Возникшая на рынке труда напряженность, когда количество вакансий значительно превышает число резюме, заставляет компании минимизировать срок адаптации новых сотрудников. Это, в свою очередь, нередко приводит к высокой текучке кадров – в случае, если в погоне за скоростью жертвуют качеством процесса.
А вот в компаниях, уделяющих подбору и адаптации персонала должное внимание, лояльность работников выше, что приводит к продолжительному и плодотворному сотрудничеству. Как грамотно составить план адаптации, от чего зависит ее эффективность и скорость – разбираемся вместе с экспертом Тимуром Новопашиным – партнером по подбору персонала в странах СНГ и Европе (Wolt, Hays).
Что такое адаптация персонала и для чего она нужна?
Адаптация персонала – это процесс приспособления новичка к новым условиям труда: коллективу, рабочим задачам, корпоративным нормам. Логично, что как минимум начало адаптации сотрудника на новом рабочем месте приходится на испытательный срок, когда и компания, и работник присматриваются к друг другу.
Благодаря грамотной программе адаптации организация может добиться:
- уменьшения текучести кадров;
- увеличения эффективности труда сотрудника (при условии помощи ему руководителем или коллегами на первых порах);
- повышения лояльности к компании;
- снижения уровня стресса;
- экономии времени всех работников (в том числе руководителей);
- более быстрого приобретения компетенций, необходимых для качественного выполнения новичком поставленных задач.
![снижение уровня стресса у новых сотрудников](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/snizhenie-stressa-sotrudnikov.jpg)
Кто должен отвечать за адаптацию персонала?
За организацию процесса адаптации персонала в компании могут отвечать различные подразделения, но чаще всего эта обязанность ложится на плечи HR-специалистов, кадровиков, руководителей отделов или рядовых сотрудников, назначенных наставниками для новичков.
«Если не брать во внимание малый бизнес, как правило, компании вырабатывают строгий регламент введения нового сотрудника в коллектив, – подчеркивает Тимур Новопашин. – Документ, которым регулируется помощь новичку, называется положение об адаптации; в него, в свою очередь, входит план адаптации».
В каждом шаге плана адаптации отмечается ответственный за ту или иную часть процесса приспособления работника к новой должности: так происходит в компаниях, численность сотрудников которых стартует от 100-200 человек.
Так, HR-менеджеры и/или кадровики следят, чтобы адаптация проходила в соответствии с планом. Руководители помогают новому сотруднику получить необходимые для работы в данной должности компетенции, ставя перед новичком соответствующие его навыкам и умениям задачи. Коллеги-наставники же всегда находятся рядом, чтобы дать совет, поделиться опытом и познакомить новичка с коллективом. В том числе обеспечить понимание, к кому и с каким вопросом нужно обращаться.
От чего зависит эффективность адаптации нового сотрудника?
«Скорость и качество адаптации сотрудника зависит в первую очередь от проработанности плана адаптации, уровня корпоративной культуры», – отмечает Тимур Новопашин.
Также на процесс приспособления нового сотрудника к работе в компании может повлиять:
- Размер компании.
Чем больше организация, тем более структурирован в ней процесс введения новичка в коллектив.
- Качество составленного плана адаптации.
Часто период адаптации совпадает с периодом стажировки, во время которой работника оценивают как сотрудники HR-отдела, так и руководитель.
- Должность и компетенции, которыми обладает новичок.
Если новичок приступает к работе, будучи более или менее готовым к своей должности и задачам компании, ему может потребоваться чуть меньше времени для адаптации. В отдельных случаях срок адаптации может растянуться вплоть до года, особенно если речь идет о руководящей позиции.
- Мотивация нового сотрудника.
Если должность сотрудника предполагает карьерный рост или зависимость его дохода от KPI, то он будет более мотивирован на качественное выполнение должностных обязанностей.
![мотивация новых сотрудников](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/motivacziya-novyh-sotrudnikov.jpg)
Виды адаптации
Существует несколько классификаций видов адаптации, но мы заострим внимание на тех, что используются чаще всего.
- Первичная адаптация – когда речь идет о сотрудниках, которые только приступают к выполнению рабочих обязанностей по профессии и тех, у кого в резюме наблюдается длительный перерыв в работе. В качестве примера приведем студента, обучающегося по специальности «Юриспруденция», который хочет устроиться в адвокатскую коллегию.
- Вторичная адаптация – адаптация новичков, которые начали работать в компании в связи с переходом от одного работодателя к другому. Хорошим примером будет переход топ-менеджера из одной организации в другую.
Более широкая классификация видов адаптации, которую мы приведем ниже, поможет сформировать грамотный план адаптации для нового сотрудника. Важно учесть все нюансы, составляя карту адаптации.
Адаптация может быть:
- Социальная.
Подразумевается ознакомление с корпоративной культурой, знакомство с коллегами и приспособление к новому коллективу.
- Организационная.
Предполагает знакомство со структурой компании.
- Производственная.
Позволяет специалисту адаптироваться в производственной среде и ознакомиться с ПО и техникой, используемой в организации.
- Профессиональная.
Дает человеку возможность приобрести новые навыки и составить примерный карьерный трек для достижения долгосрочных целей в рамках компании.
- Физиологическая.
Определяет границы нового объема работы, условий труда, графика.
- Экономическая.
Позволяет ознакомиться с системой финансового поощрения и наказания.
- Психологическая.
Подразумевает налаживание связей в коллективе.
![этапы адаптации новых сотрудников](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/etapy-adaptaczii.jpg)
Этапы адаптации
«Адаптация начинается в процессе рекрутмента, – уверен Тимур Новопашин. – Уже проходя собеседование, новичок попадает на первую ступень, вернее, этап приспособления к новым рабочим условиям – пребординг».
Пребординг
Пребординг – процесс включения соискателя в корпоративную культуру уже на этапе отбора персонала.
Чего позволяет добиться пребординг:
- облегчает адаптацию соискателя
При грамотном пребординге доступы к аккаунтам корпоративной системы, ознакомление с документацией становятся доступны соискателю не в первый день, а до выхода на работу, когда он подтверждает оффер. Но с учетом защиты информационной безопасности, конфиденциальных сведений и документов компании.
- снижает текучку кадров, quiet quitting
Позволяет создать располагающую к работе атмосферу.
- помогает создать дружелюбную атмосферу в коллективе
Например, благодаря проведению онлайн-встреч нанятого сотрудника с уже действующим коллективом или экскурсий по организации.
«Некоторые соискатели, приняв условия job offer, могут отказаться выходить на работу за сутки до предполагаемой даты, потому что их переманил конкурент, – делится опытом Тимур Новопашин. – Иные люди могут вовсе перестать выходить на связь. Пребординг очень важен».
Для эффективного внедрения пребординга в организации нужно сделать следующее:
- Выявите цели пребординга.
Например, снижение количества сотрудников, увольняющихся через три месяца работы.
- Создайте программу пребординга.
Программа может включить в себя оформление документов, создание аккаунта для нового сотрудника в корпоративной сети, проведение обучения.
- Проведите инструктаж для сотрудников, ответственных за наем.
- Отслеживайте качество пребординга и корректируйте программу, если она показывает низкую эффективность.
После окончания этапа пребординга начинается этап онбординга – то есть очное знакомство с компанией. Он, в свою очередь, также подразделяется на несколько подэтапов.
Онбординг: день первый
Первый день для новичка полон стресса: он попадает в новую среду и составляет впечатление об организации, коллегах и своей непосредственной должности.
«Первый день в основном посвящают знакомству новичка с наставником и коллективом, посещению тренингов и введению в должность, – рассказывает эксперт. – Также ему помогают влиться в корпоративную среду: дают доступ к внутренним ресурсам, помогают настроить технику, делятся полезными контактами».
В некоторых организациях в первый день новичка знакомят с бадди – это может быть сотрудник из того же или смежного отдела, который поможет влиться в коллектив с помощью неформального общения. Иногда организации даже оплачивают такие неформальные встречи – например, ланчи.
Онбординг: День второй
После ознакомительного дня новый работник отправляется на встречу, где его познакомят с планом адаптации. Обычно на ней присутствуют HR-менеджер, руководитель отдела и наставник (если его роль не выполняет начальник).
Во время встречи сотрудник знакомится с поставленными перед ним целями и задачами; часто они фиксируются определенными KPI.
Онбординг: Первый месяц работы в организации
В конце первого месяца сотрудник организации и HR встречаются для обсуждения достигнутых результатов, корректировки плана адаптации и дальнейшего планирования.
В ходе встречи по итогам первого месяца работы нового сотрудника HR выясняет:
- комфортно ли новичку с коллегами;
- какие вопросы и трудности у него возникают в ходе решения поставленных задач;
- получается ли достигнуть целей, как выполняются KPI.
![новый коллектив](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/novichok-i-kollegi.jpg)
Конец испытательного срока (адаптационного периода)
После окончания испытательного срока завершается и период онбординга – в этот момент обе стороны принимают решение о пребывании сотрудника в компании.
«Иногда случается так, что даже с учетом вложенных в новичка усилий и добросовестного выполнения адаптационного плана, он не справляется, – делится опытом Тимур Новопашин. – Это в первую очередь отслеживается по KPI, чтобы все было честно и объективно».
В случае неудачи руководитель и HR проводят беседу с работником, выясняя, с какими сложностями он столкнулся и почему у него не получилось достигнуть запланированных целей. Часто такая ситуация заканчивается увольнением по итогам испытательного срока.
В случае, когда сотрудник качественно выполняет доверенную ему работу во время адаптационного периода, организация закрепляет за ним должность.
Хорошо будет, если сотрудник заполнит адаптационный лист, ответив на вопросы о том, как сам оценивает свою адаптацию, с какими трудностями ему пришлось столкнуться, насколько помог наставник.
Скачать адаптационный лист, образец
Самые распространенные подходы к адаптации
Наиболее распространенными в России подходами к адаптации сотрудников считаются оптический, армейский и партнерский.
Оптический
Подразумевает отсутствие адаптации новичка как таковой; в компаниях, использующих данный подход, самая высокая текучка кадров.
Армейский
Используется в случаях, когда на одну должность претендует несколько новичков; в ходе адаптационного периода руководство присматривается к сотрудникам и выбирает того, кто лучше справляется с задачами.
Партнерский
Считается лучшим на сегодняшний день, потому что предполагает равенство организации – ее представителей, которые помогают новичку адаптироваться, – и человека.
Как ускорить процесс адаптации новичка
Тимур Новопашин отмечает, что полная адаптация сотрудника занимает 6-12 месяцев. Для многих компаний настолько длительная адаптация может оказаться финансово невыгодной (например, в случаях, когда нанятый сотрудник не показывает ожидаемых от него результатов).
«Обычно план адаптации составляют на время, равное трем месяцам – то есть длительности испытательного срока, – продолжает эксперт. – За это время новичок успевает показать, что он умеет, насколько справляется с поставленными задачами».
Чтобы адаптации прошла успешно помогла сотруднику закрепиться на новом рабочем месте, мы рекомендуем использовать следующие инструменты.
Прописать план адаптации
Если в организации нет плана адаптации сотрудников, то в ней с большой вероятностью будет большая текучка кадров. По мнению эксперта, пренебрежение регламентами тоже негативно сказывается на приспособлении новичка к работе.
Ниже вы можете ознакомиться с примером содержания плана адаптации сотрудника. Здесь перечислены моменты, которые нужно учесть при составлении карты адаптации новичка.
![план адаптации](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/plan-adaptaczii-sotrudnika-1024x576.png)
Скачать пример бланка карты адаптации
Проводить обучения и тренинги
Начиная с первого рабочего дня, новичок должен понимать, что его пробелы в знаниях могут быть заполнены с помощью обучающих тренингов и семинаров, которые проводятся в компании.
Закрепить за новичком надежного наставника
Наставничество – полезный инструмент, применяемый в процессе адаптации работника на новом месте. При этом выделяют индивидуальное и групповое наставничество.
Наставником может быть:
- руководитель отдела;
- опытный коллега;
- HR-менеджер.
Помочь новичку стать частью коллектива
Общение с коллегами – одна из важнейших частей рабочего процесса, ведь они могут дать рекомендации, помочь решить вопрос и в целом повысить профессионализм новичка. Кроме того, сотрудникам проще проявлять себя в новом коллективе, если они уверены, что не увидят осуждения от коллег.
Самые распространенные ошибки в процессе адаптации
«В некоторых организациях пренебрегают регламентом и попросту не используют план адаптации сотрудника – наверное, это и есть самая распространенная ошибка», – делится Тимур Новопашин.
Отсутствие плана адаптации в организациях приводит к возникновению следующих проблем:
- Непонимание того, какие цели и задачи стоят перед новичком.
Это приводит к расхождению ожидания и реальности в глазах начальства: на собеседовании человек мог зарекомендовать себя как очень опытного специалиста, а в работе – не смог проявить заявленные качества из-за отсутствия понимания своей зоны ответственности.
- Суматошное и неорганизованное проведение адаптации.
В результате у новичка может сложиться негативное отношение к организации.
- Выделение короткого срока на адаптацию сотрудника.
Неделя и меньше при стандартном сроке в три месяца.
- Непринятие работника устоявшимся коллективом.
Отсутствием такого простого инструмента, как план адаптации, организация усложнят процесс рекрутмента и увеличивает траты на него.
![проверка сотрудника на благонадежность](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/06/blagonadezhnye-sotrudniki.jpg)
Как нанимать благонадежных сотрудников?
Подбор и адаптация персонала – энергозатратный процесс для сотрудников, ответственных за него, и дорогое «удовольствие» для компаний. В связи с этим мы рекомендуем проводить проверку кандидата на благонадежность перед собеседованием или отправкой job-offer, что легко сделать с помощью сервиса CheckPerson.
Сервис позволяет генерировать отчет за три минуты с использованием данных более чем из 70 официальных источников (ФНС, картотеки арбитражных дел, базы ГИБДД и других). Отчет приходит в удобном формате, его можно распечатать или переслать потенциальному руководителю новичка.
![проверка соискателя онлайн](https://articles-assets.checkperson.ru/2024/07/proverka-soiskatelya-checkperson-chto-vhodit-v-otchet.png)
С помощью сервиса можно проверить:
- действительность паспорта;
- нахождение в розыске;
- кредитный рейтинг;
- историю участия в процессах банкротства и делах судов общей юрисдикции;
- информацию о соцсетях кандидата и другое.
Оставьте заявку на демодоступ, это позволит вам оценить наполнение отчета, а после – оформить тестовый доступ на несколько бесплатных реальных проверок, которые позволят убедиться в достоверности данных, а также определить, какой тариф подойдет вашей организации.
Удостоверьтесь в благонадежности соискателей и действующих сотрудников быстро и эффективно, чтобы сократить репутационные риски организации.