Возникшая на рынке труда напряженность, когда количество вакансий значительно превышает число резюме, заставляет компании минимизировать срок адаптации новых сотрудников. Это, в свою очередь, нередко приводит к высокой текучке кадров – в случае, если в погоне за скоростью жертвуют качеством процесса.
А вот в компаниях, уделяющих подбору и адаптации персонала должное внимание, лояльность работников выше, что приводит к продолжительному и плодотворному сотрудничеству. Как грамотно составить план адаптации, от чего зависит ее эффективность и скорость – разбираемся вместе с экспертом Тимуром Новопашиным – партнером по подбору персонала в странах СНГ и Европе (Wolt, Hays).
Что такое адаптация персонала и для чего она нужна?
Адаптация персонала в организации – это процесс, который сотрудник проходит с момента найма на должность до полной интеграции в коллектив и рабочую среду. Длительность этого этапа зависит от отрасли, должности, специфики работы компании и психологических особенностей самого человека. Логично, что как минимум начало адаптации сотрудника на новом рабочем месте приходится на испытательный срок, когда и компания, и работник присматриваются к друг другу.
Благодаря грамотной программе адаптации организация может добиться:
- уменьшения текучести кадров;
- увеличения эффективности труда сотрудника (при условии помощи ему руководителем или коллегами на первых порах);
- повышения лояльности к компании;
- снижения уровня стресса;
- экономии времени всех работников (в том числе руководителей);
- более быстрого приобретения компетенций, необходимых для качественного выполнения новичком поставленных задач.
Кто должен отвечать за адаптацию персонала?
За организацию процесса адаптации персонала в компании могут отвечать различные подразделения, но чаще всего эта обязанность ложится на плечи HR-специалистов, кадровиков, руководителей отделов или рядовых сотрудников, назначенных наставниками для новичков.
«Если не брать во внимание малый бизнес, как правило, компании вырабатывают строгий регламент введения нового сотрудника в коллектив, – подчеркивает Тимур Новопашин. – Документ, которым регулируется помощь новичку, называется положение об адаптации; в него, в свою очередь, входит план адаптации».
В каждом шаге плана адаптации отмечается ответственный за ту или иную часть процесса приспособления работника к новой должности: так происходит в компаниях, численность сотрудников которых стартует от 100-200 человек.
Так, HR-менеджеры и/или кадровики следят, чтобы адаптация проходила в соответствии с планом. Руководители помогают новому сотруднику получить необходимые для работы в данной должности компетенции, ставя перед новичком соответствующие его навыкам и умениям задачи. Коллеги-наставники же всегда находятся рядом, чтобы дать совет, поделиться опытом и познакомить новичка с коллективом. В том числе обеспечить понимание, к кому и с каким вопросом нужно обращаться.
От чего зависит эффективность адаптации нового сотрудника?
«Скорость и качество адаптации сотрудника зависит в первую очередь от проработанности плана адаптации, уровня корпоративной культуры», – отмечает Тимур Новопашин.
Также на процесс приспособления нового сотрудника к работе в компании может повлиять:
- Размер компании.
Чем больше организация, тем более структурирован в ней процесс введения новичка в коллектив.
- Качество составленного плана адаптации.
Часто период адаптации совпадает с периодом стажировки, во время которой работника оценивают как сотрудники HR-отдела, так и руководитель.
- Должность и компетенции, которыми обладает новичок.
Если новичок приступает к работе, будучи более или менее готовым к своей должности и задачам компании, ему может потребоваться чуть меньше времени для адаптации. В отдельных случаях срок адаптации может растянуться вплоть до года, особенно если речь идет о руководящей позиции.
- Мотивация нового сотрудника.
Если должность сотрудника предполагает карьерный рост или зависимость его дохода от KPI, то он будет более мотивирован на качественное выполнение должностных обязанностей.
Виды адаптации
Существует несколько классификаций видов адаптации, но мы заострим внимание на тех, что используются чаще всего.
- Первичная адаптация – когда речь идет о сотрудниках, которые только приступают к выполнению рабочих обязанностей по профессии и тех, у кого в резюме наблюдается длительный перерыв в работе. В качестве примера приведем студента, обучающегося по специальности «Юриспруденция», который хочет устроиться в адвокатскую коллегию.
- Вторичная адаптация – адаптация новичков, которые начали работать в компании в связи с переходом от одного работодателя к другому. Хорошим примером будет переход топ-менеджера из одной организации в другую.
Более широкая классификация видов адаптации, которую мы приведем ниже, поможет сформировать грамотный план адаптации для нового сотрудника. Важно учесть все нюансы, составляя карту адаптации.
Адаптация может быть:
- Социальная.
Подразумевается ознакомление с корпоративной культурой, знакомство с коллегами и приспособление к новому коллективу.
- Организационная.
Предполагает знакомство со структурой компании.
- Производственная.
Позволяет специалисту адаптироваться в производственной среде и ознакомиться с ПО и техникой, используемой в организации.
- Профессиональная.
Дает человеку возможность приобрести новые навыки и составить примерный карьерный трек для достижения долгосрочных целей в рамках компании.
- Физиологическая.
Определяет границы нового объема работы, условий труда, графика.
- Экономическая.
Позволяет ознакомиться с системой финансового поощрения и наказания.
- Психологическая.
Подразумевает налаживание связей в коллективе.
Этапы адаптации
«Адаптация начинается в процессе рекрутмента, – уверен Тимур Новопашин. – Уже проходя собеседование, новичок попадает на первую ступень, вернее, этап приспособления к новым рабочим условиям – пребординг».
Пребординг
Пребординг – процесс включения соискателя в корпоративную культуру уже на этапе отбора персонала.
Чего позволяет добиться пребординг:
- облегчает адаптацию соискателя
При грамотном пребординге доступы к аккаунтам корпоративной системы, ознакомление с документацией становятся доступны соискателю не в первый день, а до выхода на работу, когда он подтверждает оффер. Но с учетом защиты информационной безопасности, конфиденциальных сведений и документов компании.
- снижает текучку кадров, quiet quitting
Позволяет создать располагающую к работе атмосферу.
- помогает создать дружелюбную атмосферу в коллективе
Например, благодаря проведению онлайн-встреч нанятого сотрудника с уже действующим коллективом или экскурсий по организации.
«Некоторые соискатели, приняв условия job offer, могут отказаться выходить на работу за сутки до предполагаемой даты, потому что их переманил конкурент, – делится опытом Тимур Новопашин. – Иные люди могут вовсе перестать выходить на связь. Пребординг очень важен».
Для эффективного внедрения пребординга в организации нужно сделать следующее:
- Выявите цели пребординга.
Например, снижение количества сотрудников, увольняющихся через три месяца работы.
- Создайте программу пребординга.
Программа может включить в себя оформление документов, создание аккаунта для нового сотрудника в корпоративной сети, проведение обучения.
- Проведите инструктаж для сотрудников, ответственных за наем.
- Отслеживайте качество пребординга и корректируйте программу, если она показывает низкую эффективность.
После окончания этапа пребординга начинается этап онбординга – то есть очное знакомство с компанией. Он, в свою очередь, также подразделяется на несколько подэтапов.
Онбординг: день первый
Первый день для новичка полон стресса: он попадает в новую среду и составляет впечатление об организации, коллегах и своей непосредственной должности.
«Первый день в основном посвящают знакомству новичка с наставником и коллективом, посещению тренингов и введению в должность, – рассказывает эксперт. – Также ему помогают влиться в корпоративную среду: дают доступ к внутренним ресурсам, помогают настроить технику, делятся полезными контактами».
В некоторых организациях в первый день новичка знакомят с бадди – это может быть сотрудник из того же или смежного отдела, который поможет влиться в коллектив с помощью неформального общения. Иногда организации даже оплачивают такие неформальные встречи – например, ланчи.
Онбординг: День второй
После ознакомительного дня новый работник отправляется на встречу, где его познакомят с планом адаптации. Обычно на ней присутствуют HR-менеджер, руководитель отдела и наставник (если его роль не выполняет начальник).
Во время встречи сотрудник знакомится с поставленными перед ним целями и задачами; часто они фиксируются определенными KPI.
Онбординг: Первый месяц работы в организации
В конце первого месяца сотрудник организации и HR встречаются для обсуждения достигнутых результатов, корректировки плана адаптации и дальнейшего планирования.
В ходе встречи по итогам первого месяца работы нового сотрудника HR выясняет:
- комфортно ли новичку с коллегами;
- какие вопросы и трудности у него возникают в ходе решения поставленных задач;
- получается ли достигнуть целей, как выполняются KPI.
Конец испытательного срока (адаптационного периода)
После окончания испытательного срока завершается и период онбординга – в этот момент обе стороны принимают решение о пребывании сотрудника в компании.
«Иногда случается так, что даже с учетом вложенных в новичка усилий и добросовестного выполнения адаптационного плана, он не справляется, – делится опытом Тимур Новопашин. – Это в первую очередь отслеживается по KPI, чтобы все было честно и объективно».
В случае неудачи руководитель и HR проводят беседу с работником, выясняя, с какими сложностями он столкнулся и почему у него не получилось достигнуть запланированных целей. Часто такая ситуация заканчивается увольнением по итогам испытательного срока.
В случае, когда сотрудник качественно выполняет доверенную ему работу во время адаптационного периода, организация закрепляет за ним должность.
Хорошо будет, если сотрудник заполнит адаптационный лист, ответив на вопросы о том, как сам оценивает свою адаптацию, с какими трудностями ему пришлось столкнуться, насколько помог наставник.
Скачать адаптационный лист, образец
Самые распространенные подходы к адаптации
Наиболее распространенными в России подходами к адаптации сотрудников считаются оптический, армейский и партнерский.
Оптический
Подразумевает отсутствие адаптации новичка как таковой; в компаниях, использующих данный подход, самая высокая текучка кадров.
Армейский
Используется в случаях, когда на одну должность претендует несколько новичков; в ходе адаптационного периода руководство присматривается к сотрудникам и выбирает того, кто лучше справляется с задачами.
Партнерский
Считается лучшим на сегодняшний день, потому что предполагает равенство организации – ее представителей, которые помогают новичку адаптироваться, – и человека.
Как ускорить процесс адаптации новичка
Тимур Новопашин отмечает, что полная адаптация сотрудника занимает 6-12 месяцев. Для многих компаний настолько длительная адаптация может оказаться финансово невыгодной (например, в случаях, когда нанятый сотрудник не показывает ожидаемых от него результатов).
«Обычно план адаптации составляют на время, равное трем месяцам – то есть длительности испытательного срока, – продолжает эксперт. – За это время новичок успевает показать, что он умеет, насколько справляется с поставленными задачами».
Чтобы адаптации прошла успешно помогла сотруднику закрепиться на новом рабочем месте, мы рекомендуем использовать следующие инструменты.
Прописать план адаптации
Если в организации нет плана адаптации сотрудников, то в ней с большой вероятностью будет большая текучка кадров. По мнению эксперта, пренебрежение регламентами тоже негативно сказывается на приспособлении новичка к работе.
Ниже вы можете ознакомиться с примером содержания плана адаптации сотрудника. Здесь перечислены моменты, которые нужно учесть при составлении карты адаптации новичка.
Скачать пример бланка карты адаптации
Проводить обучения и тренинги
Начиная с первого рабочего дня, новичок должен понимать, что его пробелы в знаниях могут быть заполнены с помощью обучающих тренингов и семинаров, которые проводятся в компании.
Закрепить за новичком надежного наставника
Наставничество – полезный инструмент, применяемый в процессе адаптации работника на новом месте. При этом выделяют индивидуальное и групповое наставничество.
Наставником может быть:
- руководитель отдела;
- опытный коллега;
- HR-менеджер.
Помочь новичку стать частью коллектива
Общение с коллегами – одна из важнейших частей рабочего процесса, ведь они могут дать рекомендации, помочь решить вопрос и в целом повысить профессионализм новичка. Кроме того, сотрудникам проще проявлять себя в новом коллективе, если они уверены, что не увидят осуждения от коллег.
Самые распространенные ошибки в процессе адаптации
«В некоторых организациях пренебрегают регламентом и попросту не используют план адаптации сотрудника – наверное, это и есть самая распространенная ошибка», – делится Тимур Новопашин.
Отсутствие плана адаптации в организациях приводит к возникновению следующих проблем:
- Непонимание того, какие цели и задачи стоят перед новичком.
Это приводит к расхождению ожидания и реальности в глазах начальства: на собеседовании человек мог зарекомендовать себя как очень опытного специалиста, а в работе – не смог проявить заявленные качества из-за отсутствия понимания своей зоны ответственности.
- Суматошное и неорганизованное проведение адаптации.
В результате у новичка может сложиться негативное отношение к организации.
- Выделение короткого срока на адаптацию сотрудника.
Неделя и меньше при стандартном сроке в три месяца.
- Непринятие работника устоявшимся коллективом.
Отсутствием такого простого инструмента, как план адаптации, организация усложнят процесс рекрутмента и увеличивает траты на него.
Как нанимать благонадежных сотрудников?
Подбор и адаптация персонала – энергозатратный процесс для сотрудников, ответственных за него, и дорогое «удовольствие» для компаний. В связи с этим мы рекомендуем проводить проверку кандидата на благонадежность перед собеседованием или отправкой job-offer, что легко сделать с помощью сервиса CheckPerson.
Сервис позволяет генерировать отчет за три минуты с использованием данных более чем из 70 официальных источников (ФНС, картотеки арбитражных дел, базы ГИБДД и других). Отчет приходит в удобном формате, его можно распечатать или переслать потенциальному руководителю новичка.
С помощью сервиса можно проверить:
- действительность паспорта;
- нахождение в розыске;
- кредитный рейтинг;
- историю участия в процессах банкротства и делах судов общей юрисдикции;
- информацию о соцсетях кандидата и другое.
Оставьте заявку на демодоступ, это позволит вам оценить наполнение отчета, а после – оформить тестовый доступ на несколько бесплатных реальных проверок, которые позволят убедиться в достоверности данных, а также определить, какой тариф подойдет вашей организации.
Удостоверьтесь в благонадежности соискателей и действующих сотрудников быстро и эффективно, чтобы сократить репутационные риски организации.
