ООО «Авторапорт»
Нижний Сусальный пер., 5с5А, подъезд 1105064Москва
8 800 333-51-16support@checkperson.ru

Прием на работу: как оформить сотрудника

01.12.2023

Checkperson
Нижний Сусальный пер., 5с5А, подъезд 1105064МоскваRU
8 (800) 333 51 16
priem-na-rabotu.

Прием на работу – это важное событие и ответственная процедура как для будущего сотрудника, так и для работодателя. Как выполнить ее безошибочно, избежав подводных камней и скрытых нюансов? Рассмотрим подробно прием на работу, пошаговую инструкцию как оформить работника, в нашем материале.

Может ли сотрудник работать неофициально

Будет ли официальное оформление на работу – вот какой вопрос часто интересует соискателей в первую очередь. Что значит оформление по ТК РФ? Как устраивают на работу официально? 

Есть два типа оформления работника на работу по закону:

  • По обычному трудовому договору, срочному или бессрочному. 

Такое соглашение заключается, если нужен сотрудник на постоянную занятость. Оно может быть оформлено только в письменном виде. Прием на работу регламентирует статья 67 ТК РФ.

  • По договору гражданско-правового характера (договор ГПХ). 

Применяется, если объем задач для работника нерегулярный, или ему необходимо время от времени выполнять какие-то функции. 

Любые трудовые отношения обязательно должны быть документально оформлены – на это закон дает работодателю три дня. Если в течение этого срока необходимые процедуры не были проведены, работодателю грозят штрафные санкции: до 10 тыс. руб. для индивидуальных предпринимателей, и до 100 тыс. руб. для юридических лиц. Кроме того, Социальный фонд РФ и налоговая предъявят компании-нарушителю счет за все недоплаченные отчисления за работника.

С кем можно заключать трудовые договоры

С какого возраста граждане России могут работать? Каков порядок приема на работу? ТК РФ устанавливает следующие нормы.

  1. По возрасту.
  • Дети и подростки младше 14 лет могут официально зарабатывать в сферах творчества и спорта: например, получать деньги за игру в кино, театре или цирке, за фотосъемки или выступления на концертах. То есть дети могут только быть артистами – причем без ущерба собственному физическому здоровью и нравственности, а также в свободное от учебы время. Кроме того, закон им разрешает трудиться как профессиональным спортсменам. Порядок трудоустройства на работу в таких случаях подразумевает письменное согласие родителей. Органы опеки дают согласие на представленные им условия труда, в которых придется работать детям.
  • С 14 лет подростки могут трудоустроиться на легкие работы, не мешающие учебе, с разрешения старших. С этого возраста согласие опеки уже не требуется. 
  • С 15 лет влияние работы на учебу не учитывается. Главное – труд должен быть легким, не ухудшающим здоровье. Все несовершеннолетние перед трудоустройством обязаны получить заключение медиков.
  • С 16 лет с подростком заключают обычный трудовой договор, однако он не может трудиться на вредных или опасных производствах и работать по совместительству.
  • С 18 лет практически все ограничения снимаются, а медосмотр нужно проходить только для работы в сфере общепита, образования, а также для тяжелых и опасных профессий. Совершеннолетний даже может трудоустроиться по совместительству на две и более должности, работать с табачной, алкогольной и наркотической продукцией, эротическим контентом, заниматься аварийно-спасательной деятельностью и т.д. Есть единственное ограничение – о нем ниже.
  • С 20 лет можно работать в организациях, связанных с химическим оружием. 
  1. По полу.

На некоторые виды тяжелого и опасного труда нельзя брать женщин. Например, женский труд незаконен на подземных работах (кроме нефизических, бытовых и санитарных занятий), женщинам нельзя заниматься сваркой и литьем металлов, быть связанными с производством вредных химических соединений, а также цветных и редких металлов. Представительницы слабого пола не могут быть водолазами, камнетесами, пожарными, бурильщиками и т.д. Кроме того, закон установил целый список профессий, в которых женщины могут работать лишь в ограниченной мере. Работодатели в этих сферах должны знать такие правила устройства на работу, касающиеся женщин.

Правила оформления приема на работу иностранных граждан имеют свои особенности, которые рассмотрим далее.

прием сотрудника на работу

Как оформить сотрудника: алгоритм приема на работу

Когда на вакансию выбран кандидат, проведено собеседование и уже есть договоренность о трудоустройстве, остается вопрос: как оформить сотрудника на работу. 

Тот, кто принимает на работу нового сотрудника, должен оформить документы о трудовых отношениях. 

Вот подробная инструкция по приему на работу.

Шаг 1. Запросить у работника документы

Что нужно при устройстве на работу со стороны нового сотрудника? В первую очередь, минимальный пакет документов. В него входят:

  • паспорт РФ или иной удостоверяющий личность документ (случай с иностранцами рассмотрим отдельно); 
  • регистрация по месту пребывания;
  • СНИЛС;
  • документы об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства о курсах повышения квалификации, присвоении разряда и т.д.; 
  • трудовая книжка в бумажной или электронной форме.  

Для несовершеннолетних работников и специалистов некоторых профессий нужна медицинская книжка со свежим медосмотром. Военнообязанным потребуется предоставить соответствующие документы (военный билет).  Кроме того, у кандидатов на некоторые должности могут запросить справку об отсутствии судимости либо отсутствии дисквалификации должностных лиц. 

В некоторых случаях нужно будет иметь водительские права, справку о том, что не было наказаний за употребление психоактивных и наркотических веществ. Кроме того, некоторые работодатели в порядок оформления приема на работу включают предоставление индивидуального номера налогоплательщика (ИНН) работника. А жителям других стран понадобится еще дополнительный пакет документов – об этом мы расскажем дальше. 

Шаг 2. Сотрудник пишет заявление о приеме на работу

Как принять сотрудника на работу? Для этого будущий работник должен подать на имя генерального директора предприятия соответствующее заявление. Оно может быть написано в свободной форме от руки, но проще заполнить готовый бланк. Документ могут подписать и другие ответственные лица, помимо директора.

Шаг 3. Работник проходит медосмотр

Схема приема на работу в некоторых предприятиях подразумевает прохождение медицинского осмотра и оформление медкнижки. Это касается персонала сфер общественного питания, образования, розничной торговли и т.д. Разрешение от медиков придется получить тем, кто устраивается в условия тяжелого и опасного труда: например, на подземные, аварийно-спасательные и пожарные работы и пр. 

Сведения о врачебном осмотре могут как внести в личную медкнижку, так и оформить на отдельном бланке – в этом случае придется продублировать результаты в книжку. Для некоторых должностей потребуется заключение психиатра. 

Шаг 4. Ознакомить работника с локальными актами

Оформление сотрудника на работу включает ознакомление его с локальными актами организации, которые касаются его непосредственной работы. В обязательный перечень входят:

  • регламент трудового распорядка предприятия;
  • инструкции по охране труда и пожарной безопасности;
  • стандарты оплаты за труд;
  • правила работы с персональными данными.

В некоторых компаниях в числе локальных внутренних актов могут оказаться коллективные договоры. 

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Процедура приема на работу раньше содержала обязательное издание приказа о трудоустройстве, но с 2023 года это действие является рекомендательным. Тем не менее большинство работодателей по-прежнему оформляет этот документ, потому что он упрощает ведение внутренней отчетности. Если вы хотите сохранить этот этап, можете воспользоваться образцом и скачать бланки для заполнения.

Шаг 6. Заключить трудовой договор

Каким документом оформляется прием на работу? Закон устанавливает, что заключение трудового договора обязательно входит в общий порядок приема на работу. Данный документ составляется в двух экземплярах: для работодателя и для работника, он подписывается обеими сторонами. 

Договор обычно содержит:

  • название должности, на которую принят сотрудник;
  • сведения об оплате труда: размер ставки, премий, надбавок и бонусов; 
  • данные об испытательном сроке (если он есть);
  • должностные обязанности;
  • условия работы: график, количество рабочих часов и т.д.

В договор могут быть включены дополнительные сведения, указаны какие-то особые условия. Он может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде – в этом случае его подписывают усиленными электронным подписями.

Скачать образец типового трудового договора, бланк

Шаг 7. Внести запись в трудовую книжку

Правильное заполнение трудовой книжки работника – обязанность работодателя. 

Закон устанавливает, в какой срок после приема на работу необходимо внести запись в книжку – это пять рабочих дней. Если работник впервые трудоустраивается, книжку надо будет завести, и с 2021 года она может быть только в электронной форме. Даже при наличии обычной трудовой, некоторые работодатели предлагают сотруднику перейти на электронную, потому что это удобно.

Куда нужно сообщать о сотруднике

Если вы трудоустраиваете бывшего госслужащего, то порядок устройства на работу таких сотрудников включает обязательное извещение прежнего работодателя. 

Данные о сотрудниках, которые числятся на воинском учете, в течение пяти дней (раньше закон давал на это две недели) передаются в военный комиссариат муниципалитета.

О персонале с иностранным гражданством необходимо уведомить органы МВД России.

Процедура оформления на работу – это также направление информации о сотрудниках в Социальный фонд России, объединивший Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. 

порядок приема на работу

Нюансы приема на работу отдельных категорий граждан

Прием работника на работу может включать особые этапы для отдельных категорий трудящихся.

Прием на работу иностранных граждан

Порядок приема на работу иностранцев или рабочей силы без гражданства налагает дополнительные обязательства на работодателя. 

  1. В течение трех дней необходимо уведомить органы МВД о заключении трудового договора с такими работниками.  
  2. Документы об образовании иностранцев требуется перевести на русский язык и верифицировать. 
  3. Работник должен предоставить документы о законности своего пребывания в нашей стране. Если их нет, то рискует не только приезжий, но и работодатель, которого могут привлечь к ответственности за трудоустройство нелегалов.

Стоит добавить, что ряд профессий и сфер деятельности доступен только гражданам России. Этот список устанавливается государством и субъектами, поэтому в разных регионах он отличается. 

Оформление тех, кто устраивается на работу впервые

Как принять человека на работу, если это его первое место? С 2021 года сотрудникам, устраивающимся на работу впервые, заводят только электронные трудовые книжки.  В остальном этапы устройства на работу новичков не отличаются от стандартного порядка. Если новый работник не имеет СНИЛС, предприятие должно подать заявку на его оформление в Социальный фонд.

Прием на работу бывшего госслужащего

Порядок оформления на работу человека, который не ранее чем за два года до этого трудоустройства был на государственной службе, требует уведомить бывшего работодателя. То есть новый наниматель должен сообщить о приеме экс-госслужащего в течение десяти дней на его прежнее место работы. 

Прием временного работника

Правила приема на работу временного сотрудника устанавливают заключение срочного трудового договора. Данный прием на работу (оформление временных трудовых отношений) возможен только в некоторых, установленных законом случаях. К ним относятся:

  • работы сроком менее двух месяцев; 
  • сезонный труд;
  • работы за рамками обычных обязанностей;
  • командировки за рубеж;
  • общественные работы и альтернативная служба;
  • деятельность в рамках расширения производства;
  • стажировка;
  • деятельность избирательных органов.

Кроме того, срочный договор абсолютно со всем персоналом имеют право заключать организации малого предпринимательства, в штате которых не более 35 работников (в сферах розницы и бытовых услуг – до 20 сотрудников). 

Вот пример оформления срочного трудового договора.

Вы можете скачать бланк срочного трудового договора для заполнения.

Прием сотрудника по совместительству

Прием сотрудника на работу по совместительству – то есть на вторую или даже третью работу – также оформляется трудовым договором. Порядок принятия на работу и перечень документов стандартный – такой же, как и по основному месту трудоустройства. 

Однако для совместителей есть несколько ограничений:

  • несовершеннолетние не могут работать по совместительству;
  • руководители не могут занимать аналогичные должности на других предприятиях без письменного разрешения основного работодателя;
  • занятые на вредных и опасных производствах (3 и 4 класс) не могут получить вторую работу в таких же условиях.

Вот заполненный образец договора приема работника по совместительству, а также бланк трудового договора совместителя для скачивания и самостоятельного заполнения.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Условия приема на работу несовершеннолетних и специалистов до 20 лет мы уже подробно разобрали. Остается вопрос об оформлении пожилых работников. Отказать соискателю предпенсионного возраста можно только в случае, если он не подходит объективным причинам, деловым качествам. Сам факт достижения такого возраста – не основание для отказа в трудоустройстве.

Как проверить соискателя на благонадежность

Принятие на работу нового сотрудника – ответственное дело. Благонадежность будущего коллеги особенно важна, если речь идет о должностях, связанных с материальной ответственностью или руководящими постами. Требования к сотруднику при приеме на работу в этом случае особенно строги. 

Необходимо убедиться в том, что одним из ключевых специалистов вашей организации станет порядочный человек, не имеющий судимостей, профессиональных дисквалификаций, неуплаченных штрафов, алиментов или текущих исполнительных производств. Человек с подобным прошлым может действовать в личных интересах и в ущерб компании, чтобы справиться со своими долгами. Поэтому процесс приема на работу таких специалистов обязательно проводится с участием службы безопасности предприятия. Если в вашей организации ее нет, можно легко и быстро оценить благонадежность соискателя с помощью автоматизированного онлайн-сервиса проверки соискателей и сотрудников от CheckPerson. Эта мера предосторожности сделает прием персонала менее рискованным. 

Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы оценить полноту отчетов и получите две бесплатные тестовые проверки, которые позволят убедиться в достоверности данных. Вы сможете проверить действительность документов, кредитный рейтинг, наличие исполнительных производств в отношении кандидата и многое другое. Сотрудники техподдержки помогут выбрать пакет, идеально подходящий под запросы вашей компании.

Проверьте данные сейчас

Это легко, безопасно и быстро

Паспортные данные

Водительское удостоверение

Отчеты доступны в тарифах для Бизнеса и физических лиц. При этом обязательным условием для отправки запроса на формирование отчета является наличие согласия проверяемого физического лица на обработку персональных данных, полученного в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных».

Данные
для бизнеса

Подготовили особые предложения
по проверкам данных для вашего бизнеса

Бесплатный гайд

«Как проверить персонал перед приемом на работу»