Массовый подбор персонала: методы и порядок отбора

Массовый подбор персонала – головная боль для любого HR-специалиста. Что учесть в рекрутинговой кампании? Как снизить риск слить бюджет и подстраховаться от столкновения с нерадивыми сотрудниками? А самое главное, как провести проверку кандидата быстро и качественно? Разбираемся с этими вопросами и рассказываем об эффективных методах массового подбора персонала в помощь HR-специалисту. 

Что такое массовый подбор персонала?

Понятие «массовый подбор персонала» означает рекрутинг большого количества линейных сотрудников на похожие вакансии за определенный срок. HR-специалисту важно оперативно закрыть предложенные компанией вакансии квалифицированными кадрами. Чаще всего идет поиск линейного персонала. 

Главной задачей HR-специалиста является качественный отбор кандидатов по определенным критериям: возраст, образование, опыт работы и другие. Важно оперативно работать с большим количеством информации, обрабатывать заявки и приглашать на собеседование. 

Разница между массовым и точечным рекрутингом

Особенности массового отбора сотрудников:

• оперативный и быстрый поиск сотрудников в кратчайшие сроки;
• распространение нескольких вакансий одновременно;
• широкая воронка на начальном этапе подбора;
• качественная работа с большим количеством информации;
• крупные плановые расходы;
• использование существенных человеческих ресурсов (сил, времени) для массового подбора.

Если в массовом рекрутинге делается акцент на оптимизации процесса поиска сотрудников, то в точечном – на качестве работы и компетенции кандидата. 

Разберем основные различия массового и точечного подбора:

• сжатые временные сроки. Руководитель отдела обозначает четкий план по количеству сотрудников. Это один из показателей KPI рекрутера. За короткий срок необходимо выполнить план; 
• заранее установленные критерии подбора. Универсальные моменты – возраст, опыт работы, мотивация, личные качества; 
• обработка большого количества информации. Массовый подбор персонала подразумевает обработку более ста резюме, столько же приходится совершать звонков. Не стоит забывать о входящих откликах, которые тоже нужно оценить; 
• структурированный рабочий план. У HR-специалиста много дел и мало времени, поэтому важна оптимизация процесса поиска сотрудников – с целью улучшения эффективности работы. Стоит соотносить задачи с ресурсами компании. Массовый подбор исходит из мотивов и стратегий организации, поэтому HR-специалистам необходимо знать компанию изнутри и привлекать к работе рекрутеров; 
• используемые инструменты. Для массового подбора базовыми инструментами являются сайты для поиска работы и входящие отклики. 

Кто занимается массовым подбором персонала

Чаще всего массовый подбор проходит в крупных организациях. Такие компании имеют личный отдел по поиску и найму сотрудников. HR-специалисты знают свою компанию изнутри, поэтому смогут выполнить такое задание качественно, а если будет необходимость, то еще и обучить новых работников. 

Иногда возникает необходимость в привлечении стороннего консультанта, если компании срочно нужно найти сотрудников, опыт в массовом подборе у организации отсутствует, а руководитель хочет избежать ошибок, сэкономив силы и время. Консультант способен помочь HR-специалисту компании в построении плана массового подбора, формировании вакансии, разработке скрипта для телефонного разговора, создании теста, чтобы определить из большого числа кандидатов самых подходящих. 

Массовый подбор требуется чаще всего при наборе линейного персонала:

• торговля: кассиры, продавцы, работники торгового зала (РТЗ), торговые представители, мерчендайзеры;
• офис: отдел продаж, колл-центр, служба поддержки клиентов;
• логистика, склады: водители, диспетчеры, курьеры, грузчики и комплектовщики;
• общепит: повара, официанты, уборщики, фасовщики;
• строительство и производство: рабочие, упаковщики, бригады на вахту.
• частые ситуации поиска людей на однотипные вакансии — открытие нового магазина торговой сети, строительство крупного объекта и тд.  

Необходимость в массовом подборе персонала возникает в нескольких случаях, а именно: 

• развитие бизнеса. Получен тендер, появляются новые бизнес-площадки. В связи с такими преобразованиями потребуется формирование нового штата сотрудников. 
• сезонный спрос. Массовый подбор в этом случае обусловлен тем, что в определенное время года потребность на конкретные товары и услуги возрастает. Например, агрокомплекс в летнее время нуждается в большом количестве сотрудников.
• увольнение сотрудников. Масштабная текучесть кадров чаще всего возникает в производственных кластерах, когда другая организация предлагает более выгодные условия труда, тем самым переманивая на свою сторону сотрудников другой организации. 

В 2020 году интересные коррективы в рабочий процесс внесла пандемия. За время COVID-19 десятки компаний открыли тысячи вакансий. Огромный спрос был на IT-специалистов, контент-менеджеров, операторов call-центра, курьеров. Причиной служили массовая миграция, выход на карантин всего штата, если заболел хоть один сотрудник.  

Трудности в массовом подборе

Топ-4 трудностей и пути их преодоления:

• текучка кадров. К сожалению, этот процесс неизбежен. Из 10 откликнувшихся на вакансию придут только 5 человек. Из 5 человек выберут только 2. Скорее всего, «приживется» на новом месте только 1. Задача HR-специалиста – определить, в какие сроки нужно найти определенное количество кандидатов. 

Решение: важно поддерживать общение  с линейными руководителями искомых кандидатов и со стратегическим отделом организации. Это поможет рационально подойти к поиску новых сотрудников и не тратить лишний раз ресурсы. Также наличие внимательных и ответственных наставников повысит процент оставшихся в штате новичков.

• планирование бюджета. В расходы на массовый подбор входит стоимость рекламы и оплата труда рекрутерам. Первый пункт, как правило, отнимает львиную долю бюджета рекрутинговой кампании. Но при этом не стоит забывать, что чем больше использовано инструментов для поиска сотрудников, тем лучше.

Решение: важно отслеживать показатели эффективности подбора (так называемой воронки найма). Все затраты разделить на общее количество нанятых людей (в том числе – уволившихся) и постоянно следить за цифрами. Старайтесь экономить там, где это возможно. Например, в штате организации постоянно есть один ответственный HR, а рутинные задачи делегируются удаленным специалистам из других регионов или маленьких городов, где средние зарплаты обычно ниже. Также можно организовать удаленный колл-центр из 2-3 человек.  

• ограничения по ТК РФ. В 2013 году вышел закон №162-ФЗ от 02.07.2013, который запрещает указывать ограничения по полу, национальности и т.д. в текстах вакансий. При этом важно найти подходящий способ донесения информации о наборе сотрудников.

Решение: отслеживайте эффективность объявлений по разным каналам связи. Спрашивайте у всех откликнувшихся претендентов, откуда они узнали о вакансии и анализируйте данные. Можно использовать корпоративные поощрения за приведенных знакомых вашими сотрудниками. Это очень эффективный и надежный способ, который поможет улучшить конверсию новичков. 

• риск столкнуться с нерадивыми работниками. Подбор происходит в сжатые сроки, имеет потоковый характер. В этой ситуации проверка проводится недостаточно глубоко. Это повышает риск взять на работу неблагонадежного кандидата. 

Решение: Перед трудоустройством важно проверить соискателя как можно тщательней, используя всевозможные инструменты. 

Методы и инструменты массового подбора

Важно проанализировать как можно больше потенциальных кандидатов, чтобы обеспечить высокое качество подбора персонала. Для этого поиск должен быть хорошо организованным и эффективным, так как время на него ограничено. 

Существует несколько методов поиска и привлечения соискателей:

• ресурсы компании. У кандидата появляется больше шансов на то, чтобы занять вакансию за счет профессиональных знакомств и одобрения действующим сотрудником; 
• ярмарка вакансий и биржи труда. Вакансии можно разместить в центре занятости, на рекрутинговых сервисах hh.ru, SuperJob, Job.ru и онлайн-порталах;
• профильные учебные заведения. В случае отсутствия требования к опыту кандидата можно использовать данный метод;
• социальные сети: ВК, Instagram, Telegram, Одноклассники, Дзен и другие. Разместить объявление можно в тематических группах, так как в них «сидит» теплая аудитория; 
• реклама в СМИ. Телевидение, газета, журналы и другие источники информации; 
• кадровые агентства. Организации, которые специализируются на массовом подборе персонала за сжатые сроки. 

Отметим, что процедура массового рекрутинга подразумевает сочетание инструментов продаж, маркетинга и знаний IT. 

Инструменты массового подбора: 

1. Инструменты отдела продаж: 

• использование воронки;
• продуманный скрипт для теплых и холодных звонков;
• знакомство соискателя с компанией и представление вакансии;
• выявление истинных потребностей соискателя

2. Инструменты маркетинга:

• четкий портрет целевого кандидата;
• эффективность рекламных площадок;
• составление рекламного текста;
• ссылка на рекламируемый продукт для действующих специалистов;
• создание бренда, продвижение торговой марки;
• система заранее продуманных рекламных мероприятий;

3. Инструменты IT:

• цифровые технологии (digital инструменты);
• виртуальные программы-собеседники (чат-боты);
• онлайн-тестирование.

Как проводится массовый подбор: этапы отбора

Существует 4 основных этапа подбора:

   1. Подготовительный. Ключевые моменты:

• вычисление среднего количества соискателей на вакансию; 
• анализ рыночной конкуренции;
• выявление зарплатных ожиданий кандидатов;
• оценка особенностей условий труда.

    2. Отбор кадров: 

• важно проанализировать входящие заявки с помощью экспресс-интервью (телефонного скриннинга). От 20 до 80% кандидатов отсеиваются на первом же этапе отбора;
• групповое собеседование, проводится для 10-15 соискателей. Они в свою очередь должны не только пообщаться с рекрутером, но и пройти психологический тест, на который отводится, примерно, 30-40 минут. 90% соискателей теряют свои позиции;
• Индивидуальное собеседование предполагает общение с отлично подходящими кандидатами. На нем уточняются профессиональные навыки соискателей, опыт работы, мотивация. Продолжительность - не более 15-20 минут. 

Кандидаты, которые успешно прошли индивидуальное собеседование, приглашаются на работу. 

3. Обучение и адаптация

За новыми сотрудниками закрепляются наставники, которые отвечают за обучение и адаптацию кадров на протяжении стажировки (2 недели) и испытательного срока (3 месяца). На данном этапе также проходит отсев новых сотрудников. Остаются только самые подходящие на должность люди. После прохождения испытательного срока, успешной сдачи экзаменов по специальности, сотрудника можно считать официально трудоустроенным. 

4. Анализ результатов

На этом этапе рассчитывается доля официально трудоустроенных сотрудников от общего числа зарегистрированных на обучение соискателей.  Также собирается обратная связь от руководителей отделов с целью улучшения качества дальнейших подборов. 

Воронка и метрика массового подбора

Сначала нужно понять, как создаются воронки найма массового рекрутинга. 

Этапы создания воронки найма при массовом подборе:

1. Создается привлекательное рекламное предложение. На него откликнулось, например, 5 тысяч человек.
2. Следующий этап отбора подразумевает первичный обзвон кандидатов. Как правило, остается только 20%. Таким образом, на этом этапе отсеялось 4 тысячи кандидатов.
3. Собеседование предполагает детальный анализ претендентов. Из тысячи приглашенных кандидатов, примерно, 20% не придут, а 60-70% отсеются в процессе. Так, останется всего 240-320 человек.
4. На этапе стажировки и испытательного срока уйдет еще 5-10%. 216-288 человек остались.
5. Те, кто прошли все вышеперечисленные этапы массового подбора, будут приняты на работу.

Важно понимать, что все цифры – примерные, у любой компании могут быть свои корректировки. Не бойтесь большого количества откликов, размещайте объявления там, где только это возможно. 

Оценка эффективности специалистов по массовому подбору вычисляется с помощью различных метрик. 

Возможные параметры оценки эффективности массового подбора:

• быстрота закрытия вакансий; 
• эффективность работы рекрутера;
• соотношение лидов и каждого этапа воронки;
• скорость получения первых заявок на вакансию;
• стоимость вакансии;
• актуальность вакансии в момент времени.

Ошибки в массовом подборе

• длительная проверка кандидата рекрутерами. Если сначала соискатель пообщается с одним рекрутером, потом с руководителем HR-отдела, затем с отделом продаж и так далее, то, скорее всего, за это время соискателя «перехватит» другая компания, и он откажется от предложенной вами вакансии. Поэтому будет лучше, если кандидат пройдет 1-2 проверки и точно поймет, принят он на работу или нет. 
• завышенные обещания. Компания предлагает официальное трудоустройство, белую зарплату, социальный пакет, проживание иногородним, а на деле соискатель сталкивается с ложными обещаниями и принимает решение покинуть работу. Так компания теряет и рабочие руки, и свои ресурсы. Не вводите кандидата в заблуждение, чтобы не потерять сразу после того, как он узнает реальные условия работы. 
• отсутствие плана найма. В массовом рекрутинге должна быть четкая стратегия. Важно выстроить план работы по принципу воронки продаж. 
• маленький бюджет. Чтобы произвести массовый рекрутинг, важно задействовать как можно больше методов и инструментов для подбора. Для этого понадобиться немалый бюджет. Будьте готовы, продумайте этот момент заранее. 
• непривлекательный имидж компании. Негативные отзывы влияют на решение кандидата по трудоустройству. Если в сети нет ничего положительного о компании, то, скорее всего, соискатель не придет даже на собеседование. Важно развивать HR-бренд, показывать, чем живет компания, какой дружный у нее коллектив и тд. 
• медленная обработка заявок. Часто не хватает нескольких HR-специалистов, чтобы обработать все входящие отклики. А ведь чаще всего отправляют резюме не имеющие опыта кандидаты. Чтобы сэкономить силы и время можно воспользоваться аутсорсингом или автоматизированными сервисами. 
• неудобная логистика. Сложная логистика уже на этапах собеседования влияет на кандидата. Вероятнее всего, соискатель откажется от предложенной вакансии, если основное место работы будет находиться слишком далеко от него. 
• отсутствие автоматизации процесса. Поиск нужного персонала отнимает много сил и времени компании. Важно как можно тщательнее автоматизировать процесс поиска кандидатов. Для этого помогут чат-боты, онлайн-тесты и другие инструменты для массового подбора. Также будет полезным применять автоматизированную проверку кандидатов – это быстрее и надежнее, чем расследование службы безопасности.

Услуги HR-агентств по массовому подбору персонала

Компании, которые ранее не проводили массовый рекрутинг, хотят сэкономить свои ресурсы, но при этом выполнить работу качественно и эффективно, могут воспользоваться услугами HR-агентств. Организация может полностью делегировать обязанности по поиску персонала, либо в самом конце индивидуально провести собеседования с соискателями, которые успешно прошли все предыдущие этапы.

Как сделать поиск эффективным и безопасным

Чтобы массовый рекрутинг был быстрым и эффективным, воспользуйтесь автоматизированными сайтами для проверки кандидата на благонадежность. Использование специальных сервисов принесет точный результат за короткий период времени. Один из таких сервисов – CheckPerson. Автоматическое обновление информации и простота использования — преимущества проверки соискателя с помощью этого сервиса для каждого специалиста по кадрам или сотрудника службы безопасности. Это эффективный способ получить за один клик достоверную информацию из десятков баз данных: 

• МВД;
• ГИБДД;
• Налоговая;
• Федеральная служба судебных приставов; 
• ГИС ГМП (гос. платежи и штрафы); 
• БКИ – кредитная история потенциального сотрудника;
• ЕГРЮЛ и ЕГРИП (регистрация как ИП, руководителя или учредителя фирмы) и так далее.

С помощью сервиса проверки соискателя CheckPerson вы сможете проверить:

• числится или нет паспорт кандидата в базе недействительных паспортов МВД;
• наличие/отсутствие штрафов ГИБДД у кандидата, что особенно важно для проверки водителей;
• наличие задолженностей или даже злостное уклонение от выплаты алиментов;
• кредитный рейтинг (низкие баллы будут означать сомнительную кредитную историю);
• социальные сети и мессенджеры.

Чтобы получить отчет, вам будет нужен паспорт и водительское удостоверение кандидата (не забудьте также запросить письменное согласие третьего лица на проверку, чтобы не нарушить ФЗ «О персональных данных»).  Сотрудники техподдержки помогут выбрать наиболее подходящий для вас пакет проверок или сформировать индивидуальный – в зависимости от ваших потребностей.

Выбирайте сотрудников, опираясь на достоверную информацию. С CheckPerson вы можете быть спокойны за будущее своей компании.