транспортными средствами. По совместительству такой же тип деятельности невозможен;
• основное место работы влияет на состояние человека негативно. Условия труда несут пагубные последствия для здоровья;
• работникам ЧОП, которые одновременно замещают выборные оплачиваемые должности в общественных объединениях;
• если ключевое место работы связано с государственной службой, например, то он имеет право совмещать с этой службой только научную, преподавательскую или творческую деятельность. Но и здесь есть свои особенности: госслужащим нельзя заниматься предпринимательской деятельностью;
• и др.

Список документов при приеме иностранного гражданина на работу

Иностранный соискатель может официально трудоустроиться в России после того, как он получит разрешение на это от ФМС. Для получения такого согласия, человек обязан представить документы, указанные ниже.

Документы, необходимые для получения разрешения на работу иностранному гражданину:

• документ, удостоверяющий личность;
• миграционная карта, где оформлены все сведения о гражданине, который нацелен на прибытие и проживание в РФ;
• виза;
• удостоверение на разрешение заниматься какой-либо деятельностью на территории РФ;
• СНИЛС;
• медицинский страховой полис, актуальный на территории РФ;
• ИНН. Оформить данного рода документ необходимо, пусть даже и после заключения трудового договора;
• разрешение на работу или патент.

Важно! Иностранным гражданам нет необходимости предъявлять приписное свидетельство и военный билет. 

Соискателю важно представить все вышеперечисленные документы, за исключением трудовой книжки. Стоит отметить, что о всех действиях с трудовыми взаимоотношениями должно знать МВД РФ:в течение не более трех дней с даты заключения или расторжения договора. 

Порядок трудоустройства иностранного гражданина 

Работодателю необходимо:

1. Проверить статус соискателя, который он занимает на территории РФ (временно проживающий или находящийся на постоянной основе) и тщательно изучить его миграционную карту.
2. Предоставить данные о специфике работы соискателю.
3. Заполнить трудовой договор.
4. Оформить распоряжение в приказном порядке о приеме сотрудника на работу.
5. Создать личную карточку нового сотрудника, где будут отмечены его персональные данные. 

Пакет документов при трудоустройстве несовершеннолетних

Зарабатывать можно и до достижения 18 лет, но здесь есть свои особенности – как и в списке документов, которые нужно предоставить при трудоустройстве, так и в самой деятельности, которой вправе заниматься подросток.

Какие документы на работу требовать от несовершеннолетних: 

• документ, удостоверяющий личность;
• ИНН;
• трудовая книжка, если имеется;
• справка об отсутствии судимости и иных административных правонарушений;
• письменное согласие законных представителей (опекунов) на трудоустройство ребенка, не достигшего возраста 18 лет; 
• письменное согласие законных представителей (опекунов) на обработку персональных данных ребенка;
• направление из центра занятости.

Граждане, которые не достигли возраста 14 лет, могут подрабатывать только в определенных организациях, в список входят сферы кинематографа, театры, концертные организации, работа в качестве спортсмена и тому подобное. Кроме того, работа не должна наносить вред физическому или моральному здоровью ребенка, что гарантирует ст. 63 ТК РФ. 

Образец разрешения на трудоустройство несовершеннолетнего ребенка:

Какие документы нельзя запрашивать при трудоустройстве

Наниматель не имеет права требовать у соискателя документы, которые не фигурируют в трудовом кодексе или в других законах РФ. 

Список документов, которые нельзя требовать от соискателей:

• справка о наличии или отсутствии инвалидной группы. Такой документ может предъявить только соискатель по собственному желанию и в своих целях, например, для получения льгот;
• свидетельство о получении ИНН;
• документ 2-НДФЛ с предыдущего места работы;
• документ о среднем размере заработной платы на предыдущем месте работы;
• какие-либо сведения о личной жизни, например, сведения о наличии детей и семейном положении.

Как проверить документы соискателя для приема на работу

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что работодатель обязан запрашивать документы у соискателя перед трудоустройством опираясь на ТК РФ. Нельзя требовать какие-либо документы, кроме тех, которые учитываются законом. 

Несмотря на то, что соискатель до трудоустройства уже пройдет ряд проверок (тестирование, анкетирование, собеседование, проверка службой безопасности и так далее), работодателю можно дополнительно проверить на подлинность сведения, которые сотрудник предоставил, и выяснить дополнительные факты о нем с помощью различных баз данных. 

Удобнее всего это сделать с помощью сервиса автоматизированных проверок «Проверка соискателя» от CheckPerson. Этот сервис предоставляет информацию исключительно из официальных источников. Проверка проходит оперативно благодаря автоматизированному сбору информации. Все проверки законы и точны.

Есть возможность составить индивидуальный пакет проверок, в соответствии с потребностями вашей компании. Так вам не придется переплачивать за блоки, которые не будут влиять на ваше решение о приеме на работу.

Например, вы можете провести следующие проверки:

• действительность паспорта и ИНН;
• нахождение в розыске, исполнительные производства;
• налоговые начисления, залоги движимого имущества, банкротства(подробный отчет);
• сведения из ЕГРИП / ЕГРЮЛ;
• терроризм и экстремизм;
• кредитный рейтинг;
• дела судов общей юрисдикции,  решения арбитражных судов;
• нахождение физлица в розыске ФСИН;
• реестр дисквалифицированных лиц ФНС и так далее.

Сделав выбор в пользу CheckPerson, вы точно будете уверены в своих сотрудниках. Оставьте заявку на демодоступ и попробуйте сервис «Проверка соискателя» от CheckPerson! Если вы сами устраиваетесь на работу и хотите проверить, какую информацию о вас может получить работодатель, воспользуйтесь сервисом проверок CheckPerson для физических лиц.