Оценка персонала: методы и этапы анализа эффективности сотрудников

Любая компания – это прежде всего люди, которые в ней работают, и именно они представляют наибольшую ценность, так как влияют на результативность и успех организации. Для повышения показателей эффективности работы компании, ее выхода на новый, более качественный уровень, работодатели все чаще используют такой инструмент, как оценка сотрудников.

В чем заключается система оценки персонала, какие методы оценки сотрудников и кандидатов на должность существуют при приеме на работу, подробно расскажем в нашем материале. В вопросе нам поможет разобраться эксперт, самозанятый HR-консультант Максим Коновалов.

Оценка персонала — что это и зачем она нужна

Оценка персонала – это алгоритм, применяя который HR-специалист выявляет личностные и профессиональные качества сотрудников, анализирует эффективность их деятельности, чтобы улучшить качество управления кадровым составом организации и результаты работы в целом.

«Оценка – ювелирный инструмент в руках HR-специалиста, точность и объективность полученных данных зависит от многих факторов, – отмечает Максим Коновалов. – Один из таких факторов – уровень подготовки самого оценщика. Это своего рода «ученый», который всегда ставит под сомнение полученную информацию и жадно ищет подтверждение или опровержения той или иной гипотезы. От его объективности зависит все».

Для достижения каких целей нужна оценка персонала: 

• понять, как соотносятся затраты на содержание специалиста с его функционалом и фактическим результатом работы – насколько они оправданы, и выгодно ли это;
• оценить потенциал персонала – рассмотреть возможность продвижения тех или иных специалистов по карьерной лестнице, при этом не затрачивая дополнительные ресурсы для привлечения новых кадров и их обучение;
• определить, какую роль в компании выполняет каждый из сотрудников – исключительно роль командного игрока или колоритной личности и индивидуальности.

Также требуется оценка кандидатов при приеме на работу, при анализе эффективности деятельности нанятых сотрудников, при разработке системы вознаграждения и оплаты труда, при планировании программ обучения для персонала или найма новых кадров. После внедрения и усовершенствования такой системы возможна автоматизация оценки персонала, которая снизит нагрузку на HR-специалистов и позволит быстро и точно определять продуктивность кандидата на должность или сотрудника.

Какие преимущества дает оценка персонала

Если HR-менеджер проводит оценку деятельности персонала, это дает определенные преимущества как для компании в целом, так и для сотрудников.

Преимущества оценки сотрудников для организации: 

• появляется возможность определить уровень профессионального мастерства и квалификации – какими знаниями, умениями, навыками обладает каждый из специалистов;
• оценка позволяет понять, есть ли необходимость в кадровых перестановках, если есть, то каким образом ее грамотно реализовать;
• рабочий инструмент для продвижения целеустремленных и хорошо зарекомендовавших себя сотрудников и завершения работы с теми, кто тормозит развитие компании;
• это основа для разработки с нуля или улучшения уже существующей мотивационной базы;
• позволяет грамотно перестроить организационные процессы компании, если есть необходимость.

Преимущества оценки сотрудников для самих работников:

• их заслуги, опыт, знания и умения оценят по достоинству;
• разрешатся проблемы с организационными моментами, уйдут хаос и бюрократические препоны;
• будут заданы понятные и достижимые, реальные критерии эффективности работы.

Оценка и аттестация персонала: в чем различия

Оценка персонала – это способ анализа профессионализма сотрудника, на основе которого можно выявить его сильные и слабые стороны и понять, как исправить последние. Например, если работнику не хватает каких-либо знаний или навыков, работодатель может отправить его на обучение. При этом оценка персонала по компетенциям не дает права уволить или понизить в должности сотрудника.

Аттестация – это та же оценка эффективности персонала, но официальная, регламентированная ТК РФ. Здесь оценку работе сотрудников дает специальная аттестационная комиссия, и если по итогам аттестации выясняется, что персонал недостаточно компетентен, работодатель принимает решение об увольнении слабых звеньев или их понижении в должности.

Цели оценки персонала

От эффективности и производительности каждого сотрудника зависит продуктивность компании в целом, поэтому цели оценки персонала работодатель определяет в индивидуальном порядке. Так, начальство может быть заинтересовано в ускорении рабочего процесса, увеличении выручки или профилактике выгорания сотрудников.

Оценка деятельности персонала может проводиться в соответствии с 3 типами целей:

• административные – аргументировать повышение или понижение сотрудника, увольнение, изменение оклада или системы мотивации и др.;
• мотивационные – выявить сильные и слабые стороны специалиста, определить его потенциал, заинтересованность в карьерном росте;
• процессные – наладить внутренние процессы в компании, улучшить атмосферу в коллективе и отношения между руководителями и подчиненными).

Критерии оценки сотрудников

Оценка сотрудников по компетенциям осуществляется на основе критериев, которые должны соответствовать ряду требований.

HR-специалисты выделяют такие требования к критериям оценки сотрудников:

• достижимость;
• объективность;
• соответствие занимаемой должности и функционалу;
• мотивация с целью достичь результат.

Сами же критерии можно условно разделить на 2 группы:

• Критерии, позволяющие оценить компетенции. Здесь подлежат оценке профессиональные навыки и умения специалиста, которые он применяет в своей работе. Также оцениваются его поведенческие особенности и качества личности; 
• Критерии, позволяющие оценить результативность. Показатели работы конкретного специалиста сравнивают с плановыми показателями, которые должны быть достигнуты за определенное время работы и исходя из занимаемой должности. 

К основным критериям оценки относятся: 

• Профессиональные навыки и знания. 

Это – hard skills, то есть база умений и навыков, которые человек применяет в своей работе.

• Характеристики личности и навыки коммуникации. 

Определив особенности личности (например, является сотрудник экстравертом или интровертом, выполняет только поставленные задачи или проявляет инициативу), можно использовать эти знания на пользу и компании, и профессионального роста сотрудника.

• Лояльность (отношение сотрудников к компании). 

Этот критерий позволяет выяснить, если ли у человека мотивация работать в той или иной компании и насколько она выражена.

• Способности к обучению и развитию. 

Важны не только профессиональные навыки кадрового состава, но и его желание развиваться. Узнайте, как настроены ваши сотрудники к обучению и готовы ли получать новые знания. 

• Специфические требования. 

Особые требования и критерии оценки могут предъявляться к специалистам, занимающим высокие должности в организации. К тем, кто занимается редкими разработками и достигает больших успехов. Необходимо досконально изучить задачи и нюансы работы таких сотрудников, чтобы при оценке персонала не нарушить бизнес-процессы и не уравнивать всех сотрудников, а использовать индивидуальный подход.

Методы оценки персонала

Методов, используя которые можно провести оценку персонала, существует масса. HR-специалисты условно делят методы оценки персонала на три основные группы – качественные, количественные и комбинированные. Давайте разберем более детально методы оценки кандидатов при приеме на работу и анализа эффективности действующих сотрудников.

Количественные методы оценки персонала

Эти методы позволяют измерить эффективность работы кадрового состава компании и его результативность в числовом эквиваленте. К ним относятся, например, показатели по планам продаж или нормативы по тем или иным действиям сотрудника. Другими словами – это набор критериев, оцениваемых системой баллов. 

Количественные методы оценки персонала принято считать наиболее достоверными и объективными. А еще их часто относят к единому понятию – KPI, что в переводе с английского означает – ключевые показатели эффективности. С помощью числовых показателей KPI можно измерить уровень достижения целей, а также глубину выполнения должностных функций и обязанностей как отдельно взятого сотрудника, так и отдела, и компании в целом. 

Оценка KPI

Оценка KPI – это оценка персонала, методы которой включают определение эффективности сотрудников, позволяющие понять, насколько они способны достигать поставленных стратегических и тактических целей. Для анализа используются объективные измерения, которые буквально отображают эффективность сотрудника в цифрах с учетом его реальных достижений.

В основе метода KPI лежит три кита:

• производительность

 – отношение результатов деятельности ко времени, которое потрачено. Например, количество заключенных договоров в неделю;

• функциональность

 – насколько действия сотрудников соответствуют установленным правилам; 

• эффективность

– соотношение результата, полученного от работы,  и средств, которые были на него потрачены. Например, размер прибыли от продажи кондиционеров в сравнении с объемом вложений в рекламу. 

KPI также используют, чтобы сформировать и внедрить систему денежной мотивации и проанализировать основные бизнес-процессы внутри организации. 

Для применения KPI-методов компании могут как использовать внутренние возможности (специалистов из отдела кадров, начальников профильных отделов, главных специалистов и т.п.), так и задействовать внешние. Например, привлекать сторонних консультантов для построения моделей и выработки методов оценки эффективности персонала.

Метод балльной оценки

Использование метода балльной оценки позволяет сделать вывод об эффективности работника по итогам работы за конкретный срок (неделя, месяц, квартал, год).

Для анализа каждое достижение оценивается в определенное количество баллов, которое присуждается сотруднику при выполнении этого достижения. После окончания обозначенного срока подсчитывается общее количество баллов – это и будет показатель эффективности работника.

Рейтинговая система

К количественным методам оценки сотрудников относится и рейтинговая система. Ее суть в составлении рейтингов специалистов, работающих в компании, по одному или нескольким показателям. После составления рейтинга становится понятно, какие сотрудники занимают высокие позиции, а какие тянут компанию вниз, демонстрируя низкие показатели эффективности. 

Метод рейтинговых шкал (BARS)

Оценка персонала нужна в том числе для выявления стрессоустойчивости и находчивости сотрудника. Именно на этом основан метод рейтинговых шкал (BARS), который представляет собой тест: в нем испытуемый должен описать свои действия в сложной ситуации.

По итогам теста HR-специалист подсчитывает общее количество баллов с учетом ответов сотрудника и делает вывод о его продуктивности.

«Кейсы должны быть разработаны для каждой должности с учетом специфики работы, – считает Максим Коновалов. – Сформировать банк кейсов можно, например, проведя серию интервью с сотрудниками. Подобные методы оценки помогают понять, какими профессиональными, аналитическими, управленческими и стратегическими навыками обладает сотрудник или кандидат на должность». 

Качественные методы оценки персонала

Качественные методы сконцентрированы на оценке качеств личности и поведения человека.

Матричный метод

Матричный метод предполагает, что каждый критерий оценки сотрудника оценивается по установленной шкале или определенным количеством баллов, а затем все анализируется в комплексе. В результате получается своеобразная матрица, характеризующая человека, – отсюда и название метода.

Обычно критерии задаются HR-специалистом или работодателем самостоятельно с учетом того, какие навыки важны для сотрудника того или иного отдела. Это может быть качество работы, скорость, профессионализм, коммуникативные навыки и другие.

Метод производственных характеристик

Метод производственных характеристик – это оценка вклада сотрудника в общую производительность компании. Работодатель производит качественные или количественные результаты трудовой деятельности работника, например, выполненный объем задач в рамках рабочего дня или соответствие стандарту обслуживания клиентов и получает представление о его продуктивности.

Для объективности исследования полученный результат можно сравнить с заданным в компании KPI или, например, планом задач на месяц.

Модельный метод

Модельный метод предполагает сравнение реальных показателей эффективности труда персонала с так называемой идеальной моделью, которая устанавливается в компании работодателем или отделом кадров. Модель может иметь количественное выражение (например, какой объем продукции должен производить один сотрудник в день) или описание (как вариант – стандарт обслуживания клиентов).

Метод экспертной оценки

Метод экспертной оценки – это оценка персонала при приеме на работу или во время текущей деятельности, которая основывается на анализе эффективности и производительности работника более опытными и квалифицированными специалистами.

Оценка выполнения задач

Самый простой метод оценивания, в котором система оценки персонала выстраивается на основе выполнения сотрудниками поставленных задач. Работодатель или коллеги просто наблюдают за выполнением задач или изучают результаты работы конкретного сотрудника чтобы понять, справляется ли он с нагрузкой и насколько качественно.

Метод «360 градусов»

Один из самых доступных методов оценки, но требующий значительных временных затрат. Здесь просят заполнить опросный лист как самого оцениваемого, так и его руководителя, вышестоящего коллеги, а также коллег из других отделов, так или иначе взаимодействующих с оцениваемым сотрудником, и т.п.  Далее все полученные данные – вся обратная связь от коллег – систематизируются. Такой метод оценки можно применять только внутри организации, для оценки тех сотрудников, кто уже в команде. Вновь пришедшего сотрудника оценивать с помощью этого метода будет невозможно.

Групповая дискуссия

Групповая дискуссия напоминает собеседование – здесь используются методы оценки при приеме на работу, когда несколько человек принимают решение о найме кандидата или дальнейшем поиске сотрудника. Только групповая дискуссия проводится с уже трудоустроенным работником: работодатель, более опытные коллеги и эксперты обсуждают эффективность и результаты сотрудника, а также его перспективы.

Комбинированные методы оценки персонала

Комбинированные методы оценки персонала – сочетание количественных и качественных методов в комплексе.

Метод множественной оценки персонала

Метод множественной оценки персонала – это методика, при которой усредненный показатель формируется на основании оценки наиболее важных характеристик сотрудника. После этот показатель сравнивают с «идеальным» значением.

Система группировки

Сотрудников организации по итогам оценки делят на группы, начиная от самых малоэффективных и до «звезд». После решают, каких специалистов из первой группы необходимо уволить, а кого из второй группы продвинуть по карьерной лестнице.

Ассессмент-центр

Позволяет наиболее объективно и комплексно оценить сотрудников, так как включает в себя разнообразные способы оценки, начиная от интервью, заканчивая тестами и разбором кейсов. Метод ресурсозатратный, так как для подобного рода оценки бывает необходимо собрать наблюдательную экспертную комиссию, а также потратить от 4 до 8 часов для обработки полученных результатов. 

Этапы проведения оценки

Оценка персонала должна проводиться на всех этапах работы с сотрудниками. Рассмотрим основные и подробно разберем, на что обратить внимание, чтобы оценка персонала труда была наиболее эффективна.

1. Этап подбора персонала (поиск нужных кадров)

Оценка сотрудников и прием на работу – неразрывно связанные понятия. Основная задача этого этапа – отобрать лучших специалистов из числа отозвавшихся на предложенные вакансии, используя методики подбора и оценки персонала.

• оценить hard skills (проф.знания и навыки) кандидатов, то есть оценить персонал по компетенциям.  В этом поможет информация с предыдущего места их работы и данные об образовании. Для более глубокой оценки резюме соискателей можно воспользоваться помощью эксперта. Это особенно актуально, если вы ищете специалиста узкой направленности, работающего в редкой области.
• оценить soft skills (качества личности). Можно использовать тестирование или кейсы для разбора, провести интервью в онлайн- или офлайн формате и так далее.

«На этапе подбора кадров с помощью методов оценки персонала мы выявляем знания, умения, навыки будущего сотрудника и определяем его ценностный уровень, – подчеркивает Максим Коновалов. – Комплексная оценка в процессе подбора персонала позволяет снизить риск неудачного найма, принять оптимальное решение при выборе соискателя. Результаты оценки, полученные на этапе подбора, дают нам основу как для принятия решения о выборе кандидата, так и для разработки карты адаптации сотрудника». 

На этапе подбора персонала важно уделить внимание следующим моментам:

– проверить достоверность и подлинность информации от соискателя;

– убедиться в лояльном отношении кандидата и его надежности (какая у него мотивация, в чем причины увольнений с предыдущих мест работы, какая у него цель и жизненная позиция);

– проверить, «дружит» ли кандидат с законом, оценить уровень благонадежности кандидата. 

2. Этап адаптации принятых в команду сотрудников 

Важно, чтобы адаптация новых кадров прошла комфортно, специалисты нашли общий язык с коллективом и безболезненно влились в рабочий процесс. Одна из первостепенных задач этого этапа – минимизировать риск увольнения принятого персонала. Для этого на регулярной основе нужно проводить опросы среди новичков, интервью, брать у коллег экспертное мнение о новых сотрудниках.  

3. Управление персоналом

Основная задача оценки персонала на данном этапе – это повышение эффективности работы каждого из сотрудников, снижение текучки кадров, выявление сотрудников, которые не соответствуют своим должностям, а также отбор кадрового резерва. С помощью оценки персонала можно выявить проблемы, возникающие при коммуникации, разобраться в причинах отставания от плановых показателей, узнать, назревают ли конфликты в коллективе и т.п. Здесь оцениваются ключевые показатели эффективности, внимание уделяется бизнес-целям компании. Рекомендуется проводить интервью, опросы, беседы в группах. 

4. Увольнение сотрудников

На этапе принятия решения об увольнении того или иного специалиста важно брать во внимание результаты оценки сотрудников, чтобы выбор был объективным и взвешенным. Когда решение уже принято, нужно суметь грамотно проститься с работником.

Система оценки персонала на этом этапе будет включать в себя следующие задачи:

• получить обратную связь от специалиста, покидающего вашу компанию, в том числе через exit-интервью; 
• создать положительный микроклимат в организации, чтобы оздоровить рабочие процессы; 
• свести к минимуму негативные эмоции у уволенного сотрудника.

Результаты оценки

Результаты проведенной оценки сотрудников, как правило, оформляются в табличном виде в различных форматах, таких как:

• Количественный. 

HR-менеджер сопоставляет полученные баллы по каждому из критериев. Если мы выявляем уровень знаний, то здесь могут быть обобщенные результаты теста, как правило, по 100-балльной системе. Под каждую должность определяется свой порог достаточности уровня знаний для принятия тех или иных решений. 

Когда оцениваем умения/навыки или проявление ценностного уровня, рекомендуют выявить уровни минимального, среднего и максимального значения. При этом результаты оценки предоставляются в виде отчета о проявлении той или иной ценности и графика в форме, например, колеса баланса. 

• Качественный. 

По каждому из критериев оценки дается полное описание, после чего уже формируется полный портрет сотрудника, прошедшего оценку. 

• Индивидуальный. 

Информация об уровне реальных навыков человека, его профпригодности и видах деятельности, на которую он способен. 

• Групповой. 

Предоставляются данные о том, какие отношения существуют внутри компании либо между отделами, каким образом распределяются социальные роли сотрудников. 

После сведения всех данных формируется оценочный лист с информацией о сотруднике, прошедшем оценку, с выводами о его профессиональных и личностных качествах, навыках, знаниях и умениях, а также с рекомендациями руководителю организации для дальнейших действий. Принятие кадровых и управленческих решений по сотрудникам – завершающий этап проведения оценки. 

После сведения всех данных формируется оценочный лист с информацией о сотруднике, прошедшем оценку, с выводами о его профессиональных и личностных качествах, навыках, знаниях и умениях, а также с рекомендациями руководителю организации для дальнейших действий. Принятие кадровых и управленческих решений по сотрудникам – завершающий этап проведения оценки.

Правила работы с результатами оценки персонала

Правило №1 – конфиденциальность: важно, чтобы сведения о сотруднике после оценки были доступны только узкому кругу лиц (специалисту-кадровой службы, привлеченному эксперту, начальнику и т.п.) Остальному персоналу компании не нужно разглашать эти сведения, так как в них может содержаться информация, раскрывающая, как слабые, так и сильные стороны человека, его личные данные и т.д. 

Правило №2 – обратная связь после оценки: необходимо обязательно обсудить с оцениваемым результаты, объяснить все нюансы с чувством такта и максимально честно в формате диалога на равных, а не отчета за провинность в кабинете у директора. Помните, цель оценки – повышение эффективности работы сотрудника и компании в целом. 

Правило №3 – открытость результатов количественной оценки эффективности: если показатели достигнуты либо нет, информацию об этом можно разместить в общем доступе, чтобы стимулировать группу повысить результативность и сплотиться. Внести в рабочий процесс соревновательный дух периодически бывает полезно. Это дает понимание, что для компании важны достижения  определенных показателей. Самое главное: после оценки обязательно сделайте выводы и внесите изменения в рабочий процесс.  Оценка будет бессмысленной для компании и стрессовым фактором для сотрудников, если после ее проведения и получения результатов не будет соответствующих кадровых решений, не будет развития бизнес-процессов, останется тем же уровень и эффективность работы компании в целом. 

Минусы оценки персонала

В процессе оценки сотрудников все же есть некоторые минусы, но они минимальны и не всегда появляются. 

Среди минусов выделяют:

• временные затраты;
• несправедливость оценки из-за проявления симпатий или антипатий;
• разногласия и разночтения в коллективе из-за недоверия к процессу оценки;
• привлечение сертифицированных специалистов для организации оценки определенными методами, не всегда эффективными;
• невозможность применять некоторые методы оценки персонала для всех организаций.

Как внедрить систему оценки персонала

Внедрять оценку сотрудников стоит через инструменты внутренних коммуникаций и не нужно спешить с этим процессом. В том числе пример участия в оценке персонала могут подать топовые сотрудники, начать можно с внутреннего обучения, в ходе которого будет применяться и оценка. 

О том, что в компании будет внедряться оценка персонала, стоит уведомить сотрудников всеми возможными способами. Публиковать сообщения на внутреннем портале, в рабочих чатах, разместить информацию в офисе.

«Я рекомендовал бы разработать коммуникационную стратегию по внедрению системы оценки и через активности, постепенно, внедрять этот полезный во всех смыслах инструмент», – отмечает Максим Коновалов. 

Эффективно и действенно управлять персоналом в организации возможно, проводя оценку сотрудников на регулярной основе. Чтобы верно оценить персонал, применяйте методы, которые подходят именно вашей компании, под ваши цели и задачи.

Как оценивать благонадежность кандидатов и сотрудников

В ходе оценки как кандидата на должность, так и уже действующего сотрудника, не будет лишним провести также проверку на уровень благонадежности человека. Особенно это касается ситуаций, когда вы ищете человека на руководящую позицию, как во внешнем рынке, так и внутри компании.

Чтобы обезопасить организацию от недобросовестных сотрудников и свести к нулю риски взять в штат неблагонадежного работника, необходимо тщательно проверять как соискателей, так и персонал в целом. В том числе потенциального руководителя – на отсутствие дисквалификации, процесса банкротства, ИП с конфликтом интересов и так далее. 

Удобно, быстро и без лишних затрат это можно сделать с помощью сервиса по оценке уровня благонадежности кандидата или сотрудника. Используя CheckPerson, вы сможете моментально провести проверку кадрового состава компании или соискателей.

После оформления пакета буквально за три минуты вы сможете проверить:

• действительность паспорта гражданина, 
• его кредитный рейтинг, 
• заведены ли на него исполнительные производства, 
• не числится ли он в розыске и т.д. 

Информация подгружается из нескольких десятков проверенных баз и источников, которые являются официальными, законными и точными.

Оставьте заявку на демодоступ и оцените полноту и достоверность сведений, которые собирает сервис.