Должностная инструкция – это документ, в котором закреплены служебные обязанности. При приеме на работу именно в ДИ указывается подробно, чем будет заниматься сотрудник. Если вы только обговорили примерный перечень задач с работником, но не закрепили на бумаге его обязанности, в будущем могут возникнуть разногласия и конфликты. Должностные инструкции работников призваны урегулировать все споры еще до момента их возникновения.
В этом материале вместе с юристом Екатериной Крыласовой разберемся, кто составляет должностные инструкции, зачем необходимы эти документы на практике, а также приведем образцы должностных инструкций по отдельным позициям.
Должностная инструкция – что это такое?
Должностная инструкция – это документ, где зафиксированы обязанности сотрудника, который занимает ту или иную должность. В инструкции четко определены требования, условия труда и ответственность работника. Также документ регламентирует права и систему подчинения внутри организации.
«В современном законодательстве, касающемся трудовых отношений, понятие должностной инструкции не фиксируется строго. В первую очередь инструкция необходима для самого работника. Конечно, за нарушение пунктов предусмотрены санкции, а вот исков за несоблюдение сразу всей должностной инструкции не бывает», – рассказывает юрист Екатерина Крыласова.
Должностные инструкции могут быть написаны для всех сотрудников компании либо для каких-то отдельных должностей. Также инструкция может быть составлена и для конкретного специалиста.
Чаще всего это необходимо для редких профессий. Например, если в вашей компании есть флейворист (специалист по разработке натуральных и искусственных ароматизаторов – прим. ред.), то разработка должностной инструкции для него будет проходить в индивидуальном порядке.
Обязательна ли разработка должностных инструкций для каждой компании?
Нет, не обязательна. Можно обойтись без официальных должностных инструкций. Но для ряда структур подобные документы требуются в законодательном порядке.
«К примеру, для госслужащих в правительстве, сотрудников прокуратуры, ФАС и прочих ведомств наличие должностной инструкции обязательно. Кто разрабатывает должностные инструкции в организации и кем подписывается должностная инструкция, определяет ФЗ-79 в статье 47, – подчеркивает Екатерина Крыласова. – Кроме того, должностная инструкция в обязательном порядке входит в состав административного регламента всего госоргана в целом».
Прочие организации вправе выбирать самостоятельно: составлять типовую должностную инструкцию или нет. Все обязанности сотрудников, детали и нюансы рабочего процесса можно включить в трудовой договор, либо оформить в дополнительном соглашении. При этом трудовой договор является обязательным и полноправным элементом трудового права. Следовательно, защищен законом и регулируется в соответствии с актуальными законодательными нормами. В отличие от вариативных должностных инструкций.
В какой форме могут быть прописаны должностные обязанности?
Должностные инструкции могут быть оформлены в виде самостоятельного документа, то есть обособленно и независимо от других бумаг. Также инструкцию можно включить в приложение к основному трудовому договору.
Однако есть нюанс. Даже при оформлении должностной инструкции в самостоятельный документ, в трудовом договоре работодатель обязан указать ссылку на него. И, разумеется, ознакомить с ДИ сотрудника при приеме на работу.
Если инструкция оформлена в виде приложения, важно сделать два экземпляра. Чтобы и у работника, и у работодателя были полные комплекты всех бумаг.
«Все документы после ознакомления должны подписать обе стороны. Если трудовой договор подписан без приложения, то условия приложения не имеют юридической силы. Важно обратить на это особое внимание. Так как в ходе судебного разбирательства суд вправе признать вовсе незаконными те документы, которые не видел и не подписывал сотрудник. Или работодатель, в зависимости от ситуаций, конечно.
Есть простое правило: нет подписи – документ не является документом. Трудовой кодекс в статье 57 часть 2 допускает наличие должностной инструкции и как приложения, и как самостоятельного документа», – рассказывает юрист.
Виды должностных инструкций
Как мы уже говорили выше, инструкции достаточно вариативны, а их наличие не всегда обязательно и необходимо. В целом все их виды можно разделить на два больших блока: индивидуальные типовые. Поговорим подробнее о каждом.
- Индивидуальная должностная инструкция – составляется для конкретного специалиста на определенной должности. Главная особенность таких документов заключается в том, что в них вносятся Ф.И.О. человека и текущая специализация.
- Типовая должностная инструкция – составляется исключительно в рамках той или иной должности.
Как проходит процесс составления должностных инструкций в этих случаях? Приведем несколько примеров.
Пример 1. Представим себе офис среднестатистической управляющей компании (УК). Внутри компании есть отдел по связям с общественностью. В этом отделе есть два старших специалиста по работе с обращениями потребителей. Две девушки, Марина и Полина, трудоустроены в одну компанию на одинаковые должности.
Однако Марина работает с обращениями граждан только по телефону. Отвечает на звонки, беседует с людьми, занимается вопросами горячей линии.
А Полина общается только по электронной почте, отвечает на сообщения в мессенджерах и редкие бумажные письма. В общем, занимается тем же, что и Марина, только без разговоров по телефону.
Несмотря на формально схожие обязанности, у девушек должны быть индивидуальные должностные инструкции. Работодатель обязан зафиксировать обязанности Марины и Полины отдельно, с указанием Ф.И.О каждой и описанием конкретных рабочих обязанностей.
В будущем это поможет избежать споров и конфликтов. И при увольнении одной из девушек новый сотрудник сразу будет погружен в устоявшийся рабочий процесс.
Пример 2. Сергей и Андрей работают на мебельной фабрике. Мужчины собирают мебель и занимают одинаковую должность – сборщик мебели.
У Сергея с Андреем нет разделения обязанностей, оба выполняют одни и те же задачи в соответствии с графиком. Так как в их работе нет каких-либо весомых различий, в этом случае уместна типовая должностная инструкция. Которая подойдет не только Сергею и Андрею, но и всем остальным сборщикам мебели этой фабрики.
Поскольку инструкция типовая, то и указывать в ней персональные данные или Ф.И.О не стоит, достаточно внести в документ должность, описать обязанности и ознакомить с ним специалистов.
Екатерина Крыласова добавляет: «Каждый работодатель из приведенных выше примеров также может принять и другое решение, какую именно должностных инструкцию выбрать, индивидуальную или типовую. Закон в этом случае его никак не ограничивает. Потому что ни в первом, ни во втором примере нет госслужащих, для которых должностная инструкция обязательна.
Если руководство УК решит, что Марина и Полина могут работать и согласно типовой должностной инструкции – это не будет нарушением. То же касается и мебельной фабрики. Для Сергея и Андрея легитимно сформировать инструкции индивидуально».
| Типовая должностная инструкция | Индивидуальная должностная инструкция |
|---|---|
| Сформирована для конкретной должности | Разработана для конкретного сотрудника на определенной должности |
| Нет персональных данных сотрудников | Включает персональные данные работника, к примеру Ф.И.О. |
| Подходит для всех людей, занимающих указанную должность | Подлежит замене при увольнении бывшего специалиста |
| Помогает объединить задачи множества специалистов на одинаковых должностях в один документ | Помогает разделить функции при наличии формально одинаковых должностей внутри организации |
Для чего нужно составление должностных инструкций
В первую очередь, разработка ДИ – это способ избежать разногласий и конфликтов. Должностная инструкция, как и любая инструкция, содержит четкий список правил и норм.
Этот документ помогает сотруднику понять, что находится в его зоне ответственности, сориентироваться внутри коллектива.
Также в ДИ часто включают полезные рекомендации, как ускорить тот или иной процесс, а в каких случаях стоит обойтись без спешки. На практике это не формальный документ, а полезная в работе вещь.
Должностная инструкция помогает:
- четко разделить обязанности внутри коллектива;
- показать порядок взаимодействия с руководством;
- грамотно распределить нагрузку среди коллег;
- в спорной ситуации опровергнуть или доказать какой-либо факт. К примеру, незаконное увольнение;
- пройти новичку испытательный срок и быстро адаптироваться;
- подтвердить обоснованность зарплатной вилки у сотрудников с одинаковыми должностями.
Судебная практика: как работодателей спасала грамотная должностная инструкция
«К сожалению, в обществе до сих пор существует стереотип о том, что работодатель всегда и по умолчанию прав. Но это миф. Любое решение можно по крайней мере попытаться оспорить в суде. Сегодня уже достаточно прецедентов в отрасли трудового права. Чаще всего дела связаны с незаконным увольнением или безосновательным лишением зарплаты», – рассказывает Екатерина Крыласова.
Рассмотрим реальную судебную практику на примере одного из процессов Московского городского суда по делу №33-26982. В суд обратилась гражданка М. Женщину уволили за отказ выполнять задачи, которые входят в рамки ее полномочий.
Бывшая сотрудница обратилась в суд с требованием восстановить ее в должности и компенсировать все расходы, мотивируя иск тем, что порученные задачи не входят в ее обязанности.
В ходе заседания работодатель предоставил должностную инструкцию, в которой было сказано, что гражданка М. ознакомлена со списком рабочих задач, а предмет спора включен в список обязанностей бывшей сотрудницы.
Вердикт был вынесен в пользу работодателя, гражданке М. было отказано во всех ее требованиях.
Разделы должностной инструкции
Так как существует несколько видов инструкций, то и разделы могут значительно отличаться в зависимости от организации и содержания документа в целом. Приведем один из вариантов стандартного списка разделов как для типовых, так и для индивидуальных документов.
В должностную инструкцию включают:
- сведения об организации. Если инструкция индивидуальная, то еще и данные работника;
- общие положения с требованиями к сотрудникам: образование, стаж работы и так далее;
- подробный список обязанностей, должностные полномочия;
- права и ответственность сторон;
- условия взаимодействия: кто начальник, а кто подчиненный.
На усмотрение компании список можно дополнять либо сокращать. Допустимо включить параметры эффективности, критерии минимальной и максимальной производительности и другое.
Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
Как правило, разработка должностной инструкции – это прямая задача работодателя. В зависимости от масштабов организации составить документ может штатный юрист, HR-специалист, отдел кадров, секретарь либо кто-то из руководящего звена: непосредственный руководитель, учредитель и так далее.
Содержание инструкции базируется на общих профессиональных стандартах. Однако документ часто дополняется еще и конкретными условиями для той или иной должности.
«Напомню, составить инструкцию в одностороннем порядке и требовать ее выполнения работодатель не может. Важно согласовать все пункты и условия с работниками, а факт ознакомления заверить подписями сторон», – добавляет Екатерина Крыласова.
Как составить должностную инструкцию: все этапы
Представим всю последовательность действий в виде пошагового алгоритма. Некоторые пункты могут варьироваться, однако в общем случае процесс строится следующим образом.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативные документы, касающиеся определенной должности.
Шаг 2. Составить список ключевых обязанностей сотрудника.
Шаг 3. Согласовать корректность документа с юристом.
Шаг 4. Ознакомить работников с положениями инструкции.
Шаг 5. Подписать документ и обеспечить его сохранность.
Есть ли жесткие требования к оформлению должностной инструкции?
Нет, формулировки и пункты работодатели могут менять по желанию. Однако в России существует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования этого госстандарта распространяются на все документы.
Должностная инструкция: образец 2024
Как мы уже отмечали, для каждой должности обязательно должна быть своя инструкция. В этом материале мы собрали самые востребованные образцы.
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция бухгалтера
Должностная инструкция инженера
Должностная инструкция начальника отдела
Должностная инструкция директора
Ошибки при составлении должностной инструкции
«Самые грубые ошибки – любые противоречия действующим правилам и нормам, а также обтекаемые формулировки. А также отсутствие подписи одной из сторон», – отмечает юрист.
Также к распространенным ошибкам относят:
- дублирование полного текста статей Трудового кодекса;
- общие фразы, например, формулировки вроде «выполнение поручений», «исполнение задач» и так далее;
- большой объем инструкции. Не стоит пытаться вместить в документ все и сразу.
Порядок утверждения и подписания должностной инструкции
На первой странице документа обязательно должна быть наложена резолюция руководителя. С его подписью, должностью и инициалами.
В документе должны быть подписи сотрудника. Если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то все экземпляры также стоит подписать. Только в этом случае бумаги считаются официально утвержденными и имеют правовой статус.
Как скорректировать утвержденную должностную инструкцию?
Все зависит от количества изменений. Если корректировки небольшие, то работодатель должен издать соответствующий приказ о внесении изменений.
Если требуются объемные изменения, то проще выпустить новую должностную инструкцию. В таком случае также важно издать приказ о переиздании документа.
Как проверять кандидатов на благонадежность?
Конечно, должностная инструкция помогает работодателям обезопасить себя от неправомерных действий сотрудников. Однако в любом случае стоит еще до приема на работу убедиться в благонадежности кандидатов, чтобы снизить финансовые и репутационные риски.
Современные инструменты могут помочь проверить соискателей и сотрудников по десяткам баз данных всего за несколько минут.Одно из таких решений по автоматизированной проверке предлагает CheckPerson.
Оставьте заявку на демодоступ и получите несколько бесплатных тестовых проверок, чтобы убедиться в полноте и достоверности данных, которые собирает сервис.
