Рыночный успех и эффективная деятельность компании напрямую зависят от созданных в ней условий для развития и удержания сотрудников. Для этого формируется корпоративная культура, разрабатываются мотивационные программы, системы материальных и нематериальных поощрений работников. Однако даже такой комплекс мероприятий срабатывает не всегда, и некоторые из работников решаются на увольнение.
Чтобы узнать причины увольнения сотрудника и на основании полученной информации усовершенствовать работу организации, проводится выходное, или exit-интервью. Что это такое, какие вопросы задать сотруднику, который хочет покинуть компанию и как в целом использовать результаты выходного интервью – разбираемся вместе с экспертом, HR-директором федеральных боулинг-ресторанов Бруклин боул Татьяной Федоровой.
Что такое exit-интервью и для чего его проводят?
Exit-интервью (exit – выход, англ.) – это интервью с увольняющимся работником. Проведение такой беседы является одним из эффективных инструментов повышения качества процессов управления персоналом. Грамотно составленная анкета выходного интервью позволяет узнать честное мнение специалиста о компании, разобраться в причинах его увольнения (а иногда и предотвратить его), а также получить ценные сведения для улучшения рабочей среды.
«В ряде отраслей практика проведения exit-интервью только набирает обороты. Однако я считаю, что его необходимо проводить в каждой компании. Выходное интервью, как дорожные знаки, помогает hr-специалистам сориентироваться, в какой точке развития человеческого ресурса организации мы находимся и в какую сторону двигаться дальше», – говорит Татьяна Федорова.
Выходное интервью помогает решить несколько задач:
- Выяснить истинные причины увольнения по собственному желанию.
Поводов для такого решения у сотрудника может быть много: сменить обстановку, получить новый опыт, принять лучшие условия от другого работодателя, переезд, конфликт на текущем месте. Выходное интервью позволяет расстаться с сотрудником на позитивной ноте, оставить открытой дверь для возвращения, а в некоторых случаях – остановить процесс увольнения.
- Защитить репутацию компании.
Если сотрудник уходит вследствие конфликта, с обидой на коллег, руководителя или компанию в целом – он может распространять негативные рекомендации и отзывы о работодателе. Открытый диалог и обратная связь в рамках exit-интервью позволят снять напряжение и негатив с сотрудника. Если полюбовно расстаться все-таки не получится – выходное интервью даст шанс подготовиться к возможному информационному удару.
- Узнать о неочевидных нарушениях в коллективе.
Сотрудник может рассказать о проблемах, которые раньше в компании не замечали – начиная от нарушений норм корпоративной этики (например, оскорбительное общение руководителя с подчиненными) до преступлений трудового и уголовного законодательства (например, хищения, коррупция на рабочем месте).
- Улучшить рабочие процессы внутри компании.
Качественный анализ проведенных exit-интервью в некоторых случаях позволяет выявить глубинные и системные проблемы в процессе рекрутинга, системе мотивации, организации труда в компании в целом, а также более эффективно управлять отдельными HR-показателями (степень удовлетворенности, комфорта сотрудников, условия труда).
Кто должен проводить выходное интервью при увольнении сотрудника?
Выходное интервью может проводиться как группой лиц, представляющих компанию, так и отдельно руководителем или hr-специалистом. Как правило, чаще предпочтение отдается последнему, чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и был более открытым к диалогу.
«В практике нашей компании сначала интервью проводится непосредственным руководителем – еще до заявления об увольнении, затем HR-специалист собирает обратную связь от коллег с непосредственного места работы сотрудника и назначает с ним встречу. Довольно часто информация, которую предоставляет о сотруднике руководитель и его собственная точка зрения о работе в организации не совпадают, истинная картина ситуации всегда где-то посередине. В конце диалога мы говорим сотруднику о том, что будем рады его возвращению, в том числе в качестве гостя наших ресторанов, и начисляем на гостевую карту бонусные баллы. Таким образом, бывший сотрудник не теряет связь с брендом», – делится Татьяна Федорова.
Независимо от того, кто проводит exit-интервью, самое важное – создать непринужденную и доверительную обстановку. Выходное интервью не должно иметь стрессовый характер, оно направлено лишь на получение информации и сохранение лояльности к компании.
Какая подготовка нужна к экзит-интервью?
Успешное проведение exit-интервью зависит от ряда условий, которые необходимо учесть при подготовке:
- Определить интервьюера, который сможет создать необходимую атмосферу и составить независимое мнение после беседы.
- Подготовить вопросы – индивидуальные для каждого сотрудника, его должности и соответствующие обстоятельствам. Это позволит не упустить важные детали для дальнейшего анализа.
- Определиться с форматом встречи и при необходимости предупредить сотрудника о дате и месте. В некоторых случаях гораздо эффективнее беседа пройдет без назначения специальной встречи и вызова в кабинет, а в неформальной обстановке – по дороге на обед или после окончания рабочего дня.
В ряде компаний «живая» беседа заменяется письменной анкетой, либо форматы совмещаются. Единого мнения относительно результативности каждого из подходов у hr-специалистов нет. Лучше всего протестировать разные варианты, чтобы выбрать подходящий вашей компании.
Как провести интервью при увольнении работника?
Главное преимущество выходного интервью – возможность искренне обменяться мнениями относительно работы в компании. Проводя такую беседу, компания дает понять сотруднику, что его точка зрения важна, несмотря на расставание.
При подготовке плана экзит-интервью желательно постараться включить в него как открытые, так и закрытые вопросы: первые помогут сотруднику свободно выразить свои мысли, вторые – собрать ответы на типовые вопросы даже в тех случаях, если человек не готов к откровенному разговору. Кроме того, необходимо подготовиться и продумать варианты ответов на вопросы, которые во время интервью может задать сам увольняющийся.
Во время беседы дайте сотруднику возможность высказаться, активно слушать и задавать уточняющие вопросы. При этом желательно уложиться в 1 час рабочего времени.
Независимо от причин увольнения, важно постараться сохранить с человеком добрые отношения, поэтому в конце встречи стоит поблагодарить его за работу в компании и пожелать успехов.
Можно ли заменить exit-интервью анкетой или опросом в чат-боте?
Задача exit-интервью – собрать как можно больше информации о причинах увольнения сотрудника, его взглядах на рабочие процессы, корпоративную культуру в компании, рабочую среду, систему вознаграждения и мотивации и др.
В ряде случаев личное exit-интервью можно заменить отправленной по почте анкетой или чат-ботом. Все зависит от конкретной ситуации, уровня должности сотрудника и стандартов самой компании.
Например, линейные специалисты с большей вероятностью пройдут 20-минутный опрос в чат-боте, а с покидающим компанию руководителем эффективнее провести интервью тет-а-тет.
Письменная анкета будет лучшим решением в случае, если HR-отдел загружен и на текущий момент нет опытного специалиста, способного грамотно построить беседу.
Если большинство сотрудников компании работают удаленно, выходное интервью стоит провести в «привычном» для них формате по видеосвязи.
В ряде компаний применяется комбинированный формат, когда по результатам письменного опроса с сотрудником связываются по телефону и уточняют, что именно в компании было не так.
Какие вопросы для exit-интервью подготовить?
Типовые вопросы для выходного интервью обычно делятся на несколько тематических блоков, которые позволяют получить наиболее полное представление об опыте сотрудника и выявить области для улучшения.
Как правило, вопросы exit-интервью разделены на следующие группы:
1. Причины ухода.
2. Рабочая среда.
3. Корпоративная культура.
4. Роль сотрудника в рабочих процессах.
5. Компенсации и льготы.
6. Возможности роста и развития.
7. Оценка полученного в компании опыта.
Кроме того, в выходное интервью могут быть включены вопросы, ответы на которые помогут оценить те или иные нововведения в компании. Например, если была усовершенствована система адаптации персонала – увольняющийся сотрудник, которого с работодателем уже ничего не связывает, более откровенно и без опасений поделится своим отзывом о ней.
Скачать пример списка вопросов для exit-интервью
О чем не стоит говорить на интервью при увольнении?
При проведении выходного интервью важно дать сотруднику возможность выразить свое мнение о работе, однако беседа должны быть конструктивной – не следует делиться собственным мнением, поощрять негатив, домыслы и переход на личности.
- Не стоит задавать вопросы о конкретных людях или проблемах – достаточно общего отзыва о руководстве.
- Избегать обсуждения сплетен – они не несут достоверной информации и не помогут качественному анализу результатов интервью.
- Не нужно углубляться в личные проблемы – в первую очередь речь должна идти о работе.
- Не рекомендуется настойчиво убеждать сотрудника остаться в компании – лучше выразить свое уважение и понимание принятого им решения.
Топ ошибок при проведении exit-интервью
Чтобы exit-интервью стало эффективным инструментом в руках hr-специалиста, необходимо правильно его организовать.
Татьяна Федорова выделяет следующие основные ошибки при организации exit-интервью:
- проводить его в спешке;
- не проявлять участия и сочувствия к сотруднику;
- не фиксировать результаты интервью для дальнейшей аналитики;
- озвучивать ошибки и недостатки работника, выявленные в процессе работы.
Как использовать результаты выходного интервью?
Внедрение «аналитики людей» – то есть использование данных о сотрудниках для оптимизации бизнеса, существенно повышает конкурентоспособность и прибыльность компании. Exit-интервью является одним из таких инструментов, который позволяет выявить новые возможности для улучшений.
Результаты каждого интервью и опроса с увольняющимся сотрудником не должны оставаться без внимания. Самое простое – поделиться его ключевыми результатами с непосредственным руководством сотрудника или топ-менеджментом.
Закономерности, выявленные в результате exit-интервью, подскажут, что нужно усовершенствовать. Улучшения обычно требуют процессы набора и адаптации, обучения и раскрытия способностей персонала. Нередко внимание следует обратить на оплату и условия труда, другие факторы.
Однако не стоит принимать обратную связь каждого увольняющегося сотрудника как истину. Например, работник может сказать, что уволился из-за непрофессионализма руководителя, в то же время известно, что он сам регулярно нарушал рабочую дисциплину и игнорировал выполнение поставленных задач.
Как проверять соискателей при приеме на работу?
Так или иначе, увольнения происходят во всех компаниях и по разным причинам – от недовольства сотрудника заработной платой до нарушения условий трудового договора и должностной инструкции. Сэкономить время на проверке кандидатов при приеме на работу и освободить его для качественной hr-аналитики и системного решения задач бизнеса позволяет сервис проверки персонала CheckPerson.
Автоматизированная система проверок соискателей и действующих работников в одном отчете собирает информацию из более 70 государственных, официальных и открытых источников данных, а также позволяет выполнить требования безопасности, снизить риски и сократить время для продуктивного подбора.
