Качественный подбор персонала существенно влияет на деятельность компании. Это избавляет работодателя от необходимости постоянно искать новых сотрудников, а правильно подобранный специалист способствует повышению прибыли. Одним из наиболее эффективных инструментов в этом процессе является профиль должности.
Что это такое, как профиль должности помогает бизнесу, как его правильно составить и найти идеального кандидата — в нашей статье. В теме помогает разобраться основатель и руководитель компании HRExperts Денис Хартьян.
Что такое профиль должности
Профиль должности — это документ, который описывает основные обязанности, требования и компетенции, связанные с конкретной позицией в организации. Он помогает определить, какие навыки, знания и опыт необходимы для успешного выполнения задач. Чаще всего профиль составляют еще до начала подбора кандидатов.
Этот инструмент полезен не только для поиска новых сотрудников, но и для оценки текущих работников, а также определения перспектив их развития.
«Работа по оценке компетенций на соответствие профилю должности — критично важный процесс, который важно выполнять как на этапе подбора, так и на этапе развития сотрудников», — подчеркнул Денис Хартьян.
Портрет идеального сотрудника и профиль должности — в чем разница?
В HR-среде нередко можно встретить еще один близкий по смыслу термин — «портрет идеального кандидата». Это почти то же, что и профиль должности, но в более расширенном варианте.
Портрет сотрудника предполагает описание подходящих для должности человеческих качеств, в том числе цели и мотивы сотрудника, тип личности. То есть портрет кандидата на должность предполагает скорее собирательный образ того, кого работодатель (например, начальник или владелец компании) хочет видеть на данной должности и какой должен быть сотрудник.
Зачем составлять профиль кандидата?
Составление профиля должности позволяет компании наращивать выручку и более грамотно выстраивать процессы управления персоналом.
Рассмотрим подробнее, какие проблемы он решает.
- Точный отбор кандидатов и более глубокая оценка компетенций → снижение количества неподходящих кандидатов.
«Например, приходит человек с опытом коротких продаж на позицию менеджера по проектным сделкам с циклом до года. Кандидата будет демотивировать отсутствие быстрых продаж, и велика вероятность, что такой сотрудник не задержится в компании. Во избежание таких ошибок важно предварительно составлять профиль должности и учитывать в том числе мотивационные факторы, важные для кандидата», — поясняет Денис Хартьян.
- Формулирование четких требований → ускорение процесса найма.
Нанимающие менеджеры не всегда могут четко прописать, чего ждут от кандидатов. Особенно часто такое встречается в небольших компаниях и организациях с еще не систематизированными процессами.
«Профессионализм HR состоит в том, чтобы задать грамотные вопросы нанимающему менеджеру и на основе его ответов сформулировать профиль должности. Это не всегда получается с первого раза, но уже даже по базовому профилю можно отобрать кандидата. Далее этот профиль можно откалибровать на основе дополнительных индикаторов, озвученных на собеседовании», — объясняет эксперт.
- Составление индивидуального плана развития (ИПР) для действующего сотрудника.
Профиль должности позволяет выявить, какие компетенции нужно развить работнику для конкретной должности.
«Пример из практики: пришел отличный тренер по продажам, но он помогал развивать не те компетенции, которые нужны компании. На практике они попросту не сочетались с реальными процессами. По итогам такого обучения бизнес может потерять и обученных сотрудников, и потенциальную выручку, которую они должны были принести», — пояснил Денис Хартьян.
- Сокращение увольнений на испытательном сроке (ИС).
Более точный подбор позволяет закреплять новичков в компании. Они изначально четко понимают, что от них ожидается на конкретной позиции.
«Это особенно важно для небольших компаний, где функционал сотрудников часто размыт. В таких организациях подбирают людей, готовых заниматься всем. Это имеет свои плюсы и минусы: человек берется за множество задач сразу, но результат может быть недостаточно качественным», — подчеркнул руководитель HR Experts.
Как составить профиль должности: пошаговая инструкция
Профиль должности имеет большое значение в процессе подбора кадров. Работа в этом направлении хоть и требует определенных ресурсов, но все-таки окупается: в штат приходит надежный и действительно подходящий человек. Это значит, что больше тратить деньги на поиск и адаптацию компании не придется.
«Разработка профиля должности — это самый важный этап, без которого есть риск потерять в процессе подбора много времени и ресурсов впустую. К тому же, для рекрутера есть риск утратить доверие нанимающего менеджера из-за множества нецелевых кандидатов», — рассказал Денис Хартьян.
Рассмотрим, как составляют профиль должности на практике в HRExperts.
Выбор ответственного за составление
Формирование профиля должности поручают HR-менеджеру, обладающему экспертностью и профессионализмом в подборе кандидатов на такие же и/или схожие позиции. Это одни из важнейших факторов для данной работы.
Заполнение брифа
Заказчику выдается форма, в которой он указывает свои требования и пожелания. На заполнение нужно отвести время, чтобы компания сформулировала свои требования и условия.
Пример одного из пунктов брифа для компании-заказчика
Что указывают в брифе:
- общие сведения о компании, в том числе виды деятельности и численность штата;
- сведения о вакансии, опыт подбора на должность (причины отказов), цели и задачи;
- требования к кандидатам (стаж, прошлые должности, опыт работы, компетенции, специфические требования);
- информация о должности (цели, задачи, в том числе бонусы, соцпакет, расположение офиса);
- зарплата (от чего зависит и как будет формироваться);
- сайт, соцсети компании, презентации;
- технологии отбора (этапы, собеседования).
«Видео-презентации или видеообращение генерального директора помогают рекрутерам лучше понять культуру компании и подобрать тех, кто будет ей соответствовать. Иногда мы дорабатываем систему материальной мотивации вместе с заказчиком, так чтобы она была интересна кандидатам и без доп расходов для заказчика. Что касается технологий отбора, сейчас решение желательно принимать за один-два дня, потому что на профессионалов идет настоящая охота и они могут получать по несколько предложений в день, от разных компаний», — делится Денис Хартьян.
Изучение брифа
Эксперт изучает информацию от заказчика, в том числе на соответствие отраслевым профилям должности.
«Несоответствия, если таковые есть, мы обсуждаем. Например, если для главного специалиста добавляют функционал специалиста первой категории, и наоборот. В таком случае рекомендуем перераспределить функции. Это нужно, чтобы профиль должности соответствовал и отраслевым стандартам, и бизнес-процессам компании», — пояснил руководитель HRExperts.
Анализ рынка
Далее проводится анализ рынка: сколько на нем кандидатов, какие у них зарплатные ожидания. Исходя из ситуации, требования могут быть скорректированы — уровень зарплаты, система мотивации и так далее.
Публикация предложения
Вакансию размещают не только на работных сайтах, но и во всех доступных каналах, где можно найти работника.
«Мы также активно ищем кандидатов по списку компаний-доноров, отраслевым базам, по своей базе кандидатов. В HRExperts, например, последняя состоит из более чем 150 тысяч специалистов», — пояснил руководитель компании.
Отбор кандидатов
Затем HR-специалист отбирает наиболее целевых кандидатов и проводит с ними интервью, оценивает компетенции, деловые качества, дает тестовое задание. Затем он направляет заказчику уточненное резюме по финальным кандидатам и комментарий консультанта с оценкой.
Что оценивают на первичном интервью:
- профессиональные и личностные компетенции;
- мотивационные факторы;
- личностные данные;
- факторы риска;
- безопасность по открытым источникам;
- рекомендации с предыдущих мест работы.
На этом этапе можно сэкономить время, доверив проверки благонадежности кандидата автоматизированной системе. Сервис от CheckPerson через три минуты после запроса выдаст комплексный отчет о правовой и финансовой благонадежности человека.
Помимо прочего, HR-специалист проводит дополнительное тестирование, чтобы глубоко оценить конкретные компетенции и минимизировать ошибки при подборе.
Выбор и вывод кандидата
Заказчик выбирает из финальных кандидатов того, кто ему больше подходит, выставляет ему оффер и выводит на работу.
«Как правило, неделя — это тестовый период, во время которого заказчику и кандидату нужно убедиться, что они сделали правильный выбор. Затем кандидат выходит проходит испытательный срок», — пояснил Денис Хартьян.
Чаще всего кандидат остается в компании. Если же нет, то специалисты идут навстречу и ищут замену.
Профиль должности: образец
В первую очередь профиль должности ориентируется на бриф, который заполняет заказчик. Денис Хартьян поделился примером брифа, который заполняют клиенты HR Experts:
Скачать образец брифа на подбор кандидата
Топ ошибок при составлении профиля сотрудника
Какие ошибки чаще всего встречаются в процессе составления профиля:
- Размытость требований: «нужен менеджер с горящими глазами».
Для менеджера по продажам нужно указать, что он будет продавать, кому, какой цикл сделки, какой средний чек, какая специфика товара, кто — основные клиенты, какая отраслевая направленность и т.д.
«Если мы не конкретизируем требования, то будем набирать нецелевых сотрудников, с которыми высока вероятность расстаться», — поясняет Денис Хартьян.
- Переизбыток требований: «нужен 5 в 1».
Например, когда ищут HR-менеджера, который будет профессионально заниматься рекрутингом, развитием сотрудников, корпоративной культурой, вести тренинги. Профессионалов во всем сразу не существует. Важно оставить только те требования, которые соответствуют приоритетным целям компании.
- Не учтена корпоративная культура: кандидат не готов следовать правилам.
Например, если он не хочет соблюдать дресс-код, привык к атмосфере на «ты», что не будет соответствовать вашей культуре. Дискомфорт может привести к конфликтам и даже расторжению трудового договора.
- Составление профиля без участия нанимающего менеджера: приходят неподходящие сотрудники.
Руководитель должен уточнить, что ожидает от кандидата.
- Есть список обязанностей, но нет понимания KPI, целей и задач: кандидаты не соглашаются на предложения.
Важно понимать, что KPI должны расти только после адаптации, а реалистичные цели и задачи нужно ставить на разные периоды. В том числе важно расписать ежемесячные, квартальные и годовые цели. Чем больше конкретики, тем понятнее процесс для кандидатов.
«В дополнение важна прозрачность условий работы, четкой привязки вилки зарплат к KPI и других данных», — резюмировал эксперт.
Что делать, если нет кандидатов, соответствующих профилю вакансии?
Бывает и так, что даже после усердной работы не удается быстро найти нужного сотрудника. Как понять, правильно ли составлен целевой профиль должности, и не в нем ли дело?
Грамотный профиль вакансии позволяет:
- свести количество отклоненных кандидатов к минимуму (вы точно знаете, кто нужен компании);
- во время подбора не приходится идти за уточнениями к заказчику (вы владеете всей нужной информацией и можете поделиться ей с кандидатами);
- вакансию закрыли быстрее, чем в аналогичных историях на рынке или в этой же компании.
Если же подходящего кандидата найти не удается, важно прорабатывать другие варианты, которые помогут справиться с этой задачей: пересмотреть требования и/или зарплатные условия, искать кандидатов в других каналах, использовать другие технологии поиска и выхода на кандидатов и другое. Всегда стоит учитывать дефицит кадров во многих сферах — хороших сотрудников сейчас расхватывают на лету.
