Дистанционный режим работы уже давно плотно вошел в жизнь многих компаний. Пандемия COVID-19 и связанные с ней ограничения привели к тому, что сотрудники по всему миру стали гораздо реже появляться в офисах.
Как оформлять трудовой договор о дистанционной работе? Как контролировать рабочий процесс, когда сотрудник работает удаленно? И какие еще нюансы нужно учесть? Разбираемся вместе с экспертами: руководителем регионов Сибирь-Урал Coleman Group Еленой Теличко и HR «Hopper IT» Айгуль Билык.
Как можно оформить сотрудника на удаленный режим работы?
В 2021 году Трудовой кодекс РФ немного изменился. Вместе с термином «дистанционная работа» в него внесли и статьи, связанные с регулированием удаленного рабочего процесса.
Важно учитывать, что для заключения трудового договора с дистанционным сотрудником нужно соблюсти два пункта:
- Место работы дистанционного работника в трудовом договоре и фактически не должно быть подконтрольным работодателю. То есть сотрудник не должен выполнять рабочие обязанности в офисе, его филиалах, или других постоянных обозначенных местах, которые контролирует начальник.
- Удаленный работник должен коммуницировать с работодателем и коллегами с помощью сети Интернет.
«Например, грузчика нельзя оформить по дистанционному трудовому договору, так как он не использует интернет в своей работе», – подчеркивает руководитель регионов Сибирь-Урал Coleman Group Елена Теличко.
Трудовой договор на удаленке практически не отличается от обычного, однако в документе следует обозначить особенности трудоустройства. Также с удаленным сотрудником можно заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ).
«Юридические особенности удаленной работы прописаны в статье 312 Трудового кодекса. Из наиболее важных моментов, которые следует отразить в договоре или соглашении сторон при переводе на удаленку, это основания для увольнения. Например, дистанционного сотрудника можно уволить за нарушения порядка или сроков выполнения работы, но сложно уволить за прогул – для офисных сотрудников обычно все наоборот», – обращает внимание HR «Hopper IT» Айгуль Билык.
Плюсы и минусы дистанционных работников для компании
Дистанционный работник может стать настоящей находкой для компании, но в то же время способен создать и некоторые сложности.
Основные преимущества удаленной работы сотрудников для компании:
- сотрудник сам организует рабочее место, а значит работодателю не нужно платить за электричество, воду и другие ресурсы, которые расходует удаленщик;
- работодателю не нужно заниматься оценкой санитарных и пожарных условий труда;
- можно принять на работу сотрудника из любой точки мира.
«В конкретном городе может не оказаться квалифицированного специалиста, в котором компания нуждается. И если специфика работы позволяет, мы можем обратиться к удаленной работе и найти кадры с необходимыми компетенциями в другом регионе. Таким образом, вакансию закрыть проще», — отмечает Елена Теличко.
Дистанционный трудовой договор может принести выгоду и самому работнику:
- возможность выполнять задачи в удобное время;
- экономия времени и денег на проезде;
- возможность свободно менять место жительства.
Однако не все сотрудники способны качественно и вовремя выполнять свои обязанности, поэтому у дистанционного формата работы есть и недостатки:
- Отсутствие контроля за выполнением рабочих задач.
Проблемы могут возникнуть не только с безответственными работниками, но и с трудоголиками, которые продолжают корпеть над задачами после окончания рабочего дня, а длительная работа в таком режиме приводит к физическому, эмоциональному и профессиональному выгоранию, напоминает Елена Теличко.
- Сложнее оценить мотивацию персонала.
- Нет возможности использовать дисциплинарные взыскания.
- Не получится уволить сотрудника за прогул.
«Есть сотрудники, которым просто противопоказан удаленный формат работы, а есть те, кому работодатель может немного помочь — тогда в выигрыше будут все стороны», — уверена Айгуль Билык.
С кем нельзя заключать трудовой договор о дистанционном режиме работы?
В законодательстве нет четких ограничений на прием на работу на дому. А значит, на трудоустройство распространяются те же ограничения, прописанные в Трудовом кодексе РФ, что и на очный формат.
- Лица, не достигшие совершеннолетия.
Несовершеннолетние до 16 лет не имеют права на заключение трудового договора.
- Иностранные граждане с неполным пакетом документов.
Могут устраиваться на работу, но требуется разрешение или рабочая виза в соответствии с миграционным законодательством.
- Лица, не имеющие обязательной для должности квалификации.
Трудовой договор в отдельных случаях нельзя заключить, если кандидат на должность не имеет необходимого опыта работы.
- Граждане, имеющие юридические ограничения для некоторых должностей.
Если человек был осужден за преступления в той сфере, в которой планирует работать в будущем, у него также могут быть ограничения на трудоустройство.
Все это работодателю важно учитывать еще на этапе составления вакансии, чтобы избежать неприятностей в будущем.
В современных реалиях компании часто задаются вопросом: можно ли заключить договор с дистанционным сотрудником, находящимся за границей? Несмотря на то, что Министерство труда РФ в декабре 2023 года выступило с заявлением о том, что не рекомендуют трудовые отношения с релокантами, запрета в законодательстве на это нет.
Как оформить сотрудника по ТК РФ на дистанционную работу: пошаговая инструкция
Каких-то особых сложностей оформление дистанционного работника не вызывает, но есть нюансы, которые работодателю стоит учесть. Важно соблюсти все процедуры, связанные с грамотным составлением документов.
«При составлении трудового договора важно четко прописать место работы дистанционного сотрудника и использование им информационно-телекоммуникационных сетей. Также следует обратить внимание на режим работы, который может определяться как работодателем, так и самим работником», — отмечает Елена Теличко.
Шаг 1. Запросить документы для приема на работу
Согласно ТК РФ, дистанционная работа подразумевает тот же набор документов, что и очный формат трудоустройства. Требования указаны в ст. 65 Трудового кодекса.
Потенциальный сотрудник вправе предоставить документы не только лично, но и в электронном варианте. Важно, что законодательство не имеет ограничений на срок предоставления заверенных у нотариуса копий, поэтому работодатель может самостоятельно регулировать этот вопрос.
Шаг 2. Ознакомить удаленного работника с локальными нормативными актами
Этот шаг очень важен, так как именно здесь работодатель знакомит кандидата с условиями работы, графиком и корпоративной этикой компании. Все договоренности важно обозначить документально. Если работодатель и сотрудник достигли соглашения по всем вопросам, можно направить второму job-offer или же сразу перейти к заключению договора.
Шаг 3. Заключить трудовой договор с дистанционным работником
Дистанционная работа — это не освобождение от юридических обязательств работодателя, ведь удаленный работник, так же как в очном варианте, считается полноценным сотрудником компании. А значит, компании важно зарегистрировать его в системе налогообложения и страховой компании, в случае, если сотрудникам предоставляется ДМС.
Какие моменты учесть в дистанционном трудовом договоре, образец
В трудовом договоре обязательно нужно прописать условия работы, график, какие в рабочем процессе будут использоваться программы, а также необходимые технические средства: ноутбуки, телефоны и т. д. Чем более подробно вы составите договор, тем лучше.
Вы можете использовать этот вариант трудового договора на удаленную работу, образец
Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу
В приказе на работу, так же как и в договоре, обязательно нужно обозначить дистанционный формат работы. Подписать приказ можно с помощью электронной подписи.
Шаг 5. Внести запись в трудовую книжку сотрудника
Дополнительная отметка о дистанционном формате работы не требуется.
Какой режим труда и отдыха установить для удаленщика?
Дистанционный режим работы ТК РФ не обозначает конкретное количество часов занятости и отдыха сотрудников. При этом в соответствии со ст. 312.4 ТК РФ работодатель может при необходимости установить определенные рабочие часы для дистанционного сотрудника. Например, прописать определенные часы, когда тот должен присутствовать на работе (т. е. быть на связи с командой) или в какой промежуток обязан приступать к работе (например, с 7 до 9 утра). Требования важно закрепить в трудовом договоре. Если работа сотрудника не подразумевает выполнения задач параллельно с командой в течение всего дня, то он вправе сам решать, работать ночью, утром или днем.
Однако если в компании существует well-being программа, которая включает помощь сотрудникам в тайм-менеджменте, работодатель может предложить свой вариант.
«Помочь удаленному сотруднику – значит организовать процесс работы и контроля с помощью современных цифровых инструментов, — считает Айгуль Билык. — Так, личный кабинет сотрудника позволяет легко и быстро подписывать документы, должностные инструкции, согласовывать рабочее расписание, отпуска. Все это можно сделать буквально в пару кликов, не тратя время и средства на курьеров и почтовые пересылки. А с помощью, например, корпоративного портала можно организовать удаленных сотрудников в единую команду, включить их в корпоративную культуру».
Как взаимодействовать с удаленными работниками: общение и обмен документами
Часто удаленные работники сталкиваются с социальной изоляцией, а значит — чувством оторванности от команды. Поэтому работодателю важно грамотно организовать процесс коммуникации с дистанционными сотрудниками. Это поможет повысить лояльность персонала. Ведь работникам важно, чтобы о них не забывали.
- Созвоны и планерки.
Среди инструментов для удаленного общения компании чаще всего выделяют Zoom, Skype, а также Яндекс.Телемост.
Эксперт Елена Теличко особо подчеркивает важность включенной камеры в процессе коммуникации с удаленщиками.
«Обязательны регулярные планерки или совещания в онлайн-формате, желательно с видеосвязью. «Присутствие» всех членов команды на таком совещании с использованием камер способствует большей вовлеченности в процесс. Если камера выключена, человек зачастую менее сконцентрирован на обсуждении, – уверена Елена Теличко. – Видеозвонки можно использовать не только для решения рабочих вопросов, но и для тимбилдинга: квизов, онлайн-дискуссий и т. д.».
- Использование инструментов для планирования задач.
В организации дистанционной работы могут пригодиться и специальные планировщики задач. Они сильно облегчают сотрудникам распределение времени на рабочий процесс и могут стать незаменимыми помощниками.
- Общение в рабочих мессенджерах, объединяющих офисных сотрудников и удаленщиков.
«Общий чат или канал для офисных и удаленных сотрудников позволяет всем быть в курсе происходящего в компании и активно участвовать в обсуждениях», — отмечает Елена Теличко.
- Электронный документооборот.
Для электронного документооборота тоже существует множество специальных сервисов: Контур.Сайн, СЭД Тезис и другие. Все они помогают серьезно облегчить процесс взаимодействия с удаленными работниками.
Особенности увольнения дистанционного сотрудника
При расторжении трудового договора с удаленным работником важно учесть несколько особенностей.
- Сообщение об увольнении.
Так же, как и при очном формате работы, о расторжении трудового договора удаленного сотрудника нужно предупредить заранее, в сроки, прописанные в ТК РФ. Сделать это можно с помощью средств, обозначенных в трудовом договоре.
- Документация.
Все документы необходимо подписать с помощью электронных сервисов или иным способом, также указанным в трудовом договоре.
- Оборудование.
В соответствии с ТК, дистанционная работа может подразумевать предоставление сотруднику необходимого оборудования: компьютера, камеры, микрофона и др. Все это должно быть обозначено в договоре. И в случае окончания сотрудничества возвращено работодателю. Условия возврата также следует подробно описать еще в момент трудоустройства.
Как оценить благонадежность кандидата?
При дистанционном формате сотрудничества работодателю особенно важно проверить благонадежность кандидата на должность, ведь без личного общения бывает сложно понять, что из себя представляет человек.
Сервис проверки соискателей CheckPerson поможет избежать неприятностей с неблагонадежными работниками. Оставьте заявку на демонстрацию возможностей сервиса, чтобы получить 4 тестовые бесплатные проверки и убедиться в достоверности и полноте отчетов.
В течение нескольких минут вы сможете узнать:
- действительность документов;
- нахождение в розыске;
- участие в судебных процессах;
- сведения о банкротстве и многое другое.
Часто задаваемые вопросы
В чем разница между дистанционной и удаленной работой?
Ничем, в законодательстве отсутствует упоминание «удаленной работы» в принципе. Термины «удаленная работа» и «дистанционная работа» используют как полные синонимы.
Чем отличается дистанционный трудовой договор от обычного?
В дистанционном трудовом договоре обязательно должны быть учтены отсутствие постоянного места работы, подконтрольного работодателю, а также коммуникация посредством сети Интернет.
Какое место работы указывать при дистанционной работе?
В качестве места работы при дистанционном формате следует указывать то же, что и в очном формате — юридический адрес организации.
Как оплачивается дистанционная работа?
Может быть несколько вариантов дистанционного трудоустройства: самозанятость, договор ГПХ или обычный трудовой договор. Заработок рассчитывается, исходя из вида договора.
Оплата труда дистанционного сотрудника не должна быть ниже, чем у тех, кто выполняет аналогичную работу в офисе, подчеркивает Елена Теличко.
