В октябре 2024 года уровень безработицы в России опустился до рекордного значения – 2,3%. Ситуация плачевная: вакансий становится все больше, а людей не хватает. При установившемся дефиците кадров потеря ключевого сотрудника может стать серьезной проблемой. Именно для таких случаев в компаниях формируют кадровый резерв.
Что такое кадровый резерв на предприятии? Что включает создание кадрового резерва и как выстроить работу с ним? Разберемся в нашей статье вместе с экспертами.
Кадровый резерв – что это?
Кадровый резерв – это своеобразная подушка безопасности для компании. В случае увольнения ключевых сотрудников компания сможет оперативно закрыть вакансию внутренним кандидатом из резерва. Такой человек уже знаком с корпоративными ценностями, сможет быстро адаптироваться и показывать хорошие результаты.
«Главный плюс кадрового резерва – это всегда иметь замену любому ключевому специалисту. Например, когда наш ведущий разработчик неожиданно уволился, мы смогли быстро заменить его подготовленным сотрудником из резерва. Это позволило избежать простоя в работе над важным проектом», – делится основатель компании «Юнисофт», Алексей Оносов.
Виды кадрового резерва
Если исходить из того, трудится ли «резервист» в вашей компании или вы рассматриваете его как одного из основных кандидатов на случай освобождения той или иной должности, но он не состоит в штате, можно выделить два вида кадрового резерва: внутренний и внешний.
Внутренний кадровый резерв
Формируется внутренний резерв из сотрудников, уже работающих в компании – с перспективой профессионального роста или изменения карьерного трека. Таким образом, для действующих работников попадание в кадровый резерв – это возможность получить повышение или сменить сферу деятельности.
«В период расширения юридического отдела мы за счет резервистов из младших специалистов смогли оперативно закрыть новые вакансии. Мы избежали простоя, потому что люди уже были обучены и понимали специфику работы», – делится опытом гендиректор компании «Группа-А» Георгий Габолаев.
Внешний кадровый резерв
Внешний кадровый резерв – это пул кандидатов вне штата организации. Попасть во внешний резерв могут выпускники вузов, проходившие практику в компании; соискатели, которые дошли до финальных этапов отбора, но по какой-то причине не были трудоустроены, сотрудники из организации-конкурента.
«Был у нас случай, когда пришлось срочно открывать новый офис в другом городе. Благодаря внешнему кадровому резерву мы быстро нашли подходящего руководителя, знакомого с особенностями нашей работы», – рассказывает Алексей Оносов.
Преимущества и недостатки работы с кадровым резервом
При планировании внедрения кадрового резерва необходимо учесть все плюсы и минусы работы с ним. Это в том числе позволит понять, есть ли вообще у компании потребность в резерве кадров.
Плюсы работы с кадровым резервом:
- Готовность к изменениям.
Всегда есть пул кандидатов, готовых занять ключевые позиции в случае увольнения, повышения или отпусков действующих сотрудников.
- Повышение мотивации работников.
Попадание в резерв часто воспринимается как признание заслуг, что повышает лояльность и вовлеченность персонала.
- Сокращение времени и финансовых затрат на поиск.
Не нужно тратить время на подбор, если есть сформированный резерв кадров.
«Преимущества наличия кадрового резерва показал 2022 год, когда средний менеджмент и топы начали уезжать из страны или уходить в онлайн. Компаниям, у которых был кадровый резерв, не составило труда легко и просто заменить уходящих людей внутренними специалистами. Несмотря на кризис на рынке труда, им удалось сэкономить деньги, время и реализовать свои цели. А корпорациям без резерва пришлось открывать кампусы, соглашаться на удаленных сотрудников», – подтверждает собственник и руководитель компании «Тренинг-Менеджер Евразия» Илья Глазырин.
Возможные риски при работе с кадровым резервом:
- Затраты на обучение.
Развитие кадрового резерва требует инвестиций времени и средств.
- Демотивация тех, кто находится в резерве слишком долго.
Если сотрудник из резерва долгое время не получает повышения, он может потерять интерес к работе.
«Человек, попадая в резерв, должен видеть, что периодически тех, с кем он проходит обучение, повышают в должностях. Иначе ему будет казаться, что его вовлекли в какой-то обман и ждать “у моря погоды” не имеет смысла», – добавляет Илья Глазырин.
- Сложности при ошибках в отборе.
При неправильной оценке «резервиста» возможны сложности при его продвижении.
Параметры для отбора сотрудников в резерв кадров
Для каждой позиции в каждой отдельной компании свои критерии отбора в резерв кадров. И эти параметры нужно обозначить при формирования кадрового резерва, чтобы составить портрет идеального кандидата.
«Прежде всего, человек должен быть способен выполнять функционал той позиции, на которую его готовят. Важны также потенциал роста, обучаемость, готовность брать на себя дополнительную ответственность», – объясняет Алексей Оносов.
Из ответов экспертов можно составить список универсальных параметров при отборе кандидатов в резерв.
Эффективность и потенциал
Если речь заходит о внутреннем кадровом резерве, работодатель может оценить эффективность и потенциал кандидата.
Для начала нужно оценить потенциал работника, который зависит от результатов его работы и желания расти в компании. Так, сотрудников по уровню потенциала можно разделить на 4 группы.
| Сверхвысокий потенциал | Постоянно перевыполняют план |
| Высокие результаты работы | |
| Видны качества лидера | |
| Стремление расти и развиваться | |
| Высокий потенциал | Делают больше работы, чем остальные |
| Высокие результаты работы | |
| Редко допускают ошибки и быстро их исправляют | |
| Средний потенциал | Делают столько работы, сколько нужно |
| Могут иногда ошибаться, но исправляют свои ошибки | |
| Нечасто проявляют инициативу | |
| Низкий потенциал | Часто не справляются с поставленными задачами |
| Ошибки допускаются часто и повторяются | |
| Мало мотивации и желания расти |
Для оценки эффективности сотрудника нужно сравнить результаты его работы с затратами компании на его развитие (время, финансы).
Из результатов работы можно оценивать объем, сложность задач, с которыми имеет дело специалист. Оценить нужно и новизну решений, которые предлагаются работником для той или иной задачи. Эффективность работы может быть высокой, средней и низкой.
Для оценки сотрудника можно использовать матрицу потенциала и эффективности:
Лояльность
Отношение сотрудника к компании – важный момент для включения его в кадровый резерв.
«В большинстве компаний, с которыми я работаю, люди для кадрового резерва должны соответствовать трем основным критериям: иметь релевантные hard skills и soft skills, проявлять проактивность и быть лояльным компании, – подчеркивает собственник и руководитель компании «Тренинг-Менеджер Евразия» Илья Глазырин. – Мы не будем повышать человека, если он не лоялен к текущему руководству, идеям и ценностям компании».
Оценить лояльность сотрудника, например, можно с помощью индекса eNPS.
Важно узнать и о том, как человек ведет себя в команде. От этого зависит не только срок адаптации, но и атмосфера в коллективе в целом.
Благонадежность
Профпригодность, потенциал, лояльность важны, но стоит оценивать и благонадежность сотрудника. Это относится и к действующим работникам, и к кандидатам из внешнего кадрового резерва.
Провести проверку на благонадежность можно быстро и просто с помощью удобного сервиса от CheckPerson. Уже через три минуты после запроса вы получите комплексный отчет о правовой и финансовой благонадежности человека.
Создание кадрового резерва: пошаговая инструкция
В зависимости от масштаба организации, потребности и выделенного бюджета в каждой компании будет свой, индивидуальный план формирования кадрового резерва. Но 5 основных этапов создания резерва есть в каждой компании.
Шаг 1. Создание плана
На этом этапе формулируются цели кадрового резерва, проводится анализ вакансий, которые могут скоро открыться.
«Чтобы построить кадровый резерв, нужно понять, какие позиции в компании чаще всего освобождаются, какие из них более проблемные и по каким причинам – начиная от сложной ситуации на рынке труда и заканчивая спецификой самой должности», – рассказывает Илья Глазырин.
От этого анализа зависит выбор вида резерва, параметры отбора и формат работы с сотрудниками. Все это входит в план формирования кадрового резерва. План стоит задокументировать, чтобы сверяться с ним в процессе работы.
Шаг 2. Отбор кандидатов
После планирования начинается непосредственно отбор подходящих сотрудников в кадровый резерв. Тут используются параметры, список которых был составлен при планировании. На кандидатов, которые попали в резерв, можно составить карточки, чтобы было проще отслеживать их рост.
Шаг 3. Подготовка кадрового резерва
«На этом этапе создаются индивидуальные планы развития для резервистов, включая тренинги, курсы и наставничество», – отмечает Георгий Габолаев.
Нужно помогать сотрудникам из кадрового резерва развивать новые компетенции. Это позволит человеку понять его будущие обязанности и подготовиться к их выполнению.
Этап подготовки для внешнего кадрового резерва состоит из поддержания связи с выбранными кандидатами и мониторинга рынка труда.
Шаг 4. Использование кадрового резерва
Когда вакансия освободилась, работодателю нужно оценить всех кандидатов из резерва еще раз. Повторная проверка поможет убедиться в компетенциях человека и выбрать из всех «резервистов» подходящего.
Шаг 5. Оценка эффективности
При работе с кадровым резервом нужно и важно проводить оценку эффективности инструмента. Для этого можно сравнить затраты времени на закрытие вакансии с кадровым резервом и без него.
«Мы регулярно проводим оценку эффективности работы с кадровым резервом. Анализируем, сколько сотрудников фактически заняли целевые позиции, как изменились ключевые показатели их работы. Это позволяет нам корректировать подходы и улучшать систему», – делится опытом основатель компании «Юнисофт» Алексей Оносов.
Как официально оформить резерв кадров на предприятии?
Составление документов о правилах формирования и о работе с кадровым резервом могут помочь:
- сделать работу с резервом прозрачной;
- правильно донести ценность кадрового резерва до начальства и доказать необходимость его внедрения;
- четко поставить цели, обозначить параметры отбора, что поможет упростить отчетность.
В первую очередь стоит разработать положение о резерве кадров, куда вносится все, что было придумано во время планирования.
Скачать пример положения о кадровом резерве
Затем нужно составить образцы внутренней документации. Сюда, например, относится образец анкеты для кандидата в резерв.
Скачать анкету для включения в кадровый резерв, образец
Принципы управления кадровым резервом
Эффективность управления кадровым резервом зависит не только от тщательного планирования, но и от соблюдения некоторых принципов:
- Необходимость и достаточность.
«Мы готовим ровно столько «резерва», сколько нужно для устойчивой работы компании. Избыточный резерв создает ненужную конкуренцию и демотивирует сотрудников», – рассказывает Алексей Оносов.
- Прозрачность.
Сотрудники должны понимать, как формируется резерв, какие требования предъявляются к кандидатам, какие возможности есть у резервистов.
- Обратная связь.
«Регулярное обсуждение целей и прогресса помогает избежать недопонимания и демотивации», – добавляет Георгий Габолаев.
Топ ошибок при создании кадрового резерва
Чтобы ресурсы, вложенные в создание кадрового резерва, окупились, важно не допускать ошибок.
Ошибки, которые могут допускаться при работе с резервом кадров:
- Несвоевременное продвижение сотрудников из резерва.
«Ошибкой будет включить человека в кадровый резерв, обучать и развивать его, но слишком долго не повышать. Он перестает видеть смысл в том, чтобы держаться за эту компанию, ему проще уйти на открытый рынок и там найти себе вакансию», – объясняет Илья Глазырин.
- Формальный подход к работе с резервом.
С сотрудниками из кадрового резерва нужно постоянно работать: помогать им развиваться и получать новые навыки.
- Неправильное выстраивание коммуникации с резервистами.
«Кадровый резерв – это не гарантия повышения для сотрудника. Это возможность развиваться и быть готовым занять более высокую позицию, когда появится такая необходимость, – рассказывает Алексей Оносов. – Поэтому нужно правильно выстраивать коммуникацию с резервистами, чтобы у них не возникало завышенных ожиданий».
- Игнорирование обновления пула кандидатов.
«Поначалу мы не пересматривали список резервистов, что привело к тому, что в нем оставались люди, не соответствующие актуальным требованиям», – делится Георгий Габолаев опытом работы с кадровым резервом.
- Слишком интенсивное развитие кадрового резерва.
Как ни парадоксально, чрезмерно активное обучение «резервистов» тоже опасно.
«Это приводит к тому, что сотрудники быстрее становятся overskilled и начинают требовать участия в проектах, повышения в должностях, которые еще не свободны. Сдерживать натиск таких сотрудников после прохождения программ развития кадрового резерва помогает грейдирование, введение бонусов за выслугу лет и так далее», – отмечает Илья Глазырин.
